Rapport fra tilsyn med behandling av økonomisk sosialhjelp ved Vadsø kommune ved Nav Vadsø 2011

Sammendrag

Fylkesmennene skal i 2011 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav) . Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, og i krav til internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskriftskrav
• Om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad.

Tilsynet hadde fokus på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

Det ble påpekt to avvik på følgende områder:

Avvik 1:

Vadsø kommune ved Nav Vadsø sikrer ikke at det forligger en individuell vurdering til grunn for valg av stønadsnivå og utbetalingsmåte av økonomisk sosialhjelp.

Avvik 2:

Vadsø kommune ved Nav Vadsø fatter ikke vedtak om avvisning/ avslag på økonomisk stønad ved manglende innlevering av dokumentasjon.

Dato: 1.7.2011

Linda Kråkenes
revisjonsleder

Irja M. Urdal, Elisabeth M. Lamøy, Ingunn A. Dahlen, Catarina Schjølberg
revisorer

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vadsø kommune ved Nav Vadsø i perioden 28.01.11 – 01.07.2011.Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vadsø kommune hadde pr. 01. januar 2011 6 095 innbyggere. Nav Vadsø ble etablert i juni 2009 med en kommunal og en statlig leder.

Samarbeidsavtalen som ble inngått innebar en samlokalisering av Nav stat og deler av kommunens sosialtjeneste. I tillegg til minimumsløsningen er ansvaret for sosialtjenestelovens kap 6 og introduksjonsloven lagt til. Fram til 1. mars 2011 var tjenester etter introduksjonsloven holdt utenfor Nav Vadsø. I februar 2011 ble samarbeidsavtalen mellom Nav Vadsø og Nav Finnmark evaluert, og dette ble endret som følge av evalueringen. Det ble enighet om at statlige og kommunalt ansatte kan få tilgang til hverandres systemer og arbeide på hverandres ansvarsområder. Den nye avtalen innebærer store endringer, og det er planlagt en utviklingsprosess som trolig vil innebære store endringer i organiseringen av Nav Vadsø.

Kommuneorganisasjonen er delt inn i tre deler; Rådmannsenheten, Kultur, utdanning og oppvekst, samt Helse, rehabilitering og omsorg. Sosial- og flyktningenheten er plassert direkte under rådmannen.

Sosial og flyktningenheten har 28,5 årsverk. Enheten består av lederteam, oppfølgingsteam, (sosialteam og flyktningteam) mottaksteam og forebyggende team. I tillegg har kontoret økonomisk rådgiver og merkantil personell. Alle som henvender seg ved personlig oppmøte til Nav kontoret får snakke med en mottaksvert i vertsskranken. Vertsskranken betjenes av statlige og kommunalt ansatte. Søknader om økonomisk sosialhjelp som kommer inn til virksomheten kan behandles av alle i mottaksteamet, sosialteamet og flyktningteamet. Alle brukere som har en fast veileder i ett av oppfølgingsteamene (sosialteamet og flyktningteamet), skal som hovedregel få sin søknad om livsopphold behandlet av denne personen. Alle andre søknader behandles som hovedregel av mottaksteamet. I følge årsrapport for 2010 var det registrert 274 sosialhjelpsmottakere i 2010. Av disse var 133 flyktninger og 141 ikke-flyktninger. Det fremgår av årsmeldingen for sosialenheten for 2010 at denne ikke omfatter tjenester til flyktninger: Enheten har ansvaret for disse tjenestene overfor de som oppholder seg i Vadsø, med unntak av flyktninger.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.01.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 2. mai 2011.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved mottaket i Nav Vadsø 02.05.2011.

 

Sluttmøte ble avholdt 3. mai 2011

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn i Vadsø kommunen ved Nav Vadsø undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. Dette innebærer at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om økonomisk stønad. Det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, og stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen skal være i samsvar med søkers hjelpebehov.

5. Funn

Avvik 1

Vadsø kommune ved Nav Vadsø sikrer ikke at det forligger en individuell vurdering til grunn for valg av stønadsnivå og utbetalingsmåte av økonomisk sosialhjelp.

Dette er avvik fra følgende lovkrav: Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 4,5,18,19, jf § 22 og § 41.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det fremkommer ikke i vedtak eller journalnotat om individuelle vurderinger ligger til grunn for valg av utbetalingsmåte. Det fremkommer ikke hvorfor hjelp gis som rekvisisjon og det mangler begrunnelse på hvorfor hjelp utbetales direkte til kreditor. I saker hvor utbetaling av økonomisk stønad er hyppigere enn en gang per mnd mangler det begrunnelse på hvorfor stønad er delt opp.
• Det fremkommer ikke i vedtak eller journalnotat om individuelle vurderinger ligger til grunn for stønadsnivå. Dette bekreftes gjennom intervjuene. Dette gjelder både akutt/nødhjelp og ordinære søknader. Det fremkommer ikke i vedtak eller journalnotat hvilken sats som er lagt til grunn og hvilke utgifter det tas hensyn til ved utregning av stønadsnivå.

Kommentar:

Etter forvaltningsloven § 25 skal det stå i vedtaket hvilke faktiske forhold vedtaket bygger på. I saker som gjelder økonomisk sosialhjelp er søkerens økonomiske situasjon en vesentlig og som regel avgjørende del av faktabeskrivelsen. Søkeren må derfor få vite hvilke faktiske forhold Nav har bygget på i sitt vedtak. Hovedhensyn bak forvaltningsmessig skjønn skal også nevnes.

Lovgrunnlag:

• Forvaltningsloven § 17 om utredningsplikt
• Lov om sosiale tjenester i Nav §22, jf §21 om utbetaling av stønad
• Lov om sosiale tjenester i Nav §5 om internkontroll
• Lov om sosiale tjenester i Nav §41, enkeltvedtak

Avvik 2

Vadsø kommune ved Nav Vadsø fatter ikke vedtak om avvisning/ avslag på økonomisk stønad ved manglende innlevering av dokumentasjon.

Dette er avvik fra følgende lovkrav: Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 4,5,18,19, jf § 41, jf forvaltningslovens § 17.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• I saker hvor Nav ikke mottar etterspurt dokumentasjon stoppes saken i socio. Det lages ikke vedtak om avslag/ avvisning. Dette bekreftes gjennom intervju.

Kommentar:

Avgjørelser om tildeling av sosiale tjenester skal regnes som enkeltvedtak. Det gjelder også avgjørelser om avvisning/avslag på økonomisk stønad. Jf Lov om sosiale tjenester i Nav § 41. Etter forvaltningsloven § 25 skal det stå i vedtaket hvilke faktiske forhold vedtaket bygger på.

Vi viser også til uttalelse fra Sivilombudsmannens sak 2005/399 (Årsmelding for 2005 nr 45 side 192), der det understrekes at det skal fattes et skriftlig vedtak.

Lovgrunnlag:

• Forvaltningsloven § 17 om utredningsplikt, jf Lov om sosiale tjenester i Nav § 18
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 om internkontroll

6. Virksomhetens styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

Gjennom tilsynet har vi avdekket at kommunen ikke alltid sikrer at utbetaling skjer i henhold til regelverket. Det mangler planer, rutiner og strategier rundt arbeidet med økonomisk sosialhjelp. Kommunen har pr i dag ikke foretatt risikovurdering av tjenesten med økonomisk sosialhjelp, og det er ikke utarbeidet IK rutiner for Nav kontoret. Dette gjør kommunen sårbar i forhold til å fange opp feil ved forvaltningen av arbeidet med økonomisk sosialhjelp. Av intervju fremkommer det at det jobbes med å lage rutiner.

Gjennom intervju fremkommer det at det er tett dialog mellom enhetsleder og rådmann. Enhetsleder rapporterer til rådmann. Bystyret har fattet vedtak om forvaltningsrevisjon rundt arbeidet med økonomisk sosialhjelp. Rapporten forventes å være ferdig innen kort tid. Kommunen har sterkt fokus på interne revisjoner.

Nav Vadsø har mange nyansatte og det ble avdekket at Nav Vadsø ikke har opplæringsplan eller kompetanseplan. Kommunen oppgir at dette er under utarbeiding . Nav Vadsø har bred delegasjon av godkjenningsmyndighet. En og samme person skal ikke behandle og godkjenne egne vedtak, men alle som jobber i mottaksteamet, sosialenheten og flyktningteamet har godkjenningsmyndighet. Kommunen har ingen systematisk kvalitetssikring av vedtakene. Dette gjør kontoret sårbart i forhold til å fange opp svikt i tjenestene.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart, rådmannsenheten udatert
• Lokal samarbeidsavtale mellom Nav Finnmark og Nav Vadsø datert 01.03.11
• Kontorrutiner Nav Vadsø datert 15.12.09
• Organisasjonskart, sosial og flyktningenheten udatert
• Oversikt over ansatte udatert
• Delegasjonsvedtak datert 25.07.05
• Beredskapsplan Nav Vadsø datert 26.08.09
• Årsmelding 2009- sosialenheten udatert
• Årsmelding 2009- flyktningenheten udatert
• Årsmelding 2010- sosialenheten udatert
• Årsmelding 2010- flyktningeenheten udatert
• Retningslinjer for sosialhjelp vedtatt av bystyret 16.12.04
• Samlet saksfremstilling av retningslinjer for sosialhjelp datert 29.11.04
• Samlet saksfremstilling av prosjekt ”X-RAY” datert 12.05.05
• Oversendelsesbrev i forbindelse med tilsynet. Her beskrives virksomheten og informasjon vedrørende rutiner og opplæring/ kompetanseplan udatert
• 25 vedtak om økonomisk sosialhjelp og underliggende dokumentasjon, hvorav 10 gjaldt akutt hjelp (nødhjelp)

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journalnotat

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn sendt 28.01.11
• Mottatt dokumentasjon fra kommunen datert 07.04.11
• Mottatt dokumentasjon fra kommunen datert 11.04.11
• Brev om program for tilsynet datert 28.04.11

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Helge Roald	Enhetsleder	X	X	X
Charlotte Larsen	Veileder, mottak		X	X
Marianne P. Jenssen	Veileder, oppfølging		X	X
Åshild M Pedersen	Veileder, oppf. og mottak	X	X	X
Siv Eines	Veileder, oppfølging	X	X	X
Elena Ranheim	Veileder, flyktningteamet	X	X	X
Jens Betsi	Rådmann		X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Linda Kråkenes, seksjonsleder

Elisbeth Munkebye Lamøy, rådgiver

Irja Mone Urdal, seksjonsleder

Ingunn Dahlen, rådgiver

Catarina Schjølberg, rådgiver