Tilbakemelding etter tilsyn med avlastning til eldre - stikkprøvetilsyn med kommunens saksbehandling - Vadsø kommune 2011

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark viser til varsel om tilsyn i brev av 2. august 2011 der vi ba om å få tilsendt saker som gjelder avlastningstiltak til eldre.

Vi fikk etter dette tilsendt til sammen 20 saker fra Vadsø kommune.

I to av disse sakene fremgår det klart av sakens vedtak at avlastning av omsorgsyter ikke er en del av begrunnelsen for tildelingen. Disse sakene har vi ikke vurdert som en del av stikkprøvetilsynet.

Et tilsynsteam med sosialfaglig og juridisk kompetanse bestående av Catarina Schjølberg og Kristi Hals har gjennomgått de mottatte sakene.

Etter gjennomgangen av sakene ble det den 5.desember 2011 gjennomført et sluttmøte hos Fylkesmannen i Finnmark med kommunens kontaktperson Marit Nordstrand.

Tilsynets formål og tema

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen ivaretar behovet for avlastning for omsorgsytere som har omsorg for eldre, uavhengig av om behovet imøtekommes gjennom avlastningstilstak etter sosialtjenesteloven eller som del av grunnlaget for tildeling av korttidsplass etter kommunehelsetjenesteloven.

Tilsynet er et stikkprøvetilsyn, og har undersøkt tre områder innenfor saksbehandlingen i de mottatte sakene. Disse områdene er:

• Utredningsplikten — Denne plikten følger av forvaltningsloven § 17. Kravet er at saken skal være så godt opplyst som mulig før kommunen fatter vedtak. Utredningsplikten skal bidra til at vedtaket blir truffet på riktig grunnlag og motvirke at utilstrekkelige og uriktige opplysninger blir lagt til grunn. Tilsynsteamet skal undersøke om det i de forelagte sakene er gjort en forsvarlig vurdering ved at de opplysninger som er nødvendig for å kartlegge avlastningsbehovet er innhentet, og at brukermedvirkningen  er ivaretatt.
• Individuell vurdering — Dette kravet utledes av sosialtjenesteloven § 4-3, jf. § 4-2 b og kravene til saksbehandling i forvaltningsloven kapittel IV og V, jf. sosialtjenesteloven § 8-1. Tildeling av avlastning skal skje på grunnlag av en konkret og individuell vurdering av søkerens situasjon. Vurderingen skal bygge på de opplysninger som er innhentet i forbindelse med utredningen. Det stilles krav til at både selve omsorgsarbeidet og pårørendes/omsorgsyters situasjon og behov for avlastning er vurdert. Kommunen skal ikke legge vekt på utenforliggende hensyn i sin skjønnsutøvelse.
• Vedtak, begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang — Disse kravene følger av forvaltningsloven §§ 23-28.

Funn og konklusjon

Etter en gjennomgang av de mottatte sakene har tilsynsteamet følgende kommentarer:

Utredningsplikten:

Som skriftlig dokumentasjon for hvordan kommunen kartlegger avlastnings- og omsorgsbehovet har vi mottatt søknader, IPLOS — kartlegginger, vedtak og saksutredningsdokumenter.

Kommunens kontaktperson opplyser at de kartlegger avlastnings- og omsorgsbehovet ved hjemmebesøk, møter og telefonsamtaler. I mange saker er de allerede kjent med avlastnings- og omsorgsbehovet.

I samtlige av den 18 oversendte sakene finner Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark at Vadsø kommune har innhentet opplysninger som er tilstrekkelige til å avklare om vilkårene for å ha krav på avlastning er til stede. Utredningen er dermed forsvarlig og i tråd med kravene som stilles i forvaltningsloven § 17.

Vi ser positivt på at opplysninger som er innhentet gjennom møter eller annen muntlig kontakt i de 18 sakene skriftliggjøres i henhold til kravet i forvaltningsloven § 11 d. Dette er med å bidra til at avgjørelser blir fattet på et riktig faktisk grunnlag.

Brukermedvirkning er den del av utredningen som er påkrevet, og innebærer at tjenestemottaker skal ha anledning til å la sitt syn komme til kjenne. I avlastningssaker medfører en ivaretakelse av brukermedvirkningen at både hjelpetrengende og omsorgsyters ønsker og synspunkter skal innhentes.

I samtlige oversendte saker finner vi det dokumentert at brukermedvirkningen er ivaretatt på omsorgsytersiden. I kun 6 av 18 saker finner vi dokumentasjon for at kommunen innhenter hjelpetrengendes ønsker og synspunkter.

Kommunens kontaktperson opplyser at både den hjelpetrengende og omsorgsyter som regel er til stede på møte i forbindelse med utredning, og at synspunkter og ønsker også innhentes fra den hjelpetrengende i denne forbindelse. Imidlertid kan det være at dette ikke blir dokumentert. Vadsø kommune har derfor et forbedringspotensial i å dokumentere at brukermedvirkningen også ivaretas for den hjelpetrengende.

Gjennomgangen viser at det i de nyere saker forligger en mer utfyllende saksutredning som bedre sikrer brukermedvirkning.

Individuell vurdering:

Tilsynet har ingen kommentar til dette området.

Vedtak, begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang:

Av de innsendte sakene er det 9 saker som kun gjelder avlastning. I samtlige av disse er det den pleietrengende, og ikke omsorgsyter (parten), som underrettes om vedtaket. Underretting om vedtaket skal sendes de som er part i saken jf. forvaltningslovens § 27.

I 8 av de 18 oversendte sakene avslås avlastning helt eller delvis. Av disse 8 sakene gis det 4 avslag på avlastning, det gis avlastning i mindre omfang enn omsøkt i to saker, og det gis avlastning i andre perioder enn det er søkt om i to saker.

I de to sakene hvor det er gitt avlastning for annen periode enn det er søkt om, er dette ikke nærmere kommentert eller begrunnet i kommunens vedtak. Når det innvilges avlastning for annen periode enn det ble søkt om er dette et delvis avslag, som må underrettes om og begrunnes i vedtaket i henhold til reglene i forvaltningsloven §§ 25 og 27. Dersom det ikke fremkommer av vedtaket at det gis avslag/ delvis avslag og en begrunnelse for dette, er det en risiko for at partenes rett til å klage på vedtaket i realiteten ikke fungerer som tiltenkt.

I enkelte saker er det ikke spesifisert når og hvor avlastningen skal gjennomføres. Kommunens kontaktperson opplyser at dette kan være fordi de ikke per vedtaksdato har oversikt over hvor og når det er ledig plass. Kommunens kontaktperson opplyser at i de tilfeller det ikke fremkommer tidspunkt av vedtaket, sendes eget skriv for tidspunkt, eventuelt tar kommunen kontakt per tlf.

Etter vår vurdering kan det med fordel forklares i vedtaket at partene vil få eget brev eller bli kontaktet per tlf når tidspunkt er fastsatt. Fylkesmannen og Helsetilsynet er samtidig oppmerksom på at både omsorgsyter og omsorgsmottaker kan ønske at tidspunkt ikke fastsettes lang tid i forveien, slik at man har større fleksibilitet i forhold til aktuelle behov.

Dersom dette er årsaken til at tidspunkt ikke fastsettes, kan det også være hensiktsmessig at dette forklares i vedtaket.

Ut over de kommenterte punktene er Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark av den oppfatning at saksbehandlingen i de oversendte sakene tilfredsstiller lovens krav innenfor det området tilsynet undersøkte. Vi ber kommunen merke seg kommentarene som er gitt ovenfor, og følge opp disse i saksbehandlingen av nye søknader om avlastning eller korttidsopphold.

Tilsynet er med dette avsluttet, og vi takker for godt samarbeid under gjennomføringen av tilsynet.

7.12.2011

Med hilsen

Linda Kråkenes
fungerende avdelingsleder

Catarina Schjølberg
rådgiver