Rapport fra tilsyn med institusjonens arbeid med plasseringsformålet ved Vadsø ungdomssenter 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen ble gjennomført som en del av Fylkesmannens lovpålagte tilsyn med barneverninstitusjoner for omsorg og behandling ved Vadsø ungdomssenter.

Tilsynet har undersøkt om institusjonen gjennom sine styringsaktiviteter sikrer et planmessig og individuelt tilpasset arbeid med plasseringsformålet, og at barnet rar nødvendig hjelp og omsorg til rett tid. Jf. bvl. §§ 1-1, 5-9, rettighetsforskriften § 5 og kvalitetsforskriften §§ 10 og 12.

Tilsynet ble avgrenset til å gjelde plasseringer etter barnevernloven §§ 4-4 5 ledd, 4-12, 4-24 og 4-26

Det ble ikke påvist avvik under tilsynet, men gitt to merknader:

Merknad 1

Institusjonen har et forbedringspotensial for å sikre at ungdommene får muligheten til å medvirke i eget planarbeid.

Merknad 2

Institusjonen har et forbedringspotensial for å sikre evalueringen av iverksatte tiltak.
 
Dato: 11.8.2011

Geir Åge Bendiksen
revisjonsleder

Sølvi Arvola
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vadsø ungdomssenter i perioden 07.02.2011 - 11.08.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

medhold av barnevernloven §§ 2-3 tredje ledd bokstav c og 5-7 skal fylkesmannen føre tilsyn med at bameverninstitusjoner drives i samsvar med barnevernloven og tilhørende forskrifter. Tilsynsforskriftens § 9 pålegger fylkesmannen å føre tilsyn ved en systemrevisjon i institusjonene hvert år.ormålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes
• En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vadsø ungdomssenter (VUS) er en av to barneverninstitusjoner i Finnmark, og ble etablert i januar 2009 gjennom en sammenslåing av tidligere Finnmark barne- og ungdomssenter og Bergstien bofellesskap som begge var lokalisert til Vadsø kommune.

US sorterer under BUFETAT region Nord og fagteam Alta. Fagteamet er primært instansen som kommunene samarbeider med i valg av statlige tiltak, og er også de som styrer hvilke ungdommer som skal plasseres ved institusjonen.nstitusjonen har ca 36 årsverk og er delt inn i to avdelinger: Avdeling l med plass til inntil 7 ungdommer og avdeling 2 med plass til inntil 4 ungdommer. VUS har også en familie- og nettverksavdeling som har som primæroppgave å jobbe med ungdommenes familie og nettverk. I tillegg kan familie- og nettverksavdelingen bistå kommunal barneverntjeneste med oppdrag ute i familiene som et alternativ til institusjonsplassering. VUS har to leiligheter knyttet til institusjonen. Den ene kan brukes til selvstendighetstrening for ungdom som nærmer seg myndighetsalder og den andre brukes til besøksleilighet for ungdommenes familie og nettverk.nstitusjonen tar i mot ungdommer fra 13-18 år (evt.20 år) og er organisert etter generalistmodellen i BUFETAT. Dette innebærer at de tar i mot ungdommer med ulik problematikk, også etter plasseringsalternativene §§ 4-24 og 4-26.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 07.02.2011.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 27.04.2011.

Intervjuer
4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 28.04.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet har undersøkt om institusjonen gjennom sine styringsaktiviteter sikrer et planmessig og individuelt tilpasset arbeid med plasseringsformålet, og at barnet får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid. Jf. bvl. §§ 1-1, 5-9, rettighetsforskriften § 5 og kvalitetsforskriften §§ 10og 12.
 
Tilsynet ble avgrenset til å gjelde plasseringer etter bvl. §§ 4-4, 5. ledd, 4-12, 4-24 og 4-26

5. Funn

Merknad 1

• Institusjonen har et forbedringspotensial for sikre at ungdommene får muligheten til å medvirke i eget planarbeid.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Institusjonen følger ikke alltid egne rutiner for utviklingssamtaler med ungdommene.
• Ungdommene involveres ikke systematisk i arbeidet med handlingsplaner og individuelle tiltak.
• Det er uklart for personalet om dette følges opp fra ledelsen.
• Institusjonen har rutiner som sier at samtalene med ungdommene skal journalføres.

Dette gjøres ikke alltid, og det er opp til hver enkelt miljøterapeut hvor dette nedskrives.

ommentar:edvirkning i planarbeidet ivaretas på andre måter i dialog med ungdommen i uformelle settinger.

Merknad 2

Institusjonen har et forbedringspotensial for å sikre evalueringen av iverksatte tiltak.

erknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det nedskrives ikke systematisk resultater og vurderinger av iverksatte tiltak på evalueringstidspunktet.
  -  Dette fremkommer heller ikke i eksterne rapporter. Delvis for at rapportene er under utarbeidelse, men er også mangelfullt i eksisterende rapporter.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester
• Forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling Fo
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Seks saksmapper
• Institusjonsplan
• Mal for mottaksmøte
• Samarbeidsrutiner med Vadsø ungdomsskole
• Rutiner ved tilbakehold jf. Bvl. § 4-26
• Skjema for trekk av samtykke jf. Bvl. §§ 4-4,5, 4-6,2 og 4-26,1.
• Rutiner for beboers medvirkning
• Rutiner for skole og arbeid
• Rutiner for dekning av fritidsaktiviteter
• Rutine for mandagsmøte (ungdomsmøte/medvirkning)
• Rutine for utviklingssamtale
• Rutine for ansvar og oppfølging av den enkelte ungdom
• Rutiner ved innflytting av nye beboere
• Møtestruktur/møteoversikt
• Eksempel på handlingsplan
• Oversikt over ansatte

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• 07.02.2011 Varsel om tilsyn
• Mottatt forspurt dokumentasjon
• 15.04.2011 Oversendelse av program for tilsynet
• Diverse korrespondanse ift. planlegging og gjennomføring av tilsynet per e-post og telefon

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Geir Åge Bendiksen, revisjonsleder
Sølvi Arvola, barnevernpedagog/revisor
Kristin Hagen, jurist/revisor