Rapport fra tilsyn med Alta kommune ved NAV Alta

Sammendrag

Fylkesmennene skal i 2012 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV). Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer forsvarlig kartlegging og individuelle vurderinger av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, og i krav til internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer forsvarlig kartlegging av hjelpebehovet ved økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.
• Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlige individuelle vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Det ble påpekt ett avvik på følgende område:

Alta kommune, sikrer ikke at det foretas forsvarlige individuelle vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Dato: 20.07. 2012

 

Linda Kråkenes
revisjonsleder

Catarina Schjølberg, Ingunn A. Dahlen, Elisabeth M. Lamøy
revisorer

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Alta i perioden 21.12.11 til endelige rapport foreligger. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2012.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunen etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen§ 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Alta kommune hadde pr. januar 2011 et innbyggertall på 19 071. NAV Alta ble etablert 09.02.09. Kontoret har to avdelinger, samt en stabsavdeling, og felles leder. Samarbeidsavtalen løper fra 23.01.09 og evalueres hvert andre kalenderår.

Ledelsen ved kontoret består av NAV-leder, to avdelingsledere og fagansvarlig. NAV-leder er organisatorisk tilknyttet helse- og omsorgssektoren i kommunen. I tillegg til minimumsløsningen, er ansvaret for økonomisk rådgivning, boliger for vanskeligstilte, rusområdet, introduksjonsprogrammet og miljøarbeidertjenester i forbindelse med bosetting av flyktninger lagt til NAV.

NAV Alta har i 2010 totalt 43,1 stillinger fordelt på 21 kommunale årsverk og 22,1 statlige årsverk. Inntil l. desember 2011 var også rustjenesten underlagt oppfølgingsavdelingen i NAV, men er nå lagt til rus/psykiatritjenesten i kommunen.

Behandling av søknad om økonomisk stønad utføres av 7 ansatte. Godkjenning av vedtak og veiledning av saker gjøres av fagansvarlig.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.12.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

 

Det ble ikke avholdt formøte.

Åpningsmøte ble avholdt 22.02.12

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved NAV kontoret.

Sluttmøte ble avholdt 23.02.12

 

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om Alta kommune sikrer at søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn blir behandlet i henhold til lov og forskriftskrav. Dette innebærer at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om økonomisk stønad for søkere med forsørgeransvar for barn. Det skal være en forsvarlig og tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen skal være i samsvar med søkers hjelpebehov.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke:

• Om Alta kommune sikrer forsvarlig kartlegging av hjelpebehovet ved søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.
• Om Alta kommune sikrer at det foretas forsvarlige individuelle vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

5. Funn

Avvik

Alta kommune sikrer ikke at det foretas forsvarlige individuelle vurderinger ved behandlingen av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvaret for barn.

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen§§ 18 og 19,jf. §§ 4 og 5.
• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 41, jf. forvaltningsloven§§ 24 og 25.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Gjennomgående fremkommer det ikke i vedtakene hvilke konkrete individuelle vurderinger som ligger til grunn for stønadens størrelse og omfang. Dette gjelder alle vedtak, både akutthjelp og ordinær stønad.
• Kommunen har skriftlige rutiner for å sikre at det fattes lovlige vedtak. Disse rutinene er ikke konsekvent implementert i saksbehandlingen. Dette fremkommer under intervju.
• Det fremkommer under intervju at kommunen ikke har en systematisk kvalitetssikring av saksbehandlingen, som sikrer at vedtakene er konkret individuelt vurdert og begrunnet.
• Kommunen gjennomfører ikke vurderinger av risiko for at regelverkets krav til vurderinger ikke etterleves. Dette fremkommer under intervju.
• Det foretas ikke en jevnlig gjennomgang av vurderingsprosessen, slik at systematisk svikt i behandlingen av søknader om økonomisk stønad avdekkes.
• Forvaltningsrevisjonen i 2010 påpekte tilsvarende mangler. Det er opplyst i intervju at oppfølgingen av forvaltningsrevisjonen 20 l O er ikke fullført.

6. Virksomhetens styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring, evaluering og kontinuerlig forbedring.

Gjennom tilsynet har vi avdekket at kommunen ikke sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad er i tråd med lov og forskriftskrav.

Det er utarbeidet rutiner for å sikre at det fattes lovlige vedtak, uten at disse konsekvent er implementert i den daglige saksbehandlingen. Sammenholdt med manglende kvalitetssikring av vurderingsprosessen medfører dette at vedtakene som fattes, ikke er i overensstemmelse med lovverket. Kommunen har heller ikke kontrollrutiner som fanger opp denne type svikt, noe som medfører at kommunen mangler grunnlag for å rette forholdet.

Kommunen må iverksette tiltak som i tilstekkelig grad ivaretar styringen av de påpekte forhold. Gjennom oppfølging og kontinuerlig evaluering må kommunen påse at iverksatte tiltak er virkningsfulle. Dette ansvaret påhviler ledelsen på alle nivåer.

 

7. Regelverk

• Lov om sosiale "tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forvaltningsloven
• Forvaltningslovsforskriften
• Forskrift til lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommunen, om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv I-34/2001
• Rundskriv IS-6/2004
• Rundskriv U-2/2004
• Rundskriv A-2/2011

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over organisasjonen inkludert beskrivelse av ansvarsforhold, udatert
• Overordnet beskrivelse av virksomheten, udatert
• Lokal samarbeidsavtale mellom Alta kommune og NAV Finnmark, datert 23.01.09
• Rutinehåndbok datert mai 2011
• Saksprotokoll hovedutvalg helse- og sosial 07.02.11 kommunale livsoppholdssatser
• Kontrollutvalgets sak 23/10 forvaltningsrevisjonsrapport 13.09.10
• Rapport Vest-Finnmark kommunerevisjon 2010
• Saksprotokoll kommunestyre 15.12.08- delegasjon av kommunale oppgaver til Nav-leder
• Årsmelding Alta kommune 20 l O
• 26 vedtak om økonomisk stønad og underliggende dokumentasjon, hvorav lO gjaldt akutt hjelp (nødhjelp)

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Målekort
• Sjekkliste dokumentasjon mottak- sjekk tittel
• 5 vedtak med notater og dokumentasjon i saksbehandlingssystemet Velferd
• 5 vedtak om avslag på økonomisk stønad i papirversjon

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn sendt 21.12.12
• Mottatt dokumentasjon fra kommunen 06.02.12
• Etterspurt ytterligere dokumentasjon e-post 15.02.12
• E-post med program sendt 17.02.12
• Mottatt dokumentasjon fra kommunen 20.02.12

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Bjørn-Atle Hansen	Rådmann		X	X
Per Prebensen	Kommunalleder	X	X	X
Randi V. Østgård	Konstituert Nav leder	X	X	X
Jan Kåre Sandberg	Fagansvarlig	X	X	X
Heidi Johansen	Saksbehandler	X	X	X
Kari Berg	Saksbehandler	X	X	X
Charlotte Brendskag	Saksbehandler	X	X	X
Marthe Eide Guldbrandsen	Saksbehandler	X	X	X
Allan Zvanut	Veileder	X	X
Sigurd Pedersen	Veileder	X		X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Linda Kråkenes - revisjonsleder
Ingunn A. Dahlen -revisjonsmedarbeider
Elisabeth M. Lamøy - revisjonsmedarbeider
Catarina Schjølberg - revisjonsmedarbeidet
Berit J.G.Ballari - observatør