Rapport fra tilsyn med Porsanger kommune ved NAV Porsanger 2012

Sammendrag

Fylkesmennene skal i 2012 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV). Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer forsvarlig kartlegging og individuelle vurderinger av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i Lov om sosiale tjenester i NAV §§18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, og i krav til internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlig kartlegging av hjelpebehovet ved søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Om kommunen sikrer at det foretas individuelle og forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Det ble påpekt to avvik på følgende områder:

Avvik 1:

Porsanger kommune sikrer ikke en forsvarlig kartlegging av hjelpebehovet ved søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Avvik 2:

Porsanger kommune sikrer ikke at det foretas forsvarlige individuelle vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Dato: 20.07.2012

Linda Kråkenes
revisjonsleder

 

Catarina Schjølberg, Ingunn A. Dahlen, Elisabeth M.Lamøy
revisorer

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Porsanger kommune ved NAV Porsanger i perioden 21.12.11 til endelig rapport foreligger. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2012.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen§ 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Porsanger kommune har pr januar 2012 et innbyggertall på 3 961. NAV Porsanger ble etablert i 2007 med felles NAV-leder. NAV Porsanger har pr. i dag også en kommunal nestleder (sosialleder). Samarbeidsavtalen løper fra 22.11.07, og evalueres årlig eller hvert halvår ved behov. I tillegg til minimumsløsningen er ansvaret for økonomisk rådgivning, flyktningtjenesten og rusarbeid lagt til NAV.

NAV Porsanger har 4,6 kommunale årsverk (5 tilsatte) og 6 statlige årsverk pr. august 2011. I følge årsrapport for 2010 var det registrert gjennomsnittlig 21 sosialhjelpsmottakere pr. mnd. Totalt antall sosialhjelpsmottakere utgjør 195 for 2010.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.12.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 07.03.12.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved mottaket i NAV Porsanger 07.03.12.

Sluttmøte ble avholdt 08.03.12.

 

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om Porsanger kommune sikrer at søknader om

økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn ble behandlet i henhold til lov og forskriftskrav. Dette innebærer at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om økonomisk stønad for søkere med forsørgeransvar for barn. Det skal være en forsvarlig og tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen skal være i samsvar med søkers hjelpebehov.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke:

• Om Porsanger kommune sikrer forsvarlig kartlegging av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.
• Om Porsanger kommune sikrer at det foretas forsvarlige individuelle vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

5. Funn

Avvik 1

Porsanger kommune sikrer ikke en forsvarlig kartlegging av hjelpebehovet ved søknader om økonomisk st��nad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen§§ 18, 19, jf §§ 4 og 5. Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 41, jf forvaltningsloven §17.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• I noen saker mangler det skriftlige søknader. Andre søknader er mangelfullt utfylt.
• Kontoret har rutiner som omhandler kartlegging. Det fremkommer i rutinene at det kan være nødvendig å foreta en helhetsvurdering av søkers økonomiske, sosiale og helsemessige situasjon. Det foreligger i liten grad spor av at dette følges i praksis.
• Praksis og dokumentgjennomgang (tilsendte vedtak og gjennomgang av saksmapper) viser at kartleggingen i all hovedsak går på økonomiske forhold. Dette bekreftes i intervju. Eksempler på mangler er barns aktiviteter, boforhold, helsemessige- og sosiale forhold, vurdering aktivitetskrav mm.
• I intervju bekreftes det at kontoret er for lite flink til å journalføre/dokumentere kartleggingsarbeid som gjøres.
• Kommunen har ikke tenkt gjennom hvilke feil som kan oppstå ved manglende helhetskartlegging og manglende skriftliggjøring/joumalføring for brukeren. Dette bekreftes gjennom intervju.
• Det foretas ingen systematisk gjennomgang/kontroll av om kartleggingen /innhenting av opplysninger om hjelpebehov er Wstrekkelig for en forsvarlig vurdering av søknaden.
• Forvaltningsrevisjonen 2011 påpekte manglende internkontrollsystem.

Avvik 2

Porsanger kommune sikrer ikke at det foretas forsvarlige individuelle vurderinger ved behandlingen av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18, 19, jf §§ 4 og 5. Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 41, jf forvaltningsloven §§ 24 og 25.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Gjennomgående ser vi av vedtakene at det ikke foretas konkrete individuelle vurderinger av søkers inntekter og inntektsmuligheter, søkers utgifter, muligheter for utgiftreduksjon og individuell vurdering av utmålingen av stønaden. Det fremkommer heller ikke i begrunnelsen hva som er lagt til grunn for vedtaket.
• Økonomisk oversikt fremkommer ikke i vedtak.
• Kommunen har skriftlige rutiner for å sikre at det fattes lovlige vedtak, men disse er ikke tilstrekkelig implementert i saksbehandlingen. Dette fremkommer under intervju.
• Kommunen har ikke en systematisk kvalitetssikring av saksbehandlingen, som sikrer at vedtakene er konkret individuelt vurdert og begrunnet. Dette fremkommer under intervju.
• Kommunen gjennomfører ikke vurdering av risiko for at regelverkets krav til vurderinger etterleves, slik at risikovurderingene kan brukes til å forebygge svikt, ved at nødvendige tiltak planlegges og iverksettes ved behov.
• Det foretas ikke en jevnlig gjennomgang av vurderingsprosessen, slik at systematisk svikt i behandlingen av søknader om økonomisk stønad avdekkes.
• Forvaltningsrevisjonen 2011 har påpekt at det må arbeides med vedtakenes innhold og begrunnelse og etablering av internkontrollsystem. Oppfølging av forvaltningsrevisjonen 2011 ikke sluttført.

6. Virksomhetens styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

Gjennom tilsynet har vi avdekket at kommunen ikke sikrer at kartlegging, vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad er i tråd med lov og forskriftskrav.

Det er utarbeidet rutiner for å sikre at det fattes lovlige vedtak, uten at disse konsekvent er implementert i den daglige saksbehandlingen. Sammenholdt med manglende kvalitetssikring av kartleggings- og vurderingsprosessen medfører dette at vedtakene som fattes, ikke er i overensstemmelse med lovverket. Kommunen har heller ikke kontrollrutiner som fanger opp denne type svikt, noe som medfører at kommunen mangler grunnlag for å rette forholdet.

Kommunen må iverksette tiltak som i tilstekkelig grad ivaretar styringen av de påpekte forhold. Gjennom oppfølging og kontinuerlig evaluering må kommunen påse at iverksatte tiltak er virkningsfulle. Dette ansvaret påhviler ledelsen på alle nivåer.

 

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker - Forvaltningsloven
• Forvaltningslovsforskriften
• Forskrift til lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommunen, om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv I-34/2001
• Rundskriv IS-6/2004
• Rundskriv U-2/2004
• Rundskriv A-2/2011

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Beskrivelse av virksomheten/virksomhetsplan, udatert
• Samarbeidsavtale/delegasjonsvedtak av 26.10.07,03.12.07
• Oversikt over organisering, udatert
• Ansatte som behandler økonomisk sosialhjelp med CV, udatert
• Kompetanseplan, udatert
• Rutiner for behandling av sosialhjelpssøknader av 30.01.12
• Brukerundersøkelser av 18.04.11
• Forbedringstiltak/overordnet videreutvikling av hele tjenesten: Internt og eksternt samarbeid, udatert
• Årsrapport 2010 (2011 er ikke ferdig enda), udatert
• Revisjonsrapport fra Vest-Finnmark kommunerevisjon 2011 av 23.09.11
• Oversendelsesbrev i forbindelse med tilsynet. Her beskrives virksomheten og informasjon vedrørende rutiner og opplæring/kompetanseplan. Datert 01.02.12
• 25 vedtak om økonomisk sosialhjelp for personer med forsørgeransvar for barn, hvorav 10 er nødhjelpsvedtak for familier, og foreldre med samvær.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journalnotat

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn sendt 21.12.11
• Mottatt dokumentasjon fra kommunen datert O l.02.12
• Mottatt dokumentasjon fra kommunen datert 02.02.12
• Brev om program for tilsynet datert 29.02.12

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Sidsel Næss	Saksbehandler	X	X
Erna H. Aslaksen	Saksbehandler	X	X	X
Bente Abrahamsen	Mottak	X	X	X
Solveig Skarhol	Nestleder	X	X	X
Therese Thomassen	Fung. Helse- og omsorgsleder	X	X	X
Kjell Johansen	NAV-leder	X	X	X
Gunnar Lillebo	Rådmann	X	X	X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Linda Kråkenes revisjonsleder
Elisabeth Munkebye Lamøy revisjonsmedarbeider
Ingunn Dahlen revisjonsmedarbeider
Catarina Schjølberg  revisjonsmedarbeider