Rapport fra tilsyn med Helsestasjonstjenester for barn 0 til 6 år i Hasvik kommune 2013

1. Bakgrunn for tilsynet

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn ved helsestasjonen i Hasvik kommune. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Det gjennomføres tilsyn ved 4 kommuner i Finnmark i 2013.

Rapporten omtaler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet:

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke behov for forbedring.

2. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet har vært å undersøke hvorvidt kommunene sørger for at alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år får tilbud om forsvarlige helsekontroller, herunder:

• om helsekontrollene følger program i samsvar med nasjonale retningslinjer og veiledere
• om det er tilstrekkelig med helsepersonell til å kunne tilby faglig forsvarlige helsekontroller
• om helsekontrollene gjennomføres av faglig kompetent personell.

3. Gjennomføring av tilsynet

Tilsynet har vært gjennomført som en kombinasjon av stikkprøvetilsyn og sjølmeldingstilsyn. Stikkprøvene er gjennomført ved at helsestasjonen selv har gått gjennom journaler, og rapportert elektronisk til Fylkesmannen. I forbindelse med åpningsmøtet har kommunen fylt ut en egenmelding på elektronisk spørreskjema, inneholdende spørsmål om styring, kompetanse og bemanning.

Tilsynet omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt til kommunen 17.07.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet dokumentunderlag.

Stikkprøver av journaler ble gjennomført i perioden 23.09.2013 til og med 14.10.2013, og ble utført av helsestasjonen selv. Dette omfattet gjennomgang av 115 helsekontroller i 12 journaler for barn født i 2006 og 2011.

Åpningsmøte ble avholdt på telefon den 24.10.13 og utfylling av sjølmelding ble utført 31.10.2013.

Sluttmøte ble avholdt på telematikk den 19.11.2013.

4. Fakta

Hasvik kommune ligger i Vest-Finnmark, og hadde pr. 01.01.2013 1023 innbyggere. I 2012 ble det født 11 barn i kommunen.

Rådmannen er kommunens øverste administrative leder, og kommuneoverlegen er direkte underlagt rådmannen. Kommuneledelsen er liten, og organisasjonen har en flat struktur.

Kommuneoverlegen er tilsatt i 40 % stilling, og er til stede i kommunen 8 dager/4 uker. Kommuneoverlegen er stort sett tilgjengelig på telefon og e-post de dagene han ikke er til stede i Hasvik. Helsestasjonen er organisert under legetjenesten, og kommuneoverlegen er medisinskfaglig og administrativt ansvarlig for tjenesten. Kommunen har én helsesøster ansatt i 80 % stilling, og kjøper jordmortjenester fra Helse Finnmark (jordmor fra Hammerfest sykehus til stede en gang pr. mnd.). I tillegg har helsestasjonen 5 % fysioterapiressurs, og 5 % legeressurs. Det er turnuslege som utfører legetjenestene på helsestasjonen.

På grunnlag av innsendt dokumentasjon, stikkprøver og sjølmelding utført av kommunen, vil Fylkesmannen referere fakta som er funnet:

Sammendrag av 115 helsekontroller

Sammendrag av 115 helsekontroller	Journal 1-6 barn født i 2006	Journal 7-12 barn født i 2011
Antall helsekontroller i anbefalt program	14	11
Gjennomsnittlig antall konsultasjoner gjennomført	10,0	9,2
Gjennomføringsgrad – andel helsekontroller gjennomført	71 %	83 %
Av planlagte helsekontroller, hvor mange ble gjennomført innen anbefalt tidspunkt, gjennomsnitt	8,5	8,2
Andel av planlagte helsekontroller som ble gjennomført innen anbefalt tidspunkt	85 %	90 %
Hjemmebesøk, gjennomsnitt pr barn	0,3	0,8
Individuell konsultasjon, gjennomsnitt pr barn	9,7	8,3
Gruppekonsultasjon, gjennomsnitt pr barn	0,0	0,0
Konsultasjon av helsesøster, gjennomsnitt pr barn	7,5	8,5
Konsultasjon av lege, gjennomsnitt pr barn	4,3	2,7
Konsultasjon av fysioterapeut, gjennomsnitt pr barn	0,0	0,0
Konsultasjon av annen, gjennomsnitt pr barn	0,3	0,0
Antall konsultasjoner der det ble påvist oppfølgingsbehov	5	4
Andel av konsultasjonene der det ble påvist oppfølgingsbehov	8 %	7 %

• Helsestasjonen bruker Helsedirektoratets veileder til forskrift om kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten, som mal for sitt kontrollprogram. I journalmaterialet ser tilsynsmyndigheten imidlertid at:
  -  2-ukerskontroll, 2006-kull: For 2 av 6 barn er kontrollen ikke gjennomført.
  Manglende helsesøsterressurs oppgis som årsak. 1 barn gjennomførte kontrollen på sykehus. 3 barn gjennomførte kontrollen i kommunen, men var henholdsvis 3, 4 og 4 uker ved undersøkelsestidspunktet. 2011-kull: For 1 av 6 barn er kontrollen ikke gjennomført. Manglende helsesøsterressurs (ferieavvikling) oppgis som årsak. 2 av barna gjennomførte kontrollen på anbefalt tidspunkt, mens de resterende 3 barna var 4 uker ved undersøkelsestidspunktet.
  
  - 4-månederskontroll, 2006-kull: 5 av 6 barn har ikke gjennomført kontrollen.
  Det oppgis manglende helsesøsterressurs som årsak til at 1 barn ikke gjennomførte kontrollen. 2011-kull: 3 av 6 barn gjennomførte ikke kontrollen. I veilederen anbefales 4-månederskontrollen gjennomført som gruppekonsultasjon. Kommunen er liten, og grunnet få barn i samme alder gjennomføres ikke gruppekonsultasjoner. Det tilbys individuelle kontroller i stedet, men mange takker nei til dette. Lang reisevei oppgis som årsak hos noen av foreldrene.
  
  - 10- måneders kontroll, 2006-kull: 2 av 6 barn gjennomførte ikke kontrollen.
  Manglende helsesøsterressurs oppgis som årsak for ett av barna. 2011-kull: 2 av 6 barn gjennomførte ikke kontrollen. Helsesøster angir i sluttmøtet at for noen av barna er 10-månederskontrollen slått sammen med 11-12 månederskontrollen.
  
  - 11-12- måneders kontroll ble gjennomført i stor grad. Lege var imidlertid ikke systematisk inne i denne kontrollen, hverken for barna født i 2006 eller i 2011. Helsesøster opplyser i sluttmøtet at foreldrene bes bestille legetime selv, og at informasjon om denne undersøkelsen er gjennomført ikke nødvendigvis framgår av helsestasjonsjournalen.
  
  - 17-18- måneders kontroll er gjennomført for et fåtall av barna. Helsesøster oppgir at foreldrene tilbys denne kontrollen, men at de fleste takker nei. Lang reisevei til helsestasjonen oppgis noen ganger som årsak, andre foreldre oppgir at de ikke har behov for kontrollen.
  
  - 2- årskontroll gjennomført for alle de 6 barna født i 2006, men 3 av barna var 2 år og 5 måneder ved undersøkelsestidspunktet.
  
  - 4- årskontroll gjennomført for alle de 6 barna født i 2006, men alle var 4 år og 5 måneder ved undersøkelsestidspunktet.
• Fysioterapeut er ikke systematisk inne i helsekontrollene, men er tilgjengelig ved behov
• Dersom familier unnlater å møte til kontroll, ringer helsestasjonen opp inntil 2 ganger. I journalen registreres det at barnet ikke har møtt. Helsesøster samtaler med andre instanser som kjenner familien, og vurderer på denne måten eventuelt grunnlag for å melde videre til barnevernet.
• Det ble identifisert oppfølgingsbehov hos 5 av 12 barn.
• Det finnes ingen egne styrende dokumenter for helsestasjonen.
• Kommunens ledelse har ikke erfaring med svikt i helsestasjonens tjenester det siste året. Det har ikke vært gjennomført en formell risikoanalyse for at slik svikt kan skje
• Samarbeidet mellom helsesøster og kommuneledelse foregår i stor grad via kommuneoverlegen.
• Kommuneoverlegen har ansvaret for den løpende bemanningen ved helsestasjonen.
• Kommunen har ytterligere en person med helsesøsterutdanning, ansatt i sykepleierstilling. Denne kan gå inn og ta over helsesøsterfunksjoner ved langvarig fravær. Rådmannen tar beslutning om dette, etter råd fra kommuneoverlegen.

5. Funn

Det er tilstanden ved undersøkelsestidspunktet som legges til grunn for våre konklusjoner. Gjennom undersøkelsene har kommunen rapportert sin praksis ved å gå gjennom 115 konsultasjoner i 12 journaler til barn født i 2006 og 2011. Undersøkelsene gjenspeiler en praksis for hele perioden 2006-2012, med hovedfokus på de siste 2 årene hvor vi har data for aldersgruppene 0-18 måneder og 5-6 år. Disse aldersgruppene representerer 12 av 14 helsekontroller i nasjonalt program.

Ved tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å konstatere ett avvik, det vil si manglende oppfyllelse av lov eller forskrift. Videre ble det gitt en merknad.

Avvik:

Hasvik kommune sørger ikke for at alle barn i alderen 0-6 år får forsvarlige helsekontroller.

Dette er et avvik fra Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-2 første ledd nr.1, 3-3 og 4-1, Pasient- og brukerrettighetsloven § 6-1, og forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 4.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• I journalmaterialet framgår det at 4- månederskontrollen, 10 månederskontrollen og 17-18 månederskontrollen gjennomføres i liten grad. Manglende helsesøsterressurs oppgis som årsak i noen tilfeller, i andre tilfeller oppgir helsesøster at foreldrene ikke ønsker eller har behov for kontroll. For noen barn slås 10-månederskontrollen sammen med 11-12 månederskontrollen.
  - Journalgjennomgangen viser at det blir utført færre kontroller enn anbefalt, både for 2011-kullet og 2006-kullet, og altså ikke bare i perioden før Hasvik kommune fikk tilsatt helsesøster. For barna født i 2006 ble 2- og 4 årskontrollen gjennomført, men flertallet av barna var eldre enn anbefalt ved kontrolltidspunktet.
• Journalgjennomgangen viser at legeundersøkelse ved 11-12 månederskontrollen bare er registrert for omkring halvparten av barna i helsestasjonsjournalen (helsekortet). Helsesøster oppgir i sluttmøtet at foreldrene bes om å bestille legetime selv, og at resultatet av denne legetimen ikke nødvendigvis framkommer i helsestasjonens journal.

Kommentar:

Nasjonal veileder til forskrift om Kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr. 450 (IS-I 154), inneholder det anbefalte program, som tilsier at det skal gjennomføres 14 helsekontroller i aldersgruppen 0 - 6 år.

Det anbefalte programmet bygger på forskning og erfaring som er knyttet til de angitte alderstrinnene, og at utviklingen hos barn skjer raskt. Utelatelse, sammenslåing eller flytting av tidspunkt for kontroller kan derfor medføre fare for at avvikende utvikling, sykdommer og ugunstige oppvekstsvilkår ikke fanges opp tidlig nok, med de konsekvenser dette kan ha for barnet og familien. Veilederen vurderes å angi en tilnærmet minimumsstandard, og gir derfor få handlingsalternativer.

Hasvik kommune har spredt befolkning, og familiene har ofte lang reisevei til helsestasjonen. Mange foreldre oppgir dette som årsak til utelatelse av kontroll for sine barn. Fylkesmannen finner i denne sammenhengen grunn til å understreke at helsestasjonen har en plikt til å minne foreldrene om barnets selvstendige rett til helsekontroller, også uavhengig av foreldrenes behov og ønsker.

Legens rolle i helsestasjonsarbeidet er å utføre spesifikke somatiske undersøkelser, og vurdere medisinske tilstander. Ved 11-12 månederskontrollen omfatter dette bl. a å lytte på hjerte og lunger, samt målrettede spørsmål for å avdekke eventuell sykdom her. Manglende journalføring i helsekortet medfører risiko for at viktig informasjon omkring barnets helsetilstand ikke er tilgjengelig for helsestasjonen. Helsekortet følger barnet ved eksempelvis flytting til annen kommune, over i skolehelsetjeneste osv., og er således et viktig dokument for oppfølgingen av barnets helse og utvikling.

Merknad:

Kommunen har et forbedringspotensial i å formalisere tiltakene som kan redusere sårbarheten i helsestasjonstjenesten

Dette bygger på følgende observasjoner:

• Som en liten kommune med bare en helsesøster er Hasvik sårbar ved ikke-planlagt fravær. Kommunen har ikke gjennomført formelle tiltak for å kartlegge og eventuelt kompensere for denne sårbarheten.
  - Kommunen har ikke gjort en formell risikovurdering med tanke på svikt i helsestasjonstjenesten.
  - Kommuneoverlegen har ansvar for bemanning på helsestasjonen. Denne er bare til stede 8 dager/4 uker. Kommunen har avtale om at kommuneoverlegen skal være tilgjengelig på telefon utenom denne tiden. Dette er ikke dokumentert med noen skriftlig avtale.

Utfyllende kommentar:

I tillegg til helsesøster ved helsestasjonen, har kommunen ytterligere en person med helsesøsterutdanning, ansatt som sykepleier. Fylkesmannen ser det som svært positivt at en liten kommune som Hasvik har flere personer med denne kompetansen. Det er imidlertid ikke formalisert hvordan denne personen skal inntre i stilling som helsesøster ved f.eks. planlagt eller ikke-planlagt fravær. Man finner derfor grunn til å påpeke sårbarheten ved

helsesøsterbemanningen, sammen med kommuneoverlegens (nærmeste leders) reduserte tilstedeværelse. Tiltak for å redusere denne sårbarheten bør være planlagt og formalisert ved avtaler, rutiner som er allment kjent eller lignende.

6. Oversikt over regelverk

Tilsynet gjennomføres på bakgrunn av myndighetskravene som følger av:

Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1, første og tredje ledd (Kommunens overordnede ansvar for helse- og omsorgstjenester)

Kommunen skal sørge for at personer som oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester.

Kommunens ansvar etter første ledd innebærer plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestenes omfang og innhold er i samsvar med krav fastsatt i lov eller forskrift. Kongen kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om pliktens innhold.

Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2, første og andre ledd (Kommunens ansvar for helse- og omsorgstjenester)

For å oppfylle ansvaret etter § 3-1 skal kommunen blant annet tilby følgende:

1. Helsefremmende og forebyggende tjenester, herunder:

a. helsetjeneste i skoler og

b. helsestasjonstjeneste

2. Svangerskaps- og barselomsorgstjenester

Helse- og omsorgstjenesteloven § 12-5 (Nasjonale faglige retningslinjer, veiledere og kvalitetsindikatorer)

Helsedirektoratet skal utvikle, formidle og vedlikeholde nasjonale faglige retningslinjer og veiledere som understøtter de mål som er satt for helse- og omsorgstjenesten.

Retningslinjer og veiledere skal baseres på kunnskap om god praksis og skal bidra til kontinuerlig forbedring av virksomhet og tjenester.

Helsedirektoratet skal utvikle, formidle og vedlikeholde nasjonale kvalitetsindikatorer som hjelpemiddel for ledelse og kvalitetsforbedring i den kommunale helse- og omsorgstjenesten, og som grunnlag for at pasienter og brukere kan ivareta sine rettigheter. Kvalitetsindikatorene skal gjøres offentlig tilgjengelig.

Pasient- og brukerettighetsloven § 6-1 (Barns rett til helsekontroll)

Barn har rett til nødvendig helsehjelp også i form av helsekontroll i den kommunen barnet bor eller midlertidig oppholder seg, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2.

Foreldrene plikter å medvirke til at barnet deltar i helsekontroll.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av tilsynet:

• Stikkprøver journalgjennomgang
• Sjølmelding åpningsmøtet
• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte ved helsestasjonstjenesten
• Barnetall for årene 2008-2013

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte inkl. sjølmelding og sluttmøte, og over hvilke personer som gjennomførte stikkprøvene.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Stikkprøver	Åpningsmøte og sjølmelding	Sluttmøte
Ragnhild Gamst Torkildsen	Helsesøster	X	X	X
Eivind Merok	Kommuneoverlege	X	X
Maria Mathiassen	Turnuslege/helsestas jonslege			X
Erik Arnesen	Rådmann			X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Tom Olav Stavseth, revisjonsleder
Karin Straume, fylkeslege
Marit Gansmo, assisterende fylkeslege

Dato: 13.03.2014

Karin Straume
fylkeslege

Marit Gansmo
ass. fylkeslege

 

Tom Olav Stavseth
revisjonsleder

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013 Helsestasjonstjenester til barn 0-6 år

Søk etter tilsynsrapporter

Søk