Rapport fra tilsyn med Helsestasjonstjenester for barn 0 til 6 år i Kautokeino kommune 2013

1. Bakgrunn for tilsynet

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn ved helsestasjonen i Kautokeino kommune. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Det gjennomføres tilsyn ved 4 helsestasjoner i Finnmark i 2013.

Rapporten omtaler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet/behov for forbedring.

2. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet har vært å undersøke hvorvidt kommunen sørger for at alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år får tilbud om forsvarlige helsekontroller, herunder:

• om helsekontrollene følger program i samsvar med nasjonale retningslinjer og veiledere
• om det er tilstrekkelig med helsepersonell til å kunne tilby faglig forsvarlige helsekontroller
• om helsekontrollene gjennomføres av faglig kompetent personell.

3. Gjennomføring av tilsynet

Tilsynet har vært gjennomført som en kombinasjon av stikkprøvetilsyn og sjølmeldingstilsyn. Stikkprøvene er gjennomført ved at helsestasjonen selv har gått gjennom journaler, og rapportert elektronisk til Fylkesmannen. I etterkant av åpningsmøtet har kommunen fylt ut en egenmelding på elektronisk spørreskjema, inneholdende spørsmål om styring, kompetanse og bemanning.

Tilsynet omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt til kommunen 17.07.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet dokumentunderlag.

Stikkprøver av journaler ble utført av helsestasjonen i perioden 23.09.2013 til og med 14.10.2013. Dette omfattet gjennomgang av 94 helsekontroller i 12 journaler for barn født i 2006 og 2011.

Åpningsmøte ble avholdt på telefon, samt utfylling av sjølmelding ble gjort 23.10.2013.

Sluttmøte ble avholdt på telefon den 19.11.2013.

4. Fakta

Kautokeino kommune hadde pr. 01.01.2013 totalt 2923 innbyggere. Det var i alt 30 fødsler i 2012. Kommunens administrative organisering består av syv enheter, og en stab med støttefunksjoner.

Helse- og omsorg er en av enhetene, som ledes av enhetsleder.

Avdeling for helse inneholder legetjeneste, fysioterapeut, psykiatritjeneste, sykehjem, kjøkken og helsestasjon/jordmor. Helsestasjonen har 4 ansatte inkludert lege, jordmor, merkantilt ansatt og helsesøster. I alt disponerer tjenesten 2,2 årsverk.

På grunnlag av innsendt dokumentasjon, stikkprøver og sjølmelding utført av kommunen, vil Fylkesmannen referere fakta som er funnet:

SAMMENDRAG (94 KONSULTASJONER)	Journal 1-6 barn født i 2006	Journal 7-12 barn født i 2011
Antall helsekontroller i anbefalt program fra 0 til 6 år	14	11*
Gjennomsnittlig antall helsekontroller gjennomført	8,7	7,0
Gjennomføringsgrad – andel helsekontroller gjennomført	62 %	64 %
Av planlagte helsekontroller, hvor mange ble gjennomført innen anbefalt tidspunkt, gjennomsnitt	8,0	6,5
Andel av planlagte helsekontroller som ble gjennomført innen anbefalt tidspunkt	93 %	93 %
Hjemmebesøk, gjennomsnitt pr barn	0,3	0,7
Individuell konsultasjon, gjennomsnitt pr barn	8,3	6,3
Gruppekonsultasjon, gjennomsnitt pr barn	0,0	0,0
Konsultasjon av helsesøster, gjennomsnitt pr barn	5,7	4,8
Konsultasjon av lege, gjennomsnitt pr barn	4,7	3,0
Konsultasjon av fysioterapeut, gjennomsnitt pr barn	0,0	0,0
Konsultasjon av annen, gjennomsnitt pr barn	3,0	2,2
Antall konsultasjoner der det ble påvist oppfølgingsbehov	20	10
Andel av konsultasjonene der det ble påvist oppfølgingsbehov	38 %	24 %

* til og med 17-18 måneders kontroll

• Kautokeino kommune har i sin oppvekstplan Livsveier (2007-2010) som mål å følge ordinære barnekontroller i anbefalt kontrollprogram. Oppvekstplanen er ikke revidert, men tiltakene er videreført i virksomhetsplanene. Kommunen påbegynte en risikoanalyse for helsestasjonstjenesten i 2010. Tilsynsmyndigheten ser imidlertid at:
  -  Risikoanalysen er uferdig, da den ikke inneholder en handlingsplan med tiltak mot de sårbarhetene kommunen har identifisert.
  -  Risikoanalysen beskriver uønskede hendelser i tjenesten, men tar ikke for seg scenarier for svikt i drift og ledelse av helsestasjonen, eller konsekvenser av praksisen med sammenslåing av helsekontroller.
  -  Kommunen har påbegynt en ny risikoanalyse i forbindelse med utarbeidelse av overordnet risiko- og sårbarhetsanalyse.
  -  4 måneders kontroll er ikke gjennomført for 10 av 12 barn. Årsaken er oppgitt å være at kontrollen ikke er prioritert.
  -  Noen av barna har ikke fått 5 måneders kontroll. Årsaken oppgis å være at kontrollen er slått sammen med 6 måneders kontroll
  -  6 måneders kontroll er gjennomført for alle 12 barn, men tidspunktet kontrollen er utført på varierer fra 5-7 måneder etter fødsel. 10 av disse barna har da ikke vært til kontroll siden 3 måneders alder.
  -  7-8 måneders kontroll er for 3 av 12 barn slått sammen med 10 måneders kontroll. For disse barna er også 10 måneders kontroll utgått. Det fremkommer at det i stedet er gjort en konsultasjon ved 9 måneders alder.
  -  10 måneders kontroll er for øvrig ikke gjennomført for 9 av 12 barn. Årsaken er oppgitt å være at kontrollen ikke er prioritert.
  -  17-18 måneders kontroll er ikke gjennomført for noen av de 12 barna. Årsaken er oppgitt å være at kontrollen ikke er prioritert.
  -  Fysioterapeut er ikke systematisk inne i kontrollene
  -  Noen helsekontroller er ikke gjennomført, uten at man vet årsak
  -  7 av 12 barn fikk ikke hjemmebesøk på anbefalt tidspunkt ved 2 ukers alder
• Andelen av helsekontroller som er gjennomført er på 63 % av anbefalt kontrollprogram.
• Det er gitt tilbakemeldinger fra helsestasjonen til ledelsen vedrørende helsestasjonens reduserte kapasitet til å utføre helsekontroller. Dette er uavklart på grunn av omorganisering og ledelseskifte.
• Det er planlagt faste månedlige møter mellom helsestasjonen og kommuneledelsen, men disse møtene har uteblitt. Samarbeidet foregår fra sak til sak.
• Samarbeidet med medisinskfaglig rådgiver skjer fra sak til sak. Det er nå planlagt faste ukentlige møter fra november 2013.
• Helsestasjonen har hatt fravær som har medført at barn og familier har fått manglende oppfølging, årsakene er:
  -  Det var fravær av begge helsesøstre i perioden 11/2012 – 03/2013.
  -  Det har over lengre tid vært reduksjon i helsesøsterbemanningen
  -  Fravær i enhetsledelsen medførte at det ikke ble utført noen risikoanalyse, og tiltak ble sent satt i verk.
  -  Jordmor ble etter hvert konstituert som helsesøster, og det ble satt inn administrative ressurser.
• Helsestasjonen har en rutine for å sende innkallinger til familier som unnlater å møte til helsekontroller. Etter tredje brev avsluttes innkallingen, og dette dokumenteres i journalen.
• Det utarbeides ikke statistikk over utførte helsekontroller. Årsrapporten inneholder ikke informasjon om dette.

5. Funn

Ved tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik, det vil si manglende oppfyllelse av lov eller forskrift.

Avvik:

Kautokeino kommune sørger ikke for at alle barn i aldersgruppen 0-6 år får forsvarlige helsekontroller.

Dette er avvik fra:

Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-2 første ledd nr.1, 3-3 og 4-1, Pasient- og brukerrettighetsloven § 6-1, og forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 4.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Helsestasjonen gjennomførte i underkant av ni av de fjorten helseundersøkelsene som er anbefalt i det nasjonale programmet. Det som ikke rutinemessig ble gjennomført, var 4 måneders-, 5 måneders-, 7-8 måneders-, 10 måneders- og 17-18 måneders kontroll.
• Kommunen har besluttet å slå sammen helsekontroller, og har slått sammen kontrollene 5 og 6 måneders- og 7-8 og 10 måneders kontroll. Heller ikke alle de planlagte kontrollene er gjennomført.
• Noen av kontrollene er utsatt til en senere kontroll, hvor det viser seg at også denne kontrollen ikke er blitt gjennomført
• Det er ikke systematisk gjennomført hjemmebesøk ved 2 ukers kontroll
• Kommunen har ikke fullført sin risikovurdering med tanke på svikt i helsestasjonstjenesten, eller konsekvenser av praksisen med sammenslåing av helsekontroller.
• Det har skjedd svikt i driften av helsestasjonen ved uventet fravær.

Kommentar:

Nasjonal veileder til forskrift om Kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr. 450 (IS-I 154), inneholder det anbefalte program, som tilsier at det skal gjennomføres 14 helsekontroller i aldersgruppen 0 - 6 år.

Barn utvikler seg og modnes i ulikt tempo. Likevel er det milepæler i utviklingen som man etter mange år med registrering vet nokså nøyaktig når et barn skal nå. Trinnene barnet skal nå er en forutsetning for at barnet skal kunne utvikle flere ferdigheter mentalt, emosjonelt, fin- og grovmotorisk. Planmessig å hoppe over kontroller og slå dem sammen slik at kjente milepæler kommer på andre tidspunkt enn når vi vet barnet skal ha oppnådd en ferdighet, innebærer å styre med høy risiko for uforsvarlige tjenester.

Det anbefalte programmet bygger på forskning og erfaring som er knyttet til de angitte alderstrinnene i programmet og at utviklingen hos barn skjer raskt. Utelatelse eller flytting av tidspunkt for kontroller kan derfor medføre fare for at avvikende utvikling, sykdommer og ugunstige oppvekstsvilkår ikke fanges opp tidlig nok, med de konsekvenser dette kan ha for barnet og familien. Veilederen vurderes å angi en tilnærmet minimumsstandard, og gir derfor få handlingsalternativer.

Kommunens øverste ledelse har ansvar for å påse at helsestasjonen har rammebetingelser som gir den anledning til å etterleve krav i helselovgivningen. Det må være utviklet tiltak som sikrer at leder for helsestasjonen følger opp og har oversikt over den faktiske driftsituasjonen og at barna får helseundersøkelser etter nasjonalt program.

6. Oversikt over regelverk

Tilsynet gjennomføres på bakgrunn av myndighetskravene som følger av:

Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1, første og tredje ledd (Kommunens overordnede ansvar for helse- og omsorgstjenester)

Kommunen skal sørge for at personer som oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester.

Kommunens ansvar etter første ledd innebærer plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestenes omfang og innhold er i samsvar med krav fastsatt i lov eller forskrift. Kongen kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om pliktens innhold.

Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2, første og andre ledd (Kommunens ansvar for helse- og omsorgstjenester)

For å oppfylle ansvaret etter § 3-1 skal kommunen blant annet tilby følgende:

1. Helsefremmende og forebyggende tjenester, herunder:

a. helsetjeneste i skoler og

b. helsestasjonstjeneste

2. Svangerskaps- og barselomsorgstjenester

Helse- og omsorgstjenesteloven § 12-5 (Nasjonale faglige retningslinjer, veiledere og kvalitetsindikatorer)

Helsedirektoratet skal utvikle, formidle og vedlikeholde nasjonale faglige retningslinjer og veiledere som understøtter de mål som er satt for helse- og omsorgstjenesten.

Retningslinjer og veiledere skal baseres på kunnskap om god praksis og skal bidra til kontinuerlig forbedring av virksomhet og tjenester.

Helsedirektoratet skal utvikle, formidle og vedlikeholde nasjonale kvalitetsindikatorer som hjelpemiddel for ledelse og kvalitetsforbedring i den kommunale helse- og omsorgstjenesten, og som grunnlag for at pasienter og brukere kan ivareta sine rettigheter. Kvalitetsindikatorene skal gjøres offentlig tilgjengelig.

Pasient- og brukerettighetsloven § 6-1 (Barns rett til helsekontroll)

Barn har rett til nødvendig helsehjelp også i form av helsekontroll i den kommunen barnet bor eller midlertidig oppholder seg, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2.

Foreldrene plikter å medvirke til at barnet deltar i helsekontroll.

Internkontrollforskriften § 4 (Plikt til internkontroll)

Den som er ansvarlig for virksomheten skal sørge for at det innføres og utøves internkontroll i virksomheten og at dette gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter.

Arbeidstakerne skal medvirke ved innføring og utøvelse av internkontroll.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av tilsynet:

• Stikkprøver journalgjennomgang
• Sjølmelding åpningsmøtet
• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte ved helsestasjonstjenesten
• Barnetall for årene 2007-2012
• Risikoanalyse helsetjenester av juli 2010
• Årsrapport 2012
• Oversikt sentrale styringsorganer
• Utviklingen av sykefravær i kommunen
• Årsrapport for arbeidsmiljøutvalget 2012
• HMS system for helsetjenestene

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte inkl. sjølmelding og sluttmøte, og over hvilke personer som gjennomførte stikkprøvene.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Inga Britt Elen Siri	Avdelingsleder helse	X	X	X
Berit Inger Anne E. Buljo	Helsesøster	X	X
Kirsten Karine Hætta	Jordmor		X	X
Sara Kristine Loso	Enhetsleder helse/omsorg		X
Eli Synnøve S Hanssen	Rådgiver stab		X	X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Tom Olav Stavseth, revisjonsleder
Karin Straume fylkeslege
Marit Gansmo ass.fylkeslege

Dato: 19.12.2013

Karin Straume
fylkeslege

Marit Gansmo
ass.fylkeslege

 

Tom Olav Stavseth
revisjonsleder

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013 Helsestasjonstjenester til barn 0-6 år

Søk etter tilsynsrapporter

Søk