Rapport fra tilsyn med Helsestasjonstjenester for barn 0 til 6 år i Vadsø kommune 2013

1. Bakgrunn for tilsynet

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn ved helsestasjonen i Vadsø kommune. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Det gjennomføres tilsyn ved 4 helsestasjoner i Finnmark i 2013.

Rapporten omtaler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet/behov for forbedring

2. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet har vært å undersøke hvorvidt kommunen sørger for at alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år får tilbud om forsvarlige helsekontroller, herunder:

• om helsekontrollene følger program i samsvar med nasjonale retningslinjer og veiledere
• om det er tilstrekkelig med helsepersonell til å kunne tilby faglig forsvarlige helsekontroller
• om helsekontrollene gjennomføres av faglig kompetent personell.

3. Gjennomføring av tilsynet

Tilsynet har vært gjennomført som en kombinasjon av stikkprøvetilsyn og sjølmeldingstilsyn. Stikkprøvene er gjennomført ved at helsestasjonen selv har gått gjennom journaler, og rapportert elektronisk til Fylkesmannen. I etterkant av åpningsmøtet har kommunen fylt ut en egenmelding på elektronisk spørreskjema, inneholdende spørsmål om styring, kompetanse og bemanning.

Tilsynet omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt til kommunen 17.07.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet dokumentunderlag.

Stikkprøver av journaler ble gjennomført av helsestasjonen selv i perioden 23.09.2013 til og med 14.10.2013. Dette omfattet gjennomgang av 124 helsekontroller i 12 journaler for barn født i 2006 og 2011.

Åpningsmøte ble avholdt på Vadsø helsesenter, og utfylling av sjølmelding ble gjort 22.10.2013.

Sluttmøte ble avholdt 25.11.2013 på Vadsø helsesenter.

4. Fakta

Vadsø kommune hadde pr. 01.01.2013 totalt 6163 innbyggere. Det var i alt 48 fødsler i 2012.

Kommunens administrative organisering består av tre hovedenheter, Helse, pleie, rehabilitering og omsorg (HRO), Kultur, utdanning og oppvekst (KUO), og Sentral styring – rådmannsenheten. HRO og KUO ledes av hver sin kommunalsjef.

Under HRO ligger enheter for helse, bofellesskap, omsorgssenter, sykehjem/sykestue, og ambulerende (hjemmebaserte tjenester).

Helsestasjonen er en avdeling under enhet for helse. Helsestasjonen har 10 ansatte inkludert lege, jordmor, merkantilt ansatt og ledende helsesøster. I alt disponerer tjenesten 7,7 årsverk.

På grunnlag av innsendt dokumentasjon, stikkprøver og sjølmelding gjennomført av kommunen, vil Fylkesmannen referere fakta som er funnet:

SAMMENDRAG (124 HELSEKONTROLLER)	Journal 1-6 barn født i 2006	Journal 7-12 barn født i 2011
Antall helsekontroller i anbefalt program 0 – 6 år	14	11*
Gjennomsnittlig antall helsekontroller gjennomført	12,2	8,5
Gjennomføringsgrad – andel helsekontroller gjennomført	87 %	77 %
Av planlagte helsekontroller, hvor mange ble gjennomført innen anbefalt tidspunkt, gjennomsnitt	9,8	8,5
Andel av planlagte helsekontroller som ble gjennomført innen anbefalt tidspunkt	81 %	100 %
Hjemmebesøk, gjennomsnitt pr barn	1,0	0,8
Individuell konsultasjon, gjennomsnitt pr barn	7,5	6,0
Gruppekonsultasjon, gjennomsnitt pr barn	3,3	1,8
Konsultasjon av helsesøster, gjennomsnitt pr barn	10,5	6,8
Konsultasjon av lege, gjennomsnitt pr barn	4,7	3,5
Konsultasjon av fysioterapeut, gjennomsnitt pr barn	1,0	0,7
Konsultasjon av annen, gjennomsnitt pr barn	1,2	0,5
Antall konsultasjoner der det ble påvist oppfølgingsbehov	20	14
Andel av konsultasjonene der det ble påvist oppfølgingsbehov	28 %	27 %

* til og med 17-18 måneders kontroll

• Kommunen har en vedtatt plan for jordmor-, helsestasjons- og skolehelsetjeneste for 2011-2015. Der fremgår det at helsestasjonen har som mål å følge nasjonal veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenester. Tilsynsmyndigheten ser imidlertid at:
  - 4 måneders og 17-18 måneders kontroll gjennomføres kun etter foreldrenes ønske eller ved behov
  - 2 års kontroll gjøres 2-4 måneder etter fylte 2 år
  - 4 års kontroll gjøres 2 måneder etter fylte 4 år
• Øvrige planlagte konsultasjoner gjennomføres som regel på anbefalt tidspunkt
• Lege og fysioterapeut er systematisk inne i kontrollene
• Det ble identifisert oppfølgingsbehov hos 11 av 12 barn etter en eller flere kontroller
• Ledelsen har ikke gjort en risikovurdering ift svikt i helsestasjonstjenesten. Et eksempel på risiko er at 5 av de 6 kartlagte barna født 2011 ikke fikk 10 måneders kontroll pga. ressursmangel.
• Kommunen har planlagt å gjennomføre en risikoanalyse.
• Det er utarbeidet en kompetansehevingsplan for 2014 – 2015
• Helsestasjonen har faste møtestrukturer der de møter enhetsledelse og medisinskfaglig rådgiver.
• Kommunen har vurdert behovet for helsestasjonstjenester basert på bl.a. barnetall, og har tilsatt helsesøstre for å ivareta asylmottak og flyktninger.

5. Funn

Det er ved tilsynet ikke avdekket avvik, det vil si manglende oppfyllelse av lov eller forskrift.

Kommentar:

Fylkesmannen ønsker å ta frem noen av faktaopplysningene som er kommet frem under tilsynet, og knytte noen kommentarer til disse.

Nasjonal veileder til forskrift om Kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr. 450 (IS-I 154), tilsier at det skal gjennomføres 14 helsekontroller i aldersgruppen 0 - 6 år. Kommunen styrer med en viss risiko når man kutter ut helsekontroller ved 4 måneders og 17-18 måneders alder. En praksis som innebærer reduksjon i antall helsekontroller krever særlig årvåkenhet for eventuell negativ utvikling eller sykdom hos barnet i de øvrige kontrollene.

Barn utvikler seg og modnes i ulikt tempo, og noen ganger tilsynelatende mer i trinn enn langs en jevn kurve. Likevel er det milepæler i utviklingen som man etter mange år med registrering vet nokså nøyaktig når et barn skal nå. Ved planmessig å forskyve kontroller til et senere tidspunkt kan man risikere at barna oppnår et bedre resultat enn det som er utgangspunktet for undersøkelsen. En slik praksis betyr at man må følge opp avvik raskere enn det som er anbefalt i faglige veiledere.

Videre har tilsynsmyndigheten merket seg at Vadsø kommune har planlagt å gjennomføre en risikoanalyse av helsestasjonstjenestene. Kommunens ledelse skal i samsvar med internkontrollforskriftens krav til risikovurderinger gjennomgå kritiske trinn i helsestasjonens virksomhet, både i forhold til driften og den enkelte familie. Helsestasjonen fant gjennom stikkprøver av journaler at ressursmangel har medført redusert tilbud om helsekontroller.

Fylkesmannen legger til grunn at de overnevnte tema blir vurdert når kommunen gjør den planlagte risikoanalysen.

6. Oversikt over regelverk

Tilsynet gjennomføres på bakgrunn av myndighetskravene som følger av:

Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1, første og tredje ledd (Kommunens overordnede ansvar for helse- og omsorgstjenester)

       Kommunen skal sørge for at personer som oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester.

       Kommunens ansvar etter første ledd innebærer plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestenes omfang og innhold er i samsvar med krav fastsatt i lov eller forskrift. Kongen kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om pliktens innhold.

Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2, første og andre ledd (Kommunens ansvar for helse- og omsorgstjenester)

For å oppfylle ansvaret etter § 3-1 skal kommunen blant annet tilby følgende:

1. 1. Helsefremmende og forebyggende tjenester, herunder:
   a. helsetjeneste i skoler og
   b. helsestasjonstjeneste
2. 2. Svangerskaps- og barselomsorgstjenester

Helse- og omsorgstjenesteloven § 12-5 (Nasjonale faglige retningslinjer, veiledere og kvalitetsindikatorer)

       Helsedirektoratet skal utvikle, formidle og vedlikeholde nasjonale faglige retningslinjer og veiledere som understøtter de mål som er satt for helse- og omsorgstjenesten. Retningslinjer og veiledere skal baseres på kunnskap om god praksis og skal bidra til kontinuerlig forbedring av virksomhet og tjenester.

        Helsedirektoratet skal utvikle, formidle og vedlikeholde nasjonale kvalitetsindikatorer som hjelpemiddel for ledelse og kvalitetsforbedring i den kommunale helse- og omsorgstjenesten, og som grunnlag for at pasienter og brukere kan ivareta sine rettigheter. Kvalitetsindikatorene skal gjøres offentlig tilgjengelig.

Pasient- og brukerettighetsloven § 6-1 (Barns rett til helsekontroll)

       Barn har rett til nødvendig helsehjelp også i form av helsekontroll i den kommunen barnet bor eller midlertidig oppholder seg, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2.

        Foreldrene plikter å medvirke til at barnet deltar i helsekontroll.

Internkontrollforskriften § 4 (Plikt til internkontroll)

       Den som er ansvarlig for virksomheten skal sørge for at det innføres og utøves internkontroll i virksomheten og at dette gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter.

       Arbeidstakerne skal medvirke ved innføring og utøvelse av internkontroll.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av tilsynet:

• Stikkprøver journalgjennomgang
• Sjølmelding åpningsmøtet
• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte ved helsestasjonstjenesten
• Barnetall for årene 2007-2012
• Plan for jordmor-, helsestasjons- og skolehelsetjenesten 2011-2015

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte inkl. sjølmelding og sluttmøte, og over hvilke personer som gjennomførte stikkprøvene.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Stikkprøver	Åpningsmøte og sjølmelding	Sluttmøte
Astrid Stormo	Ledende helsesøster	X	X	X
Ellen Brevig	Helsesøster		X	X
Outi Gunnari	Jordmor		X	X
Ellen C. Steen	Lege		X	X
Anita Hermansen	Helsesøster		X	X
Rigmor G Brevik	Helsesøster	X	X	X
Fiona Thorvaldsen	Kommunalsjef		X	X
Vivian Wara	Nestleder helse		X	X
Kari Mette Foslund	Enhetsleder helse		X	X
Vigdis Harila	Helsesøster			X
Marit Noren	Helsesøster			X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Tom Olav Stavseth, revisjonsleder
Karin Straume, fylkeslege
Irja Mone Urdal, seksjonsleder

Dato: 19.12.2013

Karin Straume
fylkeslege

Irja Mone Urdal
seksjonsleder

 

Tom Olav Stavseth
revisjonsleder

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013 Helsestasjonstjenester til barn 0-6 år

Søk etter tilsynsrapporter

Søk