Helsetilsynet

Fylkesmannen i Hedmark

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Kommunens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Område 1: Tildeling av avlastningstjenester
  • Område 2: Tildeling av støttekontakttjenester
  • Område 3: Avlastere og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter

Det ble gitt ett avvik og en merknad under tilsynet:

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke forsvarlig saksbehandling ved tildeling og fornyelse av vedtak om støttekontakt og avlastning.

Merknad 1:

Løten kommune bør med fordel bedre den systematiske opplæringen av avlastere og støttekontakter. Kommunen har også et forbedringspotensiale i forhold til egen kompetanse i saksbehandling.

Dato: 25.04.07

Nils Christian Faaberg
revisjonsleder
Marianne Cae
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Løten kommune i perioden 29.01.07 – 25.05.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Pr 01.01.06 var det 7 290 innbyggere i Løten kommune. Kommunens innbyggertall har vært svakt økende siste 10 årene. Andel barn og unge 0-17 år: 22,8 % (landet: 23,6 %). Andel eldre over 80 år: 5,4 % (landet: 4,6 %). Andel innbyggere med vestlig innvandrerbakgrunn: 1,1 % (landet: 2,2 %). Andel innbyggere med ikke-vestlig innvandrerbakgrunn: 1,7 % (landet: 5,4 %).

Kommunen er organisert i 9 forskjellige virksomhetsområder der leder av den enkelte virksomhet er direkte underlagt rådmannen. Avdeling for rehabilitering ligger under virksomheten Helse- rehabilitering og omsorg (HRO), og har ansvar for tildeling av støttekontakter og avlastning til personer over 18 år. Avlastning for eldre tildeles ved sykehjemsavdelingen. Støttekontakt og avlastning til personer under 18 år er plassert i virksomhet for Barn, ungdom og familie. I hver av de to aktuelle virksomhetene er det for tiden en halv stilling som ivaretar tildeling og oppfølging av disse tjenestene. I BUF skal saksbehandlingskapasiteten økes med en halv stilling.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29.01.07. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 11.04.07

Intervjuer

10 ansatte ble intervjuet. Det ble i tillegg gjennomført telefonintervju av en støttekontakt og en avlaster.

Sluttmøte ble avholdt 12.04.07.

4. Hva tilsynet omfattet

Område 1: Tildeling av avlastningstjenester

Det ble her sett på om kommunen gir relevant informasjon til søkerne, om tildeling av avlastning skjer uavhengig av diagnose og alder og saksbehandlernes kompetanse. Relevant utredning av alle søkere, individuell vurdering i den enkelte sak og om det kreves vederlag/egenbetaling ble klarlagt. Videre ble det undersøkt om avlastning iverksettes snarest mulig og om midlertidige og alternative tiltak iverksettes i tilfeller der det ikke var mulig å gi avlastning straks.

Område 2: Tildeling av støttekontakttjenester

Også her ble det sett på om kommunen gir relevant informasjon til søkerne og om tildeling av støttekontakt skjer uavhengig av diagnose og alder. Relevant utredning av alle søkere og individuell vurdering i den enkelte sak ble klarlagt. Videre ble det undersøkt om støttekontakt iverksettes snarest mulig og om midlertidige og alternative tiltak iverksettes i tilfeller der det ikke var mulig å gi støttekontakt straks.

Område 3: Avlastere og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter

Under dette området ble kommunens vurdering av krav til støttekontakter og avlastere undersøkt. Det ble klarlagt hvorvidt det gis nødvendig opplæring og veiledning både før de starter, og underveis. Til slutt ble det sett på evaluering av tjenesten og om mottakeren og støttekontakt/avlaster blir trukket med i evalueringen.

5. Funn

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke forsvarlig saksbehandling ved tildeling og fornyelse av vedtak om støttekontakt og avlastning.

Avviket bygger på:

  • I enkelte tilfeller er det ikke fattet nytt vedtak selv om tidligere innvilget støttekontakt- og avlastningstjenester fortsetter.
  • Opplysninger om omfanget av tjenesten det er søkt om mangler i svært mange saker. I de fleste sakene mangler det søknader og eventuelle muntlige søknader er ikke nedfelt skriftlig. Som følge av dette fremgår det ikke om søknaden er innvilget fullt ut.
  • Søknader behandles ikke alltid innen rimelig tid
  • Avlastnings- og støttekontakttjenester iverksettes ikke alltid innen rimelig tid.
  • Skriftlige rutiner (fra 2001 i kvalitetsstyringsprogrammet) er ikke kjent blant involverte ansatte. Saksbehandlere opplyser at det ikke finnes skriftlige prosedyrer for behandling av støttekontakt- og avlastningssøknader.
  • Det er i liten grad dokumentert at løpende tjenester evalueres. Det gjelder både der det er oppgitt revurderingsdato, eller der det i vedtaket er opplyst at tjenesten skal evalueres fortløpende. Kommunen har ikke faste prosedyrer for evaluering av tjenestene.
  • Det gis ikke rutinemessig varsel på forhånd når vedtak skal fornyes.

Avvik fra følgende lovkrav:

  • Sosialtjenesteloven § 4-3 og § 4-2 bokstav b og c, jf § 8-1 og § 8-4.
  • Forvaltningsloven § 17 om utredningsplikt.
  • Forvaltningsloven § 11 a om saksbehandlingstid.
  • Forvaltningsloven § 11 bokstav d, andre ledd (om nedtegnelse av muntlig informasjon)
  • Forvaltningsloven § 16 om forhåndsvarsel.
  • Internkontrollforskriften § 4.

Kommentar
Ovennevnte forhold viser at det er gjennomgående mangler ved kommunens saksbehandling, noe som igjen medfører redusert rettsikkerhet for tjenestemottakerne. Det følger av forvaltningslovens system at det alltid skal foreligge et vedtak når det gis tjenester. Det må undersøkes hva tjenestemottakerne faktisk ønsker og har behov for av tjenester, også der vedtak skal fornyes. Dette er vesentlig for å ivareta retten til å klage. Uklare og til dels ulike rutiner øker faren for svikt i tjenestene. Det går tydelig frem av internkontrollforskriften at kommunen må ha systemer som sikrer forsvarlig tildeling og oppfølging av tjenestene.

Merknad 1

Løten kommune bør med fordel bedre den systematiske opplæringen av avlastere og støttekontakter. Kommunen har også et forbedringspotensiale i forhold til egen kompetanse i saksbehandling.

Merknaden bygger på:

  • Program for opplæring av støttekontakter og avlastere blir i liten grad brukt.
  • Flere ansatte gir utrykk for at oppfølging av avlastere og støttekontakter ikke er tilstrekkelig. Ved tidspress blir dette området nedprioritert.
  • Gjennomgang av saksmapper viser flere mangler ved saksbehandlingen.

Kommentar:
For at støttekontakter og avlastere skal kunne utføre sine oppgaver på en forsvarlig måte, er de avhengig av riktig og tilstrekkelig opplæring. Dette gjelder både generelt om det å være støttekontakt eller avlaster, og spesielt i forhold til den aktuelle tjenestemottaker de arbeider med. Det gjelder videre både før de starter opp, og underveis i arbeidet.

6. Kommunens styringssystem

Løten kommune gir støttekontakt og avlastning fra to virksomheter, HRO og BUF. Innad i HRO er tildelinger fordelt mellom konsulent for funksjonshemmede, oversykepleier og psykiatrikoordinator. I 2001 og 2002 ble det utarbeidet et kvalitetsstyringsprogram for helse- og sosialtjenesten. Etter det fylkesmannen kan se er dette programmet lite i bruk i dag, uten at det er formelt opphørt å gjelde. Flere prosedyrer har i praksis endret seg uten at det er bevisst styrt, og på flere områder avviker praksis fra tidligere innførte prosedyrer. Dette gir fare for svikt og uklarheter i hvordan tjenestene skal tildeles og styres. Slike forhold kan også gjøre det vanskeligere å korrigere svake sider ved egen virksomhet.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester
  • Forskrift I-1/93 til sosialtjenesteloven
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningen
  • Forskrift av 23.12.2004 om individuell plan
  • Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonsoversikt.
  • Beskrivelse av ansvarsfordeling i HRO og BUF
  • 10 enkeltvedtak vedrørende avlastning støttekontakt
  • Delegasjonsreglement
  • Søknads- og kartleggingsskjema
  • Informasjonsprogram for støttekontakter og avlastere
  • Informasjon om satser og egenbetaling

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 10 saksmapper vedrørende avlastning
  • 10 saksmapper vedrørende støttekontakt
  • Opplæringsplan
  • Kvalitetsstyringsprogram helse og sosial.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 29.01.07.
  • Oversendelsesbrev med orientering om kommunens organisering og tjenestevirksomhet fra henholdsvis hjemmetjenesten og helse datert 09.03.07.
  • Diverse e-post og telefonkontakt

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Gaute Arneson

Rådmann

X

X

X

Toril Hafslund Fossum

Virksomhetsleder

X

X

X

Inger Ruud Veflingsstad

Avdelingsleder

X

X

X

Berit Dave Amundsen

Konsulent for funksjonshemmede

X

X

X

Erna Østberg

Fung. koordinator psykiatri

X

X

X

Tore Verne

Rådgiver

X

X

X

Hanna Berget

Oversykepleier

X

X

X

Ragnhild E. Grøholdt

Konsulent for funksjonshemmede

X

X

X

Gunn Toril Larsen

Avdelingsleder

X

X

Odd A. Jakobsen

Virksomhetsleder

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Marianne Cae, rådgiver Lars Erik Kvaale og rådgiver Nils Chr. Faaberg, sistnevnte som revisjonsleder.