Helsetilsynet

Fylkesmannen i Hedmark

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Kommunens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Område 1: Tildeling av avlastningstjenester
  • Område 2: Tildeling av støttekontakttjenester
  • Område 3: Avlastere og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter

Det ble gitt to avvik under tilsynet:

Avvik 1:


Kommunen sikrer ikke at avlastning for eldre er en tilgjengelig tjeneste.

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke forsvarlig saksbehandling ved tildeling og fornyelse av vedtak om støttekontakt.

Dato: 17.04.07

Nils Christian Faaberg
revisjonsleder
Ellen Trosvik
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Os kommune i perioden 25.01.07 – 17.04.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ca halvparten av kommunens 2075 (pr 01.01.06) innbyggere bor i Os sentrum, ca 600 m over havet. 63 % av kommunens areal er fjell. Kommunens innbyggertall har vært svakt synkende de siste årene. Andel barn og unge 0-17 år: 24,5 % (landet: 23,6 %). Andel eldre over 80 år: 5,9 % (landet: 4,6 %). Andel innbyggere med vestlig innvandrerbakgrunn: 1,8 % (landet: 2,2 %). Andel innbyggere med ikke-vestlig innvandrerbakgrunn: 4,8 % (landet: 5,4 %).

Kommunen er organisert i 8 forskjellige virksomheter der virksomhetslederne er direkte underlagt rådmannen. Virksomhet for hjemmetjenester har hovedansvaret for avlastning og støttekontakter, deriblant Rytrøa avlastningsbolig. Pt. har kommunen ikke ren privat avlastning (avlastning i avlasters hjem). Virksomhet institusjon har ansvaret for avlastning til eldre og virksomhet helse har ansvaret for støttekontakter til psykisk syke.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25.01.07. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 08.03.07

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Det ble gitt en omvisning på Rytrøa avlastningsbolig

Sluttmøte ble avholdt 09.03.07.

4. Hva tilsynet omfattet

Område 1: Tildeling av avlastningstjenester

Det ble her sett på om kommunen gir relevant informasjon til søkerne, om tildeling av avlastning skjer uavhengig av diagnose og alder og saksbehandlernes kompetanse. Relevant utredning av alle søkere, individuell vurdering i den enkelte sak og om det kreves vederlag/egenbetaling ble klarlagt. Videre ble det undersøkt om avlastning iverksettes snarest mulig og om midlertidige og alternative tiltak iverksettes i tilfeller der det ikke var mulig å gi avlastning straks.

Område 2: Tildeling av støttekontakttjenester

Også her ble det sett på om kommunen gir relevant informasjon til søkerne og om tildeling av støttekontakt skjer uavhengig av diagnose og alder. Relevant utredning av alle søkere og individuell vurdering i den enkelte sak ble klarlagt. Videre ble det undersøkt om støttekontakt iverksettes snarest mulig og om midlertidige og alternative tiltak iverksettes i tilfeller der det ikke var mulig å gi støttekontakt straks.

Område 3: Avlastere og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter

Under dette området ble kommunens vurdering av krav til støttekontakter og avlastere undersøkt. Det ble klarlagt hvorvidt det gis nødvendig opplæring og veiledning før de starter, om opplæringene er både generelt og spesiell om den personen de er støttekontakt/avlaster for og om de får oppfølging (opplæring og veiledning) underveis. Til slutt ble det sett på evaluering av tjenesten og om mottakeren og støttekontakt/avlaster blir trukket med på det.

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke at avlastning for eldre er en tilgjengelig tjeneste.

Avviket bygger på:

  • På kommunens hjemmeside er det kun opplyst om mulighet for avlastning til barn og funksjonshemmede.
  • På kommunens søknadsskjema for omsorgstjenester fremgår det ikke at det er mulig å søke om avlastning på sykehjemmet.
  • Under intervju kom det frem at i løpet av de siste ti årene bare fattet ett vedtak om avlastning for eldre.
  • Stikkprøve viser innvilgelse av kortidsopphold der det fremgår av vedtaket at primærbehovet var avlastning.
  • Kommunen har ikke prosedyrer som sikrer at avlastning for eldre vurderes i det enkelte tilfelle der det kan være aktuelt. 

Avvik fra følgende lovkrav:

  • Sosialtjenesteloven § 4-3 og § 4-2 bokstav b om retten til avlastning
  • Internkontrollforskriften § 4.

Kommentar:
Retten til avlastning er ikke begrenset til enkelte aldersgrupper eller diagnoser, men skal være en tilgjengelig tjeneste for alle som oppfyller vilkårene for å få avlastning. Mangelfull informasjon og tidligere praksis kan skape inntrykk av at Os kommune ikke har tilbud om avlastning til personer som gir omsorg til eldre.

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke forsvarlig saksbehandling ved tildeling og fornyelse av vedtak om støttekontakt.

  • I hjemmetjenestens saksmapper til tjenestemottakerne er det lite dokumentert at det er foretatt evaluering av tjenesten.
  • Det gis ikke forhåndsvarsel ved fornyelse av vedtak.
  • Ved fornyelse av vedtak går det ikke frem hva som er tjenestemottakerens individuelle behov og hva formålet med fortsatt støttekontakt er.
  • I psykiatritjenesten blir ikke ønsker fra tjenestemottakerne om støttekontakt nedtegnet som søknad.
  • I psykiatritjenesten blir ikke vedtak om støttekontakt fattet før støttekontakt er funnet.
  • Det er ikke faste prosedyrer som beskriver saksbehandling i psykiatritjenesten, og for hjemmetjenesten omfatter prosedyrene kun deler av saksbehandlingen.

Avvik fra følgende lovkrav:

  • Sosialtjenesteloven § 4-3 og § 4-2 bokstav c, jf § 8-1 og § 8-4.
  • Forvaltningsloven § 11 a om saksbehandlingstid
  • Forvaltningsloven § 16 om forhåndsvarsel
  • Internkontrollforskriften § 4.

Kommentar:
I hjemmetjenesten ble det avdekket mangler ved evaluering av tjenesten, og i psykiatri-tjenesten ble det avdekket mangler ved selve tildelingen av tjenesten. Forvaltningsloven stiller tydelige krav til saksbehandlingen både ved tildeling og ved forlengelse av vedtak.

Det ble ikke gitt noen merknader under tilsynet.

6. Kommunens styringssystem

Os kommune omorganiserte sine tjenester for 2-3 år siden. Flere ansatte fikk andre titler og oppgaver ble omfordelt. Kommunens skriftlige internkontroll er ikke oppdatert i forhold til titler, hvem som har hvilket ansvar og navn på avdelinger. Som det går frem ovenfor, er prosedyrer for saksbehandling mangelfulle. Det er imidlertid god praksis på å rapportere om og tilpasse tjenestene til tjenestemottakernes behov.

7. Regelverk

    LI>Lov om sosiale tjenester
  • Forskrift I-1/93 til sosialtjenesteloven
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningen
  • Forskrift av 23.12.2004 om individuell plan
  • Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Rutinebeskrivelse for medisinhåndtering, kartlegging, søknads- og klageskjema med mer.
  • 4 enkeltvedtak vedrørende avlastning og 8 enkeltvedtak vedrørende
  • Delegasjonsreglement
  • Stillingsbeskrivelser
  • Bemanningsoversikt Verjåtunet (sykehjem)
  • Bemanningsoversikt Rytrøa (avlastningsbolig)

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Internkontrollperm for omsorgstjenesten
  • 3 saksmapper vedrørende kortidsopphold og avlastning i institusjon
  • 3 saksmapper vedrørende avlastning
  • 8 saksmapper vedrørende støttekontakt
  • Innsyn i utvalgte saker i Gerica

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 25.01.07.
  • Oversendelsesbrev med orientering om kommunens organisering og tjenestevirksomhet fra henholdsvis hjemmetjenesten og helse datert 08.02.07.
  • Diverse e-post og telefonkontakt

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Terje Kristoffersen

Varaordfører

X

X

Jon Ola Kroken

Rådmann

X

X

X

Synnøve Narjord

Virksomhetsleder institusjon

X

X

X

Vigdis Øvergård

Virksomhetsleder hjemmetj.

X

X

X

Maja Strømskag

Fagkonsulent hjemmetjeneste

X

X

X

Rita Strand

Psykiatrisk sykepleier

X

X

X

Liv Narjord

Tillitsvalgt, hjelpepleier

X

X

Gunhild Narjord

Hovedtillitsvalgt, sykepleier

X

X

Eli Anne Harjo

Fagansvarlig vernepleier

X

X

X

Kari Kvernberget

Tillitsvalgt

X

X

Oddbjørg Johaug

Omsorgsarbeider Rytrøa

X

Einar Bogstad

Støttekontakt

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seksjonssjef Ellen Trosvik, rådgiver Lars Erik Kvaale og rådgiver Nils Chr. Faaberg, sistnevnte som revisjonsleder.