Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet kommunens styring og kontroll med at personer som har alvorlig psykisk sykdom får individuelt tilrettelagte, samordnet og forsvarlige tjenester og at tjenestemottakerne får medvirke. Revisjonen omfattet alle faser i tjenesteytelsen fra planlegging og tildeling til iverksetting, gjennomføring og evaluering av tildelte sosial- og helsetjenester.

Ved tilsynet ble det avdekket følgende avvik:

  • Kommunen sikrer ikke forsvarlig utredning og planlegging av tjenestebehov i samarbeid med tjenestemottaker.
  • Kommunen har ikke i tilstrekkelig grad sikret et helhetlig og samordnet tjenestetilbud til voksne med psykiske lidelser.
  • Kommunen sikrer ikke i tilstrekkelig grad at det utarbeides individuell plan til voksne med psykiske lidelser som har behov for langvarige og koordinerte tjenester.

Ved tilsynet ble det gitt følgende merknad:

  • Kommunen bør i større grad tilrettelegge for individuelt tilpassede tjenester.

Dato: 13.08.07

Elisabeth Viken
revisjonsleder
Elisabeth Pettersson
revisor

 

 

Nils Chr. Faaberg
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Våler kommune i perioden 14.03.07 – 13.08.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Revisjonen inngår også som en del av landsomfattende tilsyn som utføres på oppdrag fra Statens helsetilsyn i 2007.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6, jf kommuneloven § 60b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Våler kommune hadde 3906 innbyggere pr. 1.1.2006 og har gjennom flere år hatt en nedgang i folketallet på grunn av større fraflytting enn tilflytting. Alderssammensetningen viser at ungdom og arbeidssøkere må flytte ut for å skaffe seg utdanning og arbeid. Kommunen har hatt ubalanse i sin økonomi over mange år, og har opparbeidet seg et akkumulert underskudd som det krever store utfordringer å få tilpasset inntektsnivået.

Kommunen har organisert sine tjenester til voksne med psykiske lidelser under helsetjenesten og et eget Psykiatrisk team. Psykiatrisk team har det overordnede ansvaret for tjenester til voksne med psykiske lidelser og skal være en koordinerende enhet ved kontakt med andre samarbeidspartnere. Dette arbeidet er styrket gjennom Opptrappingsplanen for psykisk helse. På disse midlene er det også opprettet en stilling som rus/tiltakskonsulent for å ivareta særlig ressurskrevende tjenestemottakere med blant annet dobbeltdiagnosen rus og psykiatri. Denne konsulenten er ansatt i sosialtjenesten. Sosial- og helsetjenester i hjemmet er organisert under pleie- og omsorgstjenesten.

Kommunen har 3 privatpraktiserende fastleger. Det er ikke tilsatt kommunelege, men kommunen har inngått et interkommunalt samarbeid for å ivareta sine forpliktelser innen miljørettet helsevern. Kommunen har 4 privatpraktiserende fysioterapeuter med driftstilskudd. Videre er det inngått et interkommunalt samarbeid om legevakttjeneste.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.mars 2007. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel 8 Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 19. april 2007.

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittel 8 Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 20. april 2007.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var kommunens planlegging og gjennomføring av tiltak som sikrer at personer med alvorlig psykisk sykdom får forsvarlige tjenester. Tilsynet omfatter store deler av de kommunale sosial- og helsetjenestene. De aktuelle problemstillingene er satt opp langs en tidslinje med tre faser. Kommunens oppgaver innenfor hver av disse har sammenheng med og kan påvirke de andre:

  • Oppstartsfasen: tilgjengelighet til tjenester, håndtering av nye søknader og/eller spørsmål om tjenester, kartlegging av behov, planlegging og avgjørelser om tjenester
  • Iverksettingsfasen: praktisk gjennomføring av beslutninger og vedtak
  • Oppfølgingsfasen: oppfølging av tjenestemottakerne, revurdering av behov og eventuell justering av tjenester

Under hver fase er det også undersøkt om at kommunen oppfyller krav i sosial- og helselovgivningen om:

  • Brukermedvirkning
  • Samordning mellom de ulike tjenestene
  • Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
  • Forsvarlig tjenesteyting

5. Funn

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke forsvarlig utredning og planlegging av tjenestebehov i samarbeid med tjenestemottaker.

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

  • Forvaltningsloven § 17, sosialtjenesteloven §§ 8-1 og 8-4, kommunehelsetjenesteloven § 2-1, pasientrettighetsloven § 3-1, helsepersonelloven §§ 39 og 40.
  • Forskrift om habilitering og rehabilitering §§ 5, 8 og 10.
  • Kvalitetsforskriften § 3.
  • Journalforskriften § 8.

Avviket er basert på følgende revisjonsbevis:

  • Ved gjennomgang av journaler fremkommer det i liten grad dokumentasjon på hva som er tjenestemottakernes behov for tjenester og hva de har søkt om.
  • Under utredning og planlegging av tjenestetilbudet for den enkelte innhentes ikke dokumentasjon fra samarbeidende instanser for å belyse sakene tilstrekkelig, eks. fastlege, hjemmetjeneste, sosialtjeneste, spesialisthelsetjeneste, Nav, tidligere bostedskommune mv.
  • Journalene som ble gjennomgått inneholdt ikke tilstrekkelige opplysninger til å få et helhetlig bilde av kommunens tjenestetilbud for den enkelte.
  • Det foretas en standardisert kartlegging av henvendelsene med bruk av IPLOS funksjonsvariabler. Det er svært sparsomme opplysninger om arbeidslivstilknytning, vurdering av arbeidsevne, boligsituasjon og fritidsaktiviteter i rapport fra vurderingsbesøk og senere journalnotater.
  • Utarbeidede prosedyrer for utredning, tildeling og evaluering av tjenester er utarbeidet, men er lite kjent blant ansatte.

Avvik 2

Kommunen har ikke i tilstrekkelig grad sikret et helhetlig og samordnet tjenestetilbud til voksne med psykiske lidelser.

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

  • Kommunehelsetjenesteloven § 1-3a, sosialtjenesteloven §§ 2-1,
  • helsepersonelloven § 4, 2 ledd.
  • Kvalitetsforskriften § 3.
  • Forskrift om habilitering og rehabilitering §§ 7 og 8.
  • Forskrift om internkontroll § 4 bokstav a og d.

Avviket er basert på følgende revisjonsbevis:

  • Det er ikke utarbeidet rutiner for, eller etablert et samarbeid mellom de ulike tjenesteytende instanser i kommunen på verken individ eller systemnivå.
  • Det er ulike oppfatninger om hvilken oppgavefordeling som gjelder mellom de enkelte tjenesteytende instanser.
  • Koordinerende team for rehabilitering er ikke i funksjon slik det fremkommer av kommunens rehabiliteringsplan.
  • Sentrale dokumenter som vedtak, møtereferat fra ansvarsgruppemøter mv. fra samarbeidende instanser finnes i liten grad i den enkeltes journal.
  • Det er ikke utarbeidet skriftlige rutiner for håndtering av kriser og akutte henvendelser utenom kontortid.
  • Det ytes tjenester om praktisk bistand etter sosialtjenesteloven uten at det fattes nødvendige vedtak.

Avvik 3

Kommunen sikrer ikke i tilstrekkelig grad at det utarbeides individuell plan til voksne med psykiske lidelser som har behov for langvarige og koordinerte tjenester.

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

  • Kommunehelsetjenesteloven § 6-2a, sosialtjenesteloven § 4-3a.
  • Forskrift om individuell plan.

Avviket er basert på følgende revisjonsbevis:

  • Det fremkommer under intervjuer at ikke alle voksne med psykiske lidelser som har behov for individuell plan blir spurt om dette eller informert om retten til individuell plan.
  • Det fremkommer ikke av journalene på tjenestemottakere som fyller vilkårene, men ikke har individuell plan, om det er informert eller gitt tilbud om utarbeidelse av individuell plan fra kommunens side.
  • Utarbeidete og/eller påbegynte individuelle planer tilfredsstiller i liten grad kravene til innhold som følger av forskriften.

Merknad 1

Kommunen bør i større grad tilrettelegge for individuelt tilpassede tjenester.

Merknaden er basert på opplysninger om at tjenestetilbudet til voksne med psykiske lidelser i hovedsak skjer på dagtid. Vedtak om tjenester og tiltak gjelder i det vesentlige støttesamtaler og/eller støttekontakt uten nærmere presisering av innhold og formål med tjenesten. Det etterlyses større fokus på å tilrettelegge tjenestetilbudet slik at de har som formål og bidrar til å øke tjenestemottakernes mestringsevne og mulighet til å styre sitt eget liv.

6. Virksomhetens styringssystem

Ved gjennomgang av dokumenter, og ved intervjuene, kom det frem at kommunens internkontrollsystem ikke var implementert godt nok i virksomheten, jf krav i lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3, sosialtjenesteloven § 2-1 annet ledd og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten. Det fremkom videre at det ikke var utarbeidet et styringssystem for å sikre at voksne med psykiske lidelser gis et helhetlig, samordnet og fleksibelt tjenestetilbud, jf kvalitetsforskriften § 3. Det er nær sammenheng mellom disse forskriftene og de skal medvirke til at tjenester etter sosial- og helselovgivningen blir ivaretatt på en kvalitetsmessig god måte. Kvalitetsforskriften retter i hovedsak søkelyset mot tjenestemottakerne, mens internkontrollforskriften har fokus på kommunens styringssystemer. Dette er pålagte styringsverktøy – et hjelpemiddel for styring og utvikling av den daglige drift og for å oppnå kvalitetsforbedring.

Et meget viktig område er systematisk analyse av risiko for svikt ved ulike områder av virksomheten. Formålet med analysen er å skaffe oversikt over områder av virksomheten der det er nødvendig med tiltak for å redusere faren for svikt. Ved risiko for svikt er det nødvendig å utarbeide og iverksette prosedyrer på området. Tilsynet viste at det ikke var utarbeidet et avvikssystem som registrerte svikt i tjenesteytingen. Kommunens styringssystem fanger ikke alltid opp avvik slik at de erfaringer som foreligger kan brukes til å forbedre virksomheten.

Et annet viktig område er å etablere gode skriftlige rapporteringsrutiner på flere deler av virksomheten enn økonomi. Slik rapportering anses som nødvendig for å få tilstrekkelig oversikt over hvorvidt virksomheten overholder sine faglige forpliktelser og ansvar utover den uformelle muntlige kontakten som skjer mellom enkelte av de ansatte.

Det forelå heller ikke en systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring.

7. Regelverk

  • Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten.
  • Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv.
  • Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene.
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter.
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker.
  • Forskrift av 23. desember 2004 nr. 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven.
  • Forskrift av 28. juni 2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering.
  • Forskrift av 27. juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten.
  • Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal.
  • Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
  • Forskrift av 23. november 1983 nr. 1779 om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Plan for helsestasjons- og skolehelsetjenesten 2005-2010.
  • Psykiatriplan – ikke endelig vedtatt.
  • Rehabiliteringsplan 2006.
  • SLT-handlingsplan 2005-2010.
  • Organisasjonskart for Våler kommune.
  • Organisasjonskart for helse- og sosialtjenesten.
  • Serviceerklæring for psykiatritjenesten i Våler kommune.
  • Årsrapport for Psykiatrisk team 2006.
  • Stillingsbeskrivelser for ansatte i Psykiatrisk team.
  • Personelloversikt Psykiatrisk team og hjemmetjenesten.
  • Retningslinjer for introduksjon av nyansatte.
  • Prosedyre for individuell plan.
  • Rutine for avviksbehandling.
  • Avtale om medisinutlevering/disponering.
  • Brukerundersøkelse Psykiatrisk team 2006.
  • Rapport for 2006 – Opptrappingsplanen for psykisk helse.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Prosedyre for innkommet søknad på tjeneste.
  • Prosedyre for vurderingsbesøk.
  • Prosedyre for behandlingsmøter.
  • Prosedyre for vedtak.
  • Prosedyre for forlengelse/opphør/omgjøring av vedtak.
  • Prosedyre for innkommet klage på vedtak.
  • 5 journaler på voksne med psykiske lidelser som sist fikk utarbeidet individuell plan.
  • Journal/dokumentasjon på de 3 siste voksne med psykiske lidelser som har henvendt seg til kommunen.
  • Journal på 2 voksne med dobbeltdiagnose rus/psykiatri.
  • Journal på 3 voksne med psykisk lidelse som har mottatt tjenester fra kommunen, men som ikke har individuell plan.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Nils Erik Kleven

Rådmann

X

X

X

Eli Lundeby Krekvik

Avd.leder Psykiatrisk team

X

X

X

Nina Bentsen

Sosionom Psykiatrisk team

X

X

X

Astrid Strømberg

Avd.leder Hjemmetjenesten

X

X

X

Else Jacobsen

Sykepleier Hjemmetjenesten

X

X

X

Marianne Gjerdrum

Virksomhetsleder sosial

X

X

Kirsten Tannåneset

Kvalitetsrådgiver helse

X

X

X

Torunn Syversen

Virksomhetsleder hjemmetjenesten

X

X

X

Hans Hosen

Virksomhetsleder helse

X

X

Klaus Bakke

Fastlege

X

Sheena Paxton

Fysioterapeut

X

Kjell Konterud

Ordfører

X

Eva Olastuen

Leder Oppvekst og omsorgsutvalget

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Sosionom/rådgiver Nils Chr. Faaberg, psykolog/seniorrådgiver Elisabeth Pettersson og jurist/seniorrådgiver Elisabeth Viken med sistnevnte som revisjonsleder.