Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark gjennomførte i perioden 4.2.2008 – 3.6.2008 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Kongsvinger kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Det ble avdekket 4 avvik under tilsynet.

Avvik 1:

Kongsvinger kommune har ikke et system som i tilstrekkelig grad sikrer at utsatte barn blir fanget opp.

Avvik 2:

Kongsvinger kommune har ikke et system som sikrer at tjenestene ved behov informerer hverandre og samarbeider om gjennomføring av tjenester og tiltak.

Avvik 3:

Kommunen har ikke kjente rutiner som sikrer at ettervern i saker med etablerte hjelpetiltak i barnevernet planlegges i god tid før barnet blir 18 år.

Avvik 4:

Det er ikke avklart hvem som er barnevernleder i kommunen.

Dato: 23.6.2008

Ellen Catherine Trosvik
revisjonsleder
Ida Kjerschow Harstad
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 4.2.2008 – 23.6.2008 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnede tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Per 1.1.2008 var det 17361 innbyggere i Kongsvinger kommune, og de siste par årene har folketilveksten økt. Antall barn og unge i kommunen ligger på 20,8 %. Av disse har 2,2 % barnevernstiltak. Andelen sosialhjelpsmottakere i kommunen er omtrent på linje med resten av fylket, mens arbeidsledigheten er en del høyere. Legedekningen i Kongsvinger er lavere en for landsgjennomsnittet. Kommunen har kun kommunelege i 20 % stilling.

Kongsvinger kommune har over tid hatt akkumulert underskudd og vært i ROBEK. De har imidlertid som mål å få betalt siste del av underskuddet i 2008.

I forhold til kommunale tjenester til utsatte barn og unge er disse organisert under en kommunalavdeling for velferd som ledes av en kommunalsjef. Enhet for helse og for sosial har hver sin enhetsleder, og de har igjen fagkoordinatorer under seg for hver avdeling.

Av samarbeidsfora rundt utsatte barn har kommunen: Fagteam i skole og barnehage, samarbeidsmøter med BUP, samt SLT.

Kommunen har også et eget forprosjekt for forebygging og er modellkommune for tidlig intervensjon.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 4.2.2008.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitelet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 12.3.2008.

Åpningsmøte ble avholdt7.5.2008.

Intervjuer
11 personer ble intervjuet den 7. og 8.5.2008.

Dokumentasjon ble gjennomgått 6.5.2008.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitelet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 8.5.2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Det ble avdekket 4 avvik under tilsynet.

Avvik 1:

Kongsvinger kommune har ikke et system som i tilstrekkelig grad sikrer at utsatte barn blir fanget opp.

Hjemmel:

  • Lov om helsepersonell § 33 1. ledd, § 21
  • Lov om helsetjenesten i kommunen § 1-4, § 6-2
  • Lov om sosiale tjenester § 2-3, § 3-2, § 8-8
  • Lov om barneverntjenester § 2-1, § 3-2, § 6-4, § 6-7
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker §§ 13 til 13 e
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 4
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4

Revisjonsbevis:

  1. Kommunen sikrer ikke at utsatte barn blir meldt til barnevernet i rett tid.
  2. Kommunen sikrer ikke at ansatte har tilstrekkelig kunnskap om plikter og muligheter i forhold til reglene om taushetsplikt.
  3. Ansatte i de aktuelle tjenestene har ikke tiltrekkelig kunnskap om hverandres tjenester og rammer til at de kan vurdere disse i relasjon til barn og unges behov.
  4. Etablerte samarbeidsfora fungerer ikke alltid etter intensjonen.
  5. Kommunen har ikke et fungerende internkontrollsystem.

Avvik 2:

Kongsvinger kommune har ikke et system som sikrer at tjenestene ved behov informerer hverandre og samarbeider om gjennomføring av tjenester og tiltak.

Hjemmel:

  • Lov om helsepersonell § 21
  • Lov om barneverntjenester § 2-1, § 3-2, § 4-3, § 4-4, § 4-5, § 6-7
  • Lov om sosiale tjenester § 2-3, § 3-2, § 4-1, § 4-2, § 4-3, § 8-8
  • Lov om helsetjenesten i kommunen § 1-4, § 2-1, § 2-2, § 6-2
  • Helsestasjon og skolehelsetjenesteforskriften § 2-3
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker §§ 13 til 13 e, § 17
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 4
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4

Revisjonsbevis:

  1. Kommunen sikrer ikke at ansatte har tilstrekkelig kunnskap om plikter og muligheter i forhold til reglene om taushetsplikt.
  2. Kommunen har ikke rutiner som sikrer utarbeidelse av tiltaksplaner i barnevernet i alle saker.
  3. Kommunen sikrer ikke at det utarbeides individuell plan for de som har behov for og ønsker slik plan.
  4. Kommunen vurderer ikke rutinemessig om det fremmer barnevernets oppgaver å gi nødvendig informasjon om status i saken til andre instanser som er involvert i barnet/familien.
  5. Kommunen har ikke rutiner som sikrer innhenting av samtykke til samarbeid mellom de ulike instansene.
  6. All relevant kompetanse blir ikke trukket inn ved utredning av barnas behov.
  7. Kommune har ikke et fungerende internkontrollsystem.

Avvik 3:

Kommunen har ikke kjente rutiner som sikrer at ettervern i saker med etablerte hjelpetiltak i barnevernet planlegges i god tid før barnet blir 18 år.

Hjemmel:

  • Lov om barneverntjenester § 1-3, § 3-2, § 4-5, 4-15
  • Lov om sosiale tjenester § 3-2, 4-2, 4-3.
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 4
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4

Revisjonsbevis:

  1. Det fremgikk av intervjuer og saksmapper at planleggingen kom sent i gang.
  2. Det utarbeides i liten grad tiltaksplaner i forhold til ettervern.
  3. Kommunen har ikke et fungerende internkontrollsystem.

Avvik 4:

Det er ikke avklart hvem som er barnevernleder i kommunen.

Hjemmel:

  • Lov om barneverntjenester § 2-1
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 4a

Revisjonsbevis:

  1. 1.Gjennom intervjuene fremkom det ulike oppfatninger om hvem som er barnevernleder.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart og informasjon om organisering
  • Retningslinjer for 2 fagteam og referatmal
  • Samtykkeerklæring
  • Retningslinjer for samarbeidsmøter med BUP
  • Kommunens styringskortsystem og årsjul
  • Kompetansebehov og opplæringsplan
  • Stillingsbeskrivelse for fagkoordinator
  • Retningslinjer for brukerråd
  • Plan for psykisk helse
  • Årsmeldinger
  • Informasjonshefte om psykiatrisk team
  • Innspill fra Glåmdal PPS
  • Mal for individuell plan
  • Søknadsskjema for omsorgstjenester
  • Brukerundersøkelse
  • Økonomiplan
  • Rutiner for varsling
  • Melding om avvik
  • Rapport om Forprosjekt forebygging
  • Veileder for habilitering og rehabilitering
  • Samarbeidsavtale mellom politi, sosialenheten og utekontakten
  • Informasjon om Modellkommuneforsøket
  • Sosialenhetens virksomhetsplan
  • Beskrivelse av ledernettverk
  • Samarbeidsrutiner sosialenheten i Kongsvinger

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 10 saksmapper fra sosialkontoret
  • 10 saksmapper fra helsestasjonen
  • 10 saksmapper fra psykisk helse
  • 20 saksmapper fra barnevernet
  • 8 saker på ettervern fra barnevernet

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Varsel om tilsyn datert 4.2.2008
  • Brev om utnevnt kontaktperson fra kommunen datert 22.2.2008
  • Varsel om formøte datert 3.3.2008
  • Dokumentasjon fra kommunen i to brev datert 1.4.2008
  • Dagsplan for tilsynet datert 9.4.2008
  • Foreløpig rapport datert 15.5.2008.
  • I tillegg har det vært utstrakt oversendelse av dokumentasjon, samt annen kommunikasjon per e- post.
  • Endelig rapport datert 23.6.2008.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon/stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Arve Bones

Ordfører

X

X

Anne Rikvold Jess

Komitèleder for oppvekst

X

Karin Trosdahl

Kommunalsjef Velferd

X

X

X

Oddbjørn Vassli

Rådmann

X

X

Anne Chr. Ringstad

Enhetsleder helse

X

X

Arnhild Julseth

Fagkoordinator helsestasjon

X

X

Liv Solli

Fagkoordinator psykisk helse

X

X

X

Halvor Ravn Holøyen

Enhetsleder sosial

X

X

X

Hilde Framaas

Fagkoordinator barnevern

X

X

X

Trine Hansen

Fagkoordinator Sosial

X

X

X

Mari Anne Langbrumoen

Ruskonsulent

X

X

X

Inger Pedersen

Saksbehandler barnevern

X

X

X

Åge Henning Andersen

Kommunelege I

X

X

Reidun Mathisen

Helsesøster

X

X

X

Per Erik Rastrud

Skolefaglig rådgiver

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ellen Catherine Trosvik – Seksjonssjef i Sosial- og helseavdelingen, Fylkesmannen i Hedmark
Heidi Syverstad – Rådgiver Sosial- og helseavdelingen, Fylkesmannen i Hedmark
Ida Kjerschow Harstad- Rådgiver Sosial- og helseavdelingen, Fylkesmannen i Hedmark
Elisabeth Pettersson – Seniorrådgiver, Helsetilsynet i Hedmark