Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark gjennomførte i perioden 24.1.2008 – 27.8.2008 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Rendalen kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Det ble avdekket ett avvik og gitt en merknad under tilsynet.

Avvik 1.

Rendalen kommune har ikke et system som sikrer at utsatte barn og unge får koordinerte tjenester fra barneverntjenesten, sosialtjenesten og helsetjenesten.

Merknad

Kommunen har et forbedringspotensiale når det gjelder rutine for når prosessen for ettervern etter barnevernstjenesteloven skal starte.

Dato: 27.8.2008

Ellen Cathrine Trosvik
revisjonsleder
Elisabeth Pettersson
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 24.1.2008 –27.8.2008 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Rendalen er den største landkommunen i Sør-Norge, og er en del av Nord-Østerdal. Per 1.1.2008 var det 2029 innbyggere i Rendalen kommune. Rendalen har to grunnskoler, Berger skole i Øvre Rendal (1.-7. klasse) og Fagertun skole på Åkre (1.-10. klasse). Det er videregående skoler på Koppang og Tynset.

Antall barn og unge i kommunen utgjør 18.4 %. Av disse har 3.4 % barneverntiltak. Antallet sosialhjelpsmottakere og arbeidsledige er lavere enn snittet i fylket og i landet for øvrig. Legedekningen i Rendalen er i utgangspunket høyere enn fylkes- og landsgjennomsnittet.

Barneverntjenesten, helsestasjon / skolehelsetjeneste, legetjenesten, sosialtjenesten og psykiatritjenesten er alle organisert under samme enhet, Helse, sosial og hjemmetjenesten med en virksomhetsleder.

Av samarbeidsfora rundt utsatte barn og unge har kommunen:

Helseteam ungdom består av helsesøster, barneverntjenesten og psykiatritjenesten.

Helseteamet er tilgjengelig for elever fra 5. kl. - 10. kl. på Fagertun skole, som har behov for noen å snakke med.

BUT er et tverrfaglig team hvor forebyggende virksomhet står i sentrum. Teamet er delt i to grupper. Veiledningsgruppa hvor alle kan melde inn saker og problemstillinger for diskusjon, råd eller veiledning, består av barneverntjenesten, helsesøster og PPT. Storgruppa skal ha fokus på forebyggende tema, og følge opp ulike forebyggende aktiviteter. Denne gruppen har en bred deltakelse fra aktuelle instanser i kommunen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.1.2008.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 26.2.2008.

Åpningsmøte ble avholdt 1.4.2008.

Intervjuer
10 personer ble intervjuet under tilsynet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 2.4.2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det undersøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Det ble avdekket ett avvik under tilsynet.

Avvik 1.

Rendalen kommune har ikke et system som sikrer at utsatte barn og unge får koordinerte tjenester fra barneverntjenesten, sosialtjenesten og helsetjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 3-2
  • Lov om helsetjenestene i kommunen § 1-4
  • Lov om barneverntjenester §§ 2-1, 3-2 annet ledd og 4-3
  • FOR 2003-04-03 § 2-1, 3. ledd (helsestasjon)
  • FOR 2002-12-20 §4 (internkontroll)
  • Lov om barneverntjenesten i kommunen § 6-7 jf. forvaltningsloven § 13 til 13 e.

Avviket er basert på følgende funn:

  • Kommunen har ikke kjente rutiner for innhenting av skriftlig samtykke der det er behov for samarbeid på tvers av tjenestene.
  • Tjenestene har ikke rutiner for samarbeid med de andre instansene i kommunen.
  • Helsestasjonen har ikke rutiner for samarbeid med de andre instansene.
  • Etablerte samarbeidsfora fungerer ikke etter intensjonen.
  • Oppgavefordelingen mellom tjenestene er uklar i forhold til utsatte barn (helsestasjon / psykiatri).
  • Tjenestesamarbeidet blir ikke evaluert.
  • Saksmappene i barnevernet inneholder i liten grad dokumentasjon på at det er innhentet informasjon og vurderinger fra andre instanser i kommunen (legetjenesten, psykiatritjenesten, helsestasjon) i forbindelse med utredning av saker.
  • Det er i saksmappene lite spor av samordning av tiltak fra ulike instanser og individuell vurdering for å dekke behov.
  • Kommunen har ikke et fungerende avvikssystem.

Merknad

Kommunen har et forbedringspotensiale når det gjelder rutine for når prosessen for ettervern etter barnevernstjenesteloven skal starte.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart: administrativ organisering, organisering av sosial- og barnevernstjenesten, organisering av helse, sosial og hjemmetjenesten, politisk organisering
  • Kvalitetssystem for hjemmetjenesten, Rendalen sykehjem og helse- og sosialtjenesten: Brukerhåndbok, tvungen innleggelse, tildeling av psykiatritjenester, individuell plan, avviksbehandling
  • Informasjon og skjema for kartlegging av behov ved overgang til 18 år fra barnevernet til brukere
  • Registreringsskjema, søknadsskjema, rapportskjema og egenpresentasjon for besøkshjem
  • Kontrollskjema for barnevernet
  • Samtykkeerklæring for barneverntjenesten
  • Meldingsskjema til barneverntjenesten
  • Skjema for gjennomgang og konklusjon av melding til barneverntjenesten
  • Serviceerklæring for barneverntjenesten
  • Serviceerklæring for besøkshjem / avlastningshjem
  • Søknadsskjema, rapportskjema, registreringsskjema og timeliste for støttekontakter
  • Serviceerklæring for støttekontakt tjenesten
  • Informasjon om skolehelsetjenesten, helseteam for ungdom, informasjonshefte om psykiatritjenesten og Mental helse
  • Serviceerklæring fra psykiatritjenesten
  • Informasjon om de ulike tjenestene, kommunens barne- og ungdomsteam (BUT teamet) på kommunens web sider
  • Handlingsplan for BUT teamet 2007-2009
  • Samtykkeerklæring BUT teamet
  • Brukerundersøkelse helsestasjonen, barneverntjenesten, sosialtjenesten, psykiatritjenesten
  • Egenhenvendelse / søknad om tjenester
  • Informasjon fra PP-tjenesten og logopedtjenesten i Nord-Østerdal
  • Rullering av oppvekstplan for Rendalen kommune 2006, oppvekstplan Rendalen kommune 2006-2009
  • Kompetanseplan for Rendalen kommune 2005-2009 – Rullering
  • Årsmelding Rendalen kommune 2006
  • Helse-, miljø- og sikkerhetshåndbok Rendalen kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Referat fra helseteam
  • 10 saksmapper fra barnevernet
  • 10 journaler fra psykiatritjenesten
  • 10 saksmapper fra sosialtjenesten
  • 10 journaler fra helsestasjon / skolehelsetjenesten

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Revisjonsvarsel datert 24.1.2008
  • Avtale om formøte datert den 12.2.2008
  • Dokumentasjon oversendt fra kommunen 6.3.2008
  • Brev herfra med program for dagen datert 11.3.2008

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Øystein Imset

Rådmann

x

x

Jens Sandbakken

Fagleder helse og sosial

x

x

x

Kari Elden

Psykiatrisk sykepleier

x

x

x

Marit Anita Vestad

Sosialkonsulent

x

x

x

Elisabeth Olderheim

Konsulent psykiatri

x

x

x

Knut E. Hagen

Kommunelege II

x

x

x

Maria Forss

Helsesøster

x

x

x

Magnar Øien

Konsulent psykiatri

x

x

x

Anne Lise Trøen

Virksomhetsleder

x

x

x

Julie Roness

Student

x

x

Synnøve Grøndal

Leder i driftsstyret

x

Norvald Illevold

Ordfører

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seksjonssjef / jurist Ellen Catherine Trosvik (revisjonsleder)
Rådgiver / jurist Heidi Syverstad
Rådgiver / barnevernspedagog Ida Kjerschow Harstad

Seniorrådgiver / psykolog Elisabeth Pettersson