Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark gjennomførte i perioden >5.2. – 14.8.2008 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Sør-Odal kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Det ble avdekket 2 avvik under tilsynet.

Avvik 1

Kommunen sørger ikke for at ansatte i de aktuelle tjenestene kjenner til taushetspliktsbestemmelsene og praktiserer innhenting av samtykke som grunnlag for samarbeid mellom de tjenestene barnet har behov for.

Avvik 2

Kommunen sørger ikke for at utsatte barn og unge får riktige og samordnede tjenester fra barnevernet og helsetjenesten til rett tid.

Dato: 14.8.2008

Ellen Catherine Trosvik
revisjonsleder
Heidi Syverstad
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 5.2. – 14.08.2008 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnede tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Per 1.1.2008 var det 7787 innbyggere i Sør-Odal kommune. Antall barn og unge i kommunen ligger på 22,2 %. Av disse har 3,0 % barnevernstiltak. Andelen sosialhjelpsmottakere i kommunen er på 4,3 og omtrent på linje med resten av landet. Legedekningen i Sør-Odal er på 7,1 % mens den for landsgjennomsnittet er på 9,0 %.

I forhold til kommunale tjenester til utsatte barn og unge er disse organisert under en avdeling for helse- rehabilitering og omsorg (HRO) og en avdeling for sosial- og barnevern.

Av samarbeidsfora rundt utsatte barn har kommunen:

  1. Fagteam i skole og barnehage,
  2. Tverrfaglige møter mellom psykiatrisk team, helsestasjon og barnevernet
  3. SLT, samordning av lokale kriminalitetsforebyggende tiltak

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 5.2.2008.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitelet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 18.3.2008.

Åpningsmøte ble avholdt 11.6.2008.

Intervjuer
11 personer ble intervjuet den 11. og 12.6.2008.

Dokumentasjon ble gjennomgått 11.6.2008.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittelet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 12.6.2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Det ble avdekket 2 avvik under tilsynet.

Avvik 1:

Kommunen sørger ikke for at ansatte i de aktuelle tjenestene kjenner til taushetspliktbestemmelsene og praktiserer innhenting av samtykke som grunnlag for samarbeid mellom de tjenestene barnet har behov for.

Observasjoner:

  1. Gjennom intervjuene og saksmappene fremkom det at kommunen ikke har implementert ( utarbeidet, gjort kjent og iverksatt) rutiner som sikrer innhenting av informert samtykke til samarbeid på tvers av instansene
  2. Kommunen har ikke et fungerende internkontrollsystem.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om helsepersonell § 33 1. ledd og § 21, lov om helsetjenesten i kommunen §§ 1-4, og 6-2, lov om sosiale tjenester §§ 2-3, 3-2, og 8-8, lov om barneverntjenester §§ 2-1, 3-2, 6-4, og 6-7 samt forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 4 og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4

Avvik 2:

Kommunen sørger ikke for at utsatte barn og unge får riktige og samordnede tjenester fra barnevernet og helsetjenesten til rett tid.

Observasjoner:

  1. Psykiatritjenesten har ikke rutiner som sikrer at alle utsatte barn og unge blir fanget opp
  2. Gjennom intervjuene og saksmappene fremkom det at barneverntjenesten ikke har rutiner som sikrer samarbeid med de andre tjenestene om utredning av utsatte barn og unge der det kan være behov for det
  3. Kommunen sørger ikke for at det samarbeides mellom de ulike instansene ved utredning av barns hjelpebehov
  4. Kommunen sikrer ikke at det utarbeides tiltaksplaner ved iverksetting av tiltak i barneverntjenesten
  5. Gjennom saksmappene og intervjuene fremkom det at tjenestene ikke har rutiner som sikrer samordning av tiltakene fra de ulike tjenestene
  6. Gjennom saksmappene og intervjuene fremkom det at kommunen ikke sørger for at tiltak mellom tjenestene evalueres/korrigeres når de opphører.
  7. Gjennom intervjuene fremkom det ulike oppfatninger i barnevern – og helsetjenesten om hvem som har ansvaret for faglig utvikling og samarbeid mellom tjenestene.
  8. Kommunen har ikke et fungerende internkontrollsystem

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om helsepersonell § 21, lov om barneverntjenester §§ 1-1, 3-2, 4-3, 4-4, 4-5 og 6-7, lov om helsetjenesten i kommunen §§ 1-4, 2-1, 2-2, og 6-2, Helsestasjon og skolehelsetjenesteforskriften § 2-3, samt forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 4 og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart og informasjon om organisering
  • Retningslinjer for de 2 samarbeidsforaene i kommunen, Tverrfaglige møter (psykiatrisk team, helsestasjon og barnevern) og fagteamene
  • Samarbeidsrutiner fastleger – helsestasjon, og kommunen - Bup
  • Taushets- og samtykkeerklæring
  • Avviksskjema
  • Delegasjonsfullmakter
  • Opplæringsplan helsestasjon
  • Diverse stillings-/ funksjonsbeskrivelser
  • Årsmeldinger 2007
  • Mal for individuell plan
  • Politisk vedtak SLT
  • Økonomiske analyser og brukerundersøkelse i barnevern og sosialtjenesten
  • Rutiner for saksbehandling i barnevernet

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 4 saksmapper fra sosialkontoret
  • 10 saksmapper fra helsestasjonen
  • 4 saksmapper fra psykisk helse
  • 19 saksmapper fra barnevernet
  • 6 saker på ettervern fra barnevernet

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Varsel om tilsyn datert 5.2.2008
  • Brev om utnevnt kontaktperson fra kommunen datert 19.2.2008
  • Varsel om formøte datert 18.3.2008
  • Dokumentasjon fra kommunen datert 8.5.2008
  • Dagsplan for tilsynet datert 5.5.2008
  • Foreløpig rapport datert 19.6.2008

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon/stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Eivind Johansen

Rådmann

X

X

X

Norunn Hustad

Leder sosial- og barnevern

X

X

X

Berit Ingvaldsen

Avdelingsleder psykiatri

X

X

X

Hans Stubbe

HRO-leder

X

X

X

Helena Gunnestrand

Fagleder psykiatri

X

X

X

Jeanette Eriksen

Avdelingsleder helsestasjon

X

X

X

Cecilie Roverudseter

Konsulent I barnevern

X

X

X

Sølvi Kalfoss

Saksbehandler barnevern

X

X

Harald C Larsmon

Sosialtjenesten

X

X

Unni Lund

Psykiatrisk hjelpepleier

X

X

X

Berit Tørre

Helsesøster

X

X

X

Knut Hvithammer

Ordfører

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ellen Catherine Trosvik – Seksjonssjef i Sosial- og helseavdelingen, Fylkesmannen i Hedmark
Heidi Syverstad – Rådgiver Sosial- og helseavdelingen, Fylkesmannen i Hedmark
Ida Kjerschow Harstad- Rådgiver Sosial- og helseavdelingen, Fylkesmannen i Hedmark
Elisabeth Pettersson – Seniorrådgiver, Helsetilsynet i Hedmark
Observatør fra Helsetilsynet: Lisa H. Sande – Rådgiver.