Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark gjennomførte i perioden 5.2.2008 – 27.8.2008 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Stange kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Det ble avdekket to avvik og gitt en merknad under tilsynet.

Avvik 1.

Kommunen har ikke et system som sikrer at flyktningfamilier med utsatte barn får adekvat og samordnet hjelp.

Avvik 2.

Kommunen har ikke et system som sikrer at utsatte barn av psykisk syke foreldre blir fanget opp, og får nødvendig hjelp til rett tid.

Merknad

Kommunen har et forbedringspotensial når det gjelder avklaring av hvilken tjeneste som har ansvaret for det psykiske helsearbeidet i forhold til barn og unge.

Dato: 27.8.2008

Ellen Cathrine Trosvik
revisjonsleder
Elisabeth Pettersson
revisor

 

 


1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 5.2.2008 – 27.8.2008 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Stange kommune har ca. 18 800 innbyggere. Antall barn / unge utgjør 22.4 %. Av disse har 3.5 % barneverntiltak. Antallet sosialhjelpsmottakere er lavere enn snittet i fylket, mens antallet arbeidsledige er som gjennomsnittet i Hedmark. Legedekningen er også som gjennomsnittet i fylket.

Barneverntjenesten, helsestasjon / skolehelsetjenesten og sosialtjenesten er alle organisert under samme enhet, Barn og familie med en virksomhetsleder. Legetjenesten og avdeling psykisk helse er organisert under Helse- og rehabilitering med en virksomhetsleder. Flyktningtjenesten er organisert som en avdeling under Kultur og fritid som er en egen virksomhet.

Av samarbeidsfora rundt utsatte barn og unge har kommunen:

  1. Tverrfaglig team i skolene som er et fast, formelt og tverrfaglig samarbeidsforum på alle skolene.
  2. Barne- og ungdomsteamet / ressursgruppa mot seksuelle overgrep
  3. SLT
  4. BUP-møte
  5. BUF-møter (Barn-, ungdom og familie)

Kommunen har i dag ikke et fungerende intern kontroll system. Et slikt system er imidlertid under utarbeiding og vil bli implementert i løpet av høsten 2008.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 5.2.2008.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 9.4.2008.

Åpningsmøte ble avholdt 28.5.2008.

Intervjuer
14 personer ble intervjuet under tilsynet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 29.5.2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Det ble avdekket to avvik og en merknad under tilsynet.

Avvik 1.

Kommunen har ikke et system som sikrer at flyktningfamilier med utsatte barn får adekvat og samordnet hjelp.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om barneverntjenester §§ 1-1, 2-1, 3-2, annet ledd
  • Kommunehelsetjenesteloven §§ 1-4, annet ledd
  • Lov om sosiale tjenester § 3-2, første ledd, annet punkt
  • Forskrift om intern kontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 4
  • Forskrift om intern kontroll i sosial- og helsetjenesten § 4

Avviket er basert på følgende funn:

  • Gjennom flere intervjuer kom det fram at samarbeidet mellom flyktningtjenesten og de øvrige tjenestene ikke fungerer tilfredsstillende, og at dette førte til at barna ikke fikk samordnet hjelp til rett tid.
  • Kommunen har ikke et fungerende intern kontrollsystem.

Avvik 2.

Kommunen har ikke et system som sikrer at utsatte barn av psykisk syke foreldre blir fanget opp, og får nødvendig hjelp til rett tid.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Kommunehelsetjenesteloven §§ 1-4, annet ledd
  • Lov om helsepersonell §§ 22 og 33
  • Lov om sosiale tjenester § 3-2
  • Lov om barneverntjenester §§ 1-1, 3-2, og 6-4
  • Forskrift om intern kontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 4
  • Forskrift om intern kontroll i sosial- og helsetjenesten § 4

Avviket er basert på følgende funn:

  • I saksmappene fra barnevern og psykisk helsetjeneste er det lite spor av samarbeid selv om begge instansene er inne i forhold til familien.
  • Gjennom flere intervjuer framkommer det at det ikke er et systematisk samarbeid mellom avdeling psykisk helse og barneverntjenesten - og helsestasjon / skolehelsetjenesten.
  • Det er ikke faste samarbeidsfora rundt barn hvor avdeling for psykisk helse er representert.
  • I saksmappene fra avdeling psykisk helse er det lite dokumentasjon på at tjenesten har et fokus på barn av psykisk syke foreldre.
  • Kommunen har ikke rutiner som sikrer samarbeidet
  • Det framkom under intervjuene og i saksmappene i barnevernet og skolehelsetjenesten at det i liten grad ble innhentet skriftlig samtykke, eller dokumentasjon for at det var innhentet muntlig samtykke til samarbeid.
  • Kommunen har ikke et fungerende intern kontrollsystem.

Merknad.

Kommunen har et forbedringspotensial når det gjelder avklaring av hvilken tjeneste som har ansvaret for det psykiske helsearbeidet i forhold til barn og unge.

Observasjoner:

  • Under intervjuene var det ulik oppfatning om det er helsestasjon / skolehelsetjenesten eller avdeling psykisk helse som har dette ansvaret. I praksis synes det som om det er helsestasjons-/ skolehelsetjenesten som følger opp det psykiske helsearbeidet i forhold til barna.
  • Stange kommune har ikke et fungerende intern kontrollsystem, men dette er under utarbeidelse og vil bli implementert høsten 2008.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Dokumenter, prosedyrer fra virksomhet fra barn og familie

1. Organisasjonskart Barn og familie med ledere og ansatt i hele virksomheten

2. Organisasjonskart for virksomhet helse- rehabilitering

3. Delegasjon av myndighet fra rådmannen til virksomhetsleder

4. Årsmelding 2007 for virksomheten barn / familie

5. Årsbudsjett 2008 for virksomheten Barn / familie

6. Årsbudsj ett for virksomhet helse-rehabilitering

7. Arbeidsbeskrivelser leder sosialtjeneste / barnevern / ledende helsesøster

8. Arbeidsbeskrivelse flyktn.helsesøster

9. Arbeidsbeskrivelse skolehelsetjeneste

10. Arbeidsbeskrivelse koordinator barn/unge

11. Arbeidsbeskrivelse ungdomskonsulent

12. Prosedyre tverrfaglig team

13. Prosedyre IP

14. Prosedyre personlig koordinator

15. Prosedyre ansvarsgruppe, Ferdig I. mai.

16. Prosedyre overgang barnevern / sosialtjeneste

17. Prosedyre parters dokumentinnsyn

18. Prosedyre politiattester

19. Prosedyre for registrering av nye saker og meldinger

20. Prosedyre — undersøkelse

21. Prosedyre hjelpetiltak i barnevernsaker

22. Prosedyre for tiltaksplaner/omsorgsplaner i barneverntjenesten

23. Prosedyre — tiltak etter fylte 18 år

24. Prosedyre — makulering av meldinger

25. Prosedyre — forebygging kjønnslemlestelse

26. Prosedyre — skolefravær hos elever i grunnskolen

27. Prosedyre henvisning ungdom med psykiske vansker/ lidelser fra skolehelsesøster

28. Prosedyre — skolehelsetjenester barneskole

29. Prosedyre — målrettet helseundersøkelse. i 8.klasse

30. Prosedyre — skolehelsetjenester i ungdomsskoler

31. Prosedyre — samarb. Helsest/skolehelsetj/fastlegene

32. Prosedyre ved mistanke om seksuelle overgrep

33. Møteplasser; Arbeid med barn og ungdom hvor Barn og familie deltar

34. Beskrivelse av BUF-møtet

35. Fellesarenaer leder i Barn og familie

36. Rapporteringsstruktur— økonomi / BMS: tertial, årsrapport

37. Opplæringsplan Stange kommune 2008

38. Prosedyre for styring av dokumenter

39. Prosedyre for å lage prosedyre

40. ROS-analyser

41. Brukerundersøkelser 2006 fra sosialtjenesten, barnevern, psykiatri, helsestasjoner

42. Forum for tjenesteutvikling i helse- og sosialtjenestene, mandat og deltakere

43. Fagråd for psykisk helse: mandat

44. Møteoversikt for barn og ungdomsteamet med referater fra 2007 og til nå i 2008.

45. Prioriteringsbeskrivelse avdeling Psykisk helse

46. Stillingsbeskrivelse Leder avd. psykisk helse

47. Stillingsbeskrivelse Psykiatrisk sykepleier

48. Stillingsbeskrivelse Psykisk helsearbeider

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 20 saker fra barnevernet der det er etablert samarbeid
  • 5 saker fra barnevernet som er henlagt uten undersøkelse
  • 7 saker fra barnevernet som er henlagt uten tiltak
  • 10 journaler fra avdeling psykisk helse
  • 10 saker fra sosialtjenesten
  • 9 journaler fra helsestasjon / skolehelsetjenesten
  • 5 saker fra konsulent for funksjonshemmede / systemkoordinator barn og unge

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Revisjonsvarsel datert 5.2.2008
  • Avtale om formøte datert den 7.3.2008
  • Dokumentasjon levert fra kommunen 24.4.2008
  • Brev herfra med program for dagen datert 13.5.2008

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Erik H. Haugerud

Rådmann

x

x

Jonas Neiden

Avd. leder psykisk helse

x

Bente H. Ryen

Konsulent for funksjonshemmede

x

Liv Langberg

Leder Barn og familie

x

x

x

Mari S. Seierstad

Leder Helse og rehabilitering

x

x

Anne Lise Nilssen

Helsesøster, ungdom

x

x

x

Brit Stensrud

Leder helsestasjonstjenesten

x

x

x

Anne Helene Juliussen

Leder flyktningtjenesten

x

x

x

Eilif A. Bjørnsen

Sosial konsulent rus / psykiatri

x

x

x

Bjørn Ivar Lutnæs

Leder sosial rådgivningstjeneste

x

x

x

Per B. Kristiansen

Saksbehandler, barneverntjenesten

x

x

x

Frode Guldahl

Leder barneverntjenesten

x

x

x

Christer Lind Larsson

Fastlege / lege helsestasjon for ungdom

x

Per Egil Andersen

Avd. psykisk helse

x

Liv Ingrid Vasaasen

Kommunalsjef

x

Merete S. Nordsveen

Rådgiver

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seksjonssjef / jurist Ellen Catherine Trosvik (revisjonsleder)
Rådgiver / jurist Heidi Syverstad
Rådgiver / barnevernspedagog Ida Kjerschow Harstad
Seniorrådgiver / psykolog Elisabeth Pettersson