Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark gjennomførte i perioden 4.2.2008- 18.06.08 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Våler kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Det ble avdekket 1 avvik under tilsynet.

Avvik 1:

Våler kommune sikrer ikke at utsatte barn blir fanget opp og får riktige og samordnede tjenester fra barnevern-, sosial- og helsetjenesten til rett tid.

Dato: 18.06.08

Ellen Catherine Trosvik
revisjonsleder
Ida Kjerschow Harstad
revisor

 

 


1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 4.2.08– 18.06.08 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnede tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Innbyggertall i Våler kommune per 1.1.2008 var 3869. Andelen barn og unge på 18,6 %. Av disse har 5 % barneverntiltak, noe som er høyt i forhold til landsgjennomsnittet. Kommunen har noe økt tilflytting, men stadig et fødselsunderskudd. Antall sosialhjelpsmottakere i kommunen ligger på 6 per 100 innbyggere. Kommunen har høyere utgifter til helsetjenester enn gjennomsnittet for kommunene landet, mens legedekningen i Våler er god. Det er tre fastleger i kommunen, og et interkommunalt samarbeid i forhold til helsevern og legevakt. Kommunen har hatt ubalanse i økonomien i mange år, og har opparbeidet seg et akkumulert underskudd som gir store utfordringer. Våler kommune er derfor i ROBEK.

Kommunen har organisert sine helse- og sosialtjenester til barn og unge i to virksomheter, en avdeling for helse og en for sosial.

Sosialavdelingen i kommunen består av sosial- og barneverntjeneste, og er styrt av en virksomhetsleder. Barneverntjenesten har i tillegg egen barnevernleder.

Helseavdelingen innehar helsestasjonen og skolehelsetjenesten, psykiatrisk team og tiltak for funksjonshemmede (TIFU) som har hver sin avdelingsleder. Avdelingen er i sin helhet underlagt en virksomhetsleder for helse.

Av samarbeidsfora mellom instansene i forhold til utsatte barn og unge har kommunen:

SLT, tverrfaglig team i skolen, tverrfaglig gruppe for barnehager og barneskoler, psykososialt kriseteam, samt et eget tverrfaglig samarbeid om utsatte barn og familier.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 4.2.2008.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitelet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 5.3.2008.

Åpningsmøte ble avholdt 16.4.2008.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet 16. og 17.4.2008

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitelet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 17.4.2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Det ble avdekket 1 avvik under tilsynet.

Avvik 1:

Våler kommune sikrer ikke at utsatte barn blir fanget opp og får riktige og samordnede tjenester fra barnevern-, sosial- og helsetjenesten til rett tid.

Hjemmel:

  • Lov om barneverntjenester § 1-3, § 2-1, § 3-2, § 4-2, § 4-3, § 6-9, § 4-5, § 6-4, § 6-7, § 4-15.
  • Lov om sosiale tjenester § 2-3§, § 3-2, 4-3a, § 4-1, § 8-4, § 8-8.
  • Lov om helsetjenesten i kommunen § 1-4, § 6-2.
  • Lov om helsepersonell § 21, § 33
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 4
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4
  • Lov om behandlingsmetoden i forvaltningssaker §§ 13 til 13 e

Revisjonsbevis:

  1. Kommunen sikrer ikke overholdelse av frister for gjennomgang av meldinger og undersøkelser i barnevernet.
  2. Kommunen har ikke rutiner som sikrer forsvarlige undersøkelser av meldinger til barnevernet.
  3. Kommunen har ikke rutiner som sikrer at det utarbeides tiltaksplaner i barnevernet.
  4. Kommunen sikrer ikke evaluering av iverksatte tiltak i barneverntjenesten.
  5. Kommunen vurderer ikke rutinemessig om det fremmer barnevernets oppgaver å gi tilbakemelding til kommunale meldere.
  6. Kommunen har ikke rutiner som sikrer at ettervern i barnevernet planlegges i god tid før barnet blir 18 år.
  7. Kommunen har ikke et fungerende avvikssystem.
  8. Kommunen sikrer ikke evaluering av iverksatte tjenester i Tifu.
  9. Kommunen sikrer ikke at det utarbeides Individuell plan for de som har behov for og ønsker en slik plan.
  10.  Kommunen sikrer ikke at utsatte barn blir meldt til barnevernet i rett tid.
  11.  Kommunen sikrer ikke at utsatte barn og unge fanges opp av psykisk helsetjeneste og at det blir opprettet kontakt med barneverntjenesten.
  12.  Kommunen sikrer ikke koordinering av tjenester til barn og foreldre i etablerte samarbeid.
  13.  Kommunen dokumenterer ikke at foreldrene har samtykket til samarbeid mellom instansene.
  14.  Kommunen sikrer ikke at ansatte har tilstrekkelig kunnskap om taushetsplikt.
  15.  Det er i saksmappene lite spor av samordning av tiltak fra ulike instanser og individuell vurdering for å dekke behov.
  16.  Kommunen sikrer ikke evaluering av samarbeid på tvers av tjenestene.
  17.  Sosialtjenesten er lite synlig i samarbeid om tiltak rundt enkeltbarn.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Arbeidsbeskrivelser
  • Prosedyrer for tverrfaglig samarbeid
  • Møteplaner og referater fra tverrfaglig samarbeid
  • Retningslinje for samarbeid overføring barnevern til sosialtjenesten.
  • Mal for individuell plan og tiltaksplan
  • Verdigrunnlag i kommunen for utøvelse av tjenester
  • Rutiner for samarbeid med tjenestemottakere.
  • Serviceerklæringer
  • Årsrapporter
  • Opplæringsplaner og kompetanseplaner
  • Oversikt over internkontrollsystemet i kommunen
  • Prosedyre for avviksrapportering.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 11 saksmapper fra barneverntjenesten
  • 8 saksmapper fra sosialtjenesten
  • 10 saksmapper fra psykisk helseteam
  • 6 saksmapper fra TIFU
  • 6 saksmapper fra helsestasjonen

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Varsel om tilsyn datert 4.2.2008
  • Varsel om formøte datert 25.2.2008
  • Dagsplan for tilsynet datert 28.3.2008
  • Foreløpig rapport datert 14.5.2008
  • Brev fra kommunen om stadfestelse av foreløpig rapport datert 10.06.08.
  • Endelig rapport datert 18.06.08.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon/stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Lisbeth Rindal

Barnevernleder

X

X

X

Marianne Gjerdrum

Virksomhetsleder for sosiale tjenester.

X

X

X

Eli L. Krekvik

Avdelingsleder for psykiatrisk team.

X

X

X

Lillian Hemseter

Saksbehandler i sosialtjenesten

X

X

X

Unni Bjerke

Avdelingsleder TIFU

X

X

X

Kjell Konterud

Ordfører

X

X

Hans Hosen

Virksomhetsleder for helse

X

X

X

Marianne Eek Steimler

Ledende helsesøster

X

X

X

Åse L. Hansen

Leder KO-utvalget

X

X

Nils Erik Kleven

Rådmann

X

X

X

Marit G. Nes

Barnevernkonsulent

X

X

Eva Olastuen

Leder HO

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ellen Catherine Trosvik - Seksjonssjef for Sosial- og helseavdelingen hos Fylkesmannen i Hedmark
Heidi Syverstad - Rådgiver i Sosial- og helseavdelingen hos Fylkesmannen i Hedmark
Ida Kjerschow Harstad- Rådgiver i Sosial- og helseavdelingen hos Fylkesmannen i Hedmark
Elisabeth Pettersson - Seniorrådgiver i Helsetilsynet i Hedmark