Helsetilsynet

Fylkesmannen i Hedmark

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Kommunens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

 

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen har forsvarlig tildeling, iverksetting, evaluering og fornyelse av tjenestene.
  • Om ansatte har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter, særlig om de får forsvarlig opplæring.

Det ble funnet tre avvik:

  • Kommunen sikrer ikke brukernes rett til medvirkning ved fornyelse av vedtak om tjenester
  • Kommunen sikrer ikke at tilbud om individuell plan gis til de som har rett til det.
  • Kommunen sikrer ikke at det ikke brukes ulovlig tvang og makt.

Dato: 02.04.09

Nils Chr. Faaberg
revisjonsleder
Marianne Cae
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Elverum kommune i perioden 22.09.08 – 02.04.09. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

hvilke tiltak og rutiner virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Elverum kommune er organisert i 18 avdelinger der Pleie, rehabilitering-og omsorgsavdelingen (PRO) er en av de største. Denne avdelingen er ansvarlig for tjenester til funksjonshemmede og utviklingshemmede i bofellesskap, sykehjem og hjemmesykepleie. Avdelingen ledes av fagsjef. Det er 5 bofellesskap i PRO som hver ledes av en enhetsleder og det er en fast personalstab i hvert bofellesskap. PRO har et eget tildelingskontor som er ansvarlig for utredning og tildeling av tjenester til alle tjenestemottakere innen PRO.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.09.08.

I forkant av tilsynsbesøket ble det gjennomført et møte med hjelpeverger og pårørende til beboerne i det aktuelle bofellesskapet. Det ble også gjennomført befaring i bofellesskapet.

Åpningsmøte ble avholdt 11.02.09.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 12.02.09.

4. Hva tilsynet omfattet

  • Om kommunen har forsvarlig tildeling, iverksetting, evaluering og fornyelse av tjenestene etter sosialtjenesteloven § 4-2.
  • Om ansatte har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter, særlig om de får forsvarlig opplæring.

5. Funn

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke brukernes rett til medvirkning ved evaluering og fornyelse av vedtak om tjenester

Avviket bygger på

  • Det er ikke gitt varsel til bruker/hjelpeverger i forbindelse med fornyelse av vedtak.
  • Det er ufullstendige rutiner for saksbehandling ved fornyelse av vedtak.
  • Det er ikke systematisk bruk og oppfølging av ansvarsgruppemøter, og det er uklart hvem av brukerne som har eller skal ha ansvarsgruppemøter.
  • Avviksmeldinger ved svikt i tjenestene er ikke systematisk fulgt opp.

Lovgrunnlag:

  • Sosialtjenesteloven § 8-1 om at forvaltnings-lovens regler saksbehandling gjelder.
  • Sosialtjenesteloven § 8-4 om plikt til å rådføre seg med klienten.
  • Forvaltningslovens § 16 og 17 om forhåndsvarsel ved vedtak og at saken skal være tilstrekkelig opplyst.
  • Internkontrollforskriften § 4.

Kommentarer:
Både ved fornyelse av vedtak om tjenester og evaluering/vurdering av løpende tjenester, er det en ubetinget rett at tjenestemottakeren selv får fremme sitt syn, både på omfanget av tjenestene og hvordan de skal utformes. Dette er sentralt fordi tjenestemottakeren kan ha verdifull informasjon som kan heve kvaliteten på tjenestene og gjøre dem mer tilpasset den enkeltes behov. Når tjenestemottakeren selv ikke er i stand til å fremme sitt syn, er det hjelpeverge som skal involveres.

Avvik 2

Kommunen sikrer ikke at tilbud om individuell plan gis til de som har rett til det.

Avviket bygger på

  • Ingen av brukerne i bofellesskapet har individuell plan.
  • Det er ikke klarhet i hvem som har ansvar for å ta initiativ til/spørre om brukerne ønsker individuell plan, og det er ikke dokumentert om brukerne er forespurt.
  • Det er ikke nedfelte rutiner for utarbeidelse og ansvar for individuell plan.

Lovgrunnlag

  • Sosialtjenesteloven § 4-3a om retten til individuell plan, jf forskrift om individuell plan § 4.
  • Internkontrollforskriften § 4

Kommentar:
Individuell plan er en rettighet for de som har ”langvarige og sammensatte behov”. En av de viktigste hensiktene med Individuell plan er at tjenestetilbudet skal bli mer samordnet og lette kommunikasjonen mellom tjenestemottakeren og de forskjellige deler av hjelpeapparatet. Individuell plan skal lages ut fra tjenestemottakerens behov for samordning, og ikke hva ansatte selv måtte se behov for.

Avvik 3

Kommunen sikrer ikke at det ikke brukes ulovlig tvang og makt.

Avviket bygger på

  • Flere av beboerne har mesteparten av maten sin innelåst slik at den ikke er tilgjengelig. Det er ikke fattet vedtak om dette.
  • Inngangsdør til en tjenestemottaker låses når vedkommende er hjemme, og personen må tilkalle personalet for å gå ut.
  • Det er uklarhet blant ansatte hvorvidt reglene i sosialtjenesteloven Kap 4A gjelder for personer uten diagnosen psykisk utviklingshemmet.
  • Kommunen har ikke rutiner for hvordan tvang og makt skal unngås, når tvang og makt kan brukes og eller når det er påkrevd at vedtak fattes.

Lovgrunnlag:

  • Sosialtjenesteloven § 4A-2 om virkeområde.
  • Sosialtjenesteloven § 4A-4 og 4A-5 om krav om forbygging og andre løsninger.
  • Sosialtjenesteloven § 4A-7 om fatting av vedtak.
  • Internkontrollforskriften § 4.

Kommentar:
Det er i utgangspunktet ikke lov til å bruke tvang og makt ved utøvelse av tjenester etter sosialtjenesteloven. Ovenfor psykisk utviklingshemmede er det likevel gitt mulighet til det i sosialtjenesteloven Kap 4A, og det er spesielle regler for gjennomføring av tvangsbruken, beslutning og vedtak om tvang og makt og krav til ansattes kompetanse. Dette er en sentral rettssikkerhetsgaranti for å hindre overgrep i den enkeltes rett til selvstendig liv.

6. Kommunens styringssystem

Kommunens avvikssystem er basert på bruk av avviksskjema og faste møter mellom ansatte og ledelse. Det kan synes som om avvikssystemet ikke er tilstrekkelig innarbeidet hos de ansatte, og at resultatet av avviksmeldingene ikke formidles til den som har rapportert. Enkelte rutiner som gjelder hjemmetjenesten generelt er lite tilpasset bofellesskapene. Etter tilsynets oppfatning er ansatte i tjenesten klar over dette, men det medfører likevel at rutiner for det daglige arbeidet fremstår som uegnede i enkelte sammenhenger. Det synes også som at det er en del sammenblanding mellom avvikssystemet som gjelder HMS og avvikssystemet som gjelder internkontrollen i helse-og sosialtjenesten. Dette kan være en hindring i det målrettetede forbedringsarbeidet.

Rapportering og styring mellom enhetsledere og fagsjef PRO foregår i regelmessige møter. Rapportering fra fagsjef Pro til rådmann er formelt gjennom kvartalsrapporter og gjennom møter som rådmannen har felles med alle fagsjefer. Etter tilsynets oppfattning fungerer disse kanalene bra som et styringsredskap.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester
  • Forskrift I-1/93 til sosialtjenesteloven
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningen
  • Forskrift av 23.12.2004 om individuell plan
  • Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial-og helsetjenesten
  • Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie-og omsorgstjenestene

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Oversikt over ansatte, primærkontakter og faglige ansvarlige
  • Delegasjonsreglement
  • Opplæringsplan for bofellesskapene og for PRO
  • Prosedyrer generelt for PRO og spesielt for bofellesskapene
  • Dagsplaner for brukerne
  • Søknadsskjema for tjenester og informasjonsmateriell
  • Kartleggingsskjema for tildeling av tjenester
  • Vedtak om tjenester for brukerne i bofellesskapet
  • Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
  • Innsyn i Gerica – saksbehandlingsprogram
  • Rutineperm
  • Aktivitetsperm
  • Beboerpermer
  • Virksomhetsplan for PRO for 2009
  • Referater fra driftsmøter (møte mellom enhetsledere i bofellesskap)
  • Kvartalsrapporter PRO

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 22.09.08.
  • Innsending av dokumentasjon fra Elverum kommune datert 27.10.08.
  • Ettersending av dokumentasjon 12.01.08.
  • Diverse telefon og e-post kontakt.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Ingvar Thoresen

Miljøterapeut

X

X

X

Eva Lukassen

Enhetsleder (permisjon)

X

X

Sølvi Amundsen Aas

Fagsjef PRO

X

X

X

Lars Kiplesund

Enhetsleder Tjenestekontoret

X

X

X

Odd Tøstibakken

Fagarbeider

X

X

Mariann Madsen Flatha

Enhetsleder

X

Irene Evenstad Midtlund

Fung. Rådmann

X

Trinelise B. Larsen

Enhetsleder

X

Hege Bjørnstad

Enhetsleder

X

Solveig Dale

Tjenestekontoret

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Marianne Cae og Nils Chr. Faaberg, sistnevnte som revisjonsleder.