Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av kommunens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Samarbeidet mellom helsetjenesten og barneverntjenesten i forhold til å fange opp, undersøke/utrede og følge opp og utsatte barn i førskolealder (0-6 år).

Samarbeidet mellom barnevernet og sosialtjenesten ved overgang fra barnevern til sosialtjenesten ved 18- 23 års alder (ettervern).

Det ble funnet 3 avvik:

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke at barneverntjenesten og helsestasjonen samarbeider på en slik måte at utsatte barn i førskolealder får riktig hjelp til rett tid.

Avvik 2

Samarbeidet mellom barneverntjenesten og helsestasjonen er mangelfullt dokumentert.

Avvik 3

Kommunen sikrer ikke samarbeid mellom barnevern- og sosialtjenesten om ettervern.

Dato:

Ida Kjerschow Harstad
revisjonsleder
Ellen Catherine Trosvik
revisor

 

 

Arne Throndsen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Eidskog kommune i perioden 05.03.09 - 13.10.09. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannen og Helsetilsynets planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6, og med barneverntjenesten etter barnevernloven § 2-3. Helsetilsynet er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter kommunehelsetjenesteloven § 6-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Eidskog kommune hadde per 01.01.09, 6394 innbyggere. Andelen barn og unge er på 23 %, og av disse mottar 2,4 % barneverntiltak. Antall årsverk i barneverntjenesten i Eidskog kommune ligger på 2,3 per 1000 innbyggere, og er en del lavere enn gjennomsnittet for Hedmark fylke. I 2008 mottok 4,1 % av befolkningen sosialhjelp. Per 1000 innbyggere i kommunen er det 0,6 ansatte i sosialtjenesten, og gjennomsnittet for fylket ligger på 1,0. Antall legeårsverk per 1000 innbyggere lå i 2008 på 0,8, og er under gjennomsnittet for fylket. Antall årsverk på helsestasjonen per 1000 barn under 6 år var på 8,7 der fylkesgjennomsnittet er på 8,2. Kommunen er i ROBEK, og har et stort budsjettunderskudd.

Eidskog kommune er organisert med tre enheter under rådmannen; Stab og forvaltning, Oppvekst og læring og Helse og omsorg. Helsestasjonen og barneverntjenesten i Eidskog er samlokalisert og er begge organisert under enhet for Helse og omsorg med felles enhetsleder. Sosialtjenesten i Eidskog har enda ikke gått inn i Nav, og er organisert under Stab og forvaltning.

Av tverrfaglig samarbeid om barn i kommunen har kommunen et fagteam, bestående av skole, barnehage, barneverntjenesten, helsestasjonen og PPS, som møtes månedlig for å drøfte enkeltsaker og temaer. Helsestasjonen og barneverntjenesten har et fagmøte hver fredag hvor saker kan drøftes. Barneverntjenesten, sosialtjenesten og psykisk helsetjeneste har også faste samarbeidsmøter 4 ganger i året.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 05.03.09.

Formøte ble avholdt 28.04.09.

Åpningsmøte ble avholdt 26.05.09.

Intervjuer

10 personer ble intervjuet under tilsynet

Sluttmøte ble avholdt 27.05.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet to temaer:

  1. Samarbeidet mellom helsetjenesten og barneverntjenesten i forhold til å fange opp, undersøke/utrede og følge opp utsatte barn i førskolealder (0-6 år).
  2. Samarbeidet mellom barnevernet og sosialtjenesten ved overgang fra barnevern til sosialtjenesten ved 18- 23 års alder (ettervern).

5. Funn

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke at barneverntjenesten og helsestasjonen samarbeider på en slik måte at utsatte barn i førskolealder får riktig hjelp til rett tid.

Avviket er basert på:

  1. Helsestasjonen melder ikke skriftlige bekymringsmeldinger i forhold til førskolebarn, de motiverer foreldre til å selv be om tiltak fra barneverntjenesten og deltar også på førstegangssamtalen. Kommunen sikrer derved ikke overholdelse av meldeplikten i forhold til utsatte barn der foreldrene ikke er motivert for kontakt med barnevernet, der det er behov for skriftlig bekymringsmelding uten foreldrenes samtykke.
  2. Ansvar og roller er uklare i samarbeidet mellom helestasjonen og barneverntjenesten når det gjelder å fange opp, undersøke og iverksette tiltak i forhold til utsatte førskolebarn. Dette medfører uklarhet i forhold til meldeplikt, partsrettigheter samt lovhjemmel for undersøkelse og iverksetting av tiltak.
  3. Barneverntjenesten har ikke tiltaksplaner som inkluderer samarbeid om tiltak med helsestasjonen. Samordnede tiltak rundt enkeltbarn og evaluering av disse er ikke dokumentert.
  4. Kommunen har ikke et internkontrollsystem som sikrer ledelsen innsyn i planlegging, kontroll med, og korrigering av tjenesteutøvelsen i helsestasjonen og barneverntjenesten.

Lovgrunnlag:

  • Lov om barneverntjenester § 1-1, § 2-1, § 3-1, § 3-2, § 4-3, § 4-4 og § 4-5
  • Lov om helsetjenesten i kommunene § 1-3a, § 1-4 2.ledd
  • Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten 2-1 3.ledd
  • Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4
  • Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten § 4

Avvik 2

Samarbeidet mellom barneverntjenesten og helsestasjonen er mangelfullt dokumentert.

Avviket er basert på:

  1. De fleste barnevernssaker mangler tiltaksplaner.
  2. Gjennom intervjuer fremkom det at tjenestene har liten kapasitet til dokumentasjon.
  3. Det forligger lite spor av samarbeid om utredinger og faglige vurderinger som grunnlag for å kunne tilby rett tiltak, herunder undersøkelsesrapporter fra barneverntjenesten.
  4. Journalene fra helsestasjonen inneholder generelt lite dokumenterte vurderinger i forhold til samarbeid med barnevernet om enkeltbarn.
  5. Det er mangelfulle rutiner for opplæring i og oppfølging av dokumentasjon og journalføring. Kommunen har ingen gjeldene opplæringsplan.
  6. Det er liten bruk av skriftlig samtykke til samarbeid, og innhentet muntlig samtykke er mangelfullt dokumentert.
  7. Det meldes ikke avvik på manglende dokumentasjon.

Lovgrunnlag:

  • Forskrift om pasientjournal § 8
  • Lov om helsetjenesten i kommunene § 1-3a, § 1-4 2.ledd, § 6-1
  • Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten 2-1 2.ledd
  • Lov om barneverntjenester § 2-1, § 3-2, § 4-3, § 4-4, § 4-5, § 6-4
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 17, 11d og § 13 og 13a
  • Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4
  • Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten § 4

Avvik 3

Kommunen sikrer ikke samarbeid mellom barnevern- og sosialtjenesten om ettervern.

Avviket er basert på:

  1. Verken sosial- eller barneverntjenesten har skriftlige prosedyrer for ettervern.
  2. Tjenestene har tilfeldige og mangelfulle samarbeidsrutiner for ettervern.
  3. Sosialtjenesten undersøker ikke rutinemessig hvorvidt nye, unge brukere tidligere har hatt barnevernstiltak.
  4. Det er ingen etablert rutine for å fange opp unge over 18 år som angrer på at de takket nei til ettervern.
  5. Det mangler tiltaksplaner for unge under ettervern, og derved også dokumentert brukermedvirkning.
  6. Kommunens internkontrollsystem har ikke fanget opp at en gruppe unge voksne ikke har fått riktig hjelp i rett tid.

Lovgrunnlag:

  • Lov om barneverntjenester § 1-3, § 2-1, § 3-2, § 4-4, § 4-5, § 4-15 4. ledd
  • Lov om sosiale tjenester § 3-2, § 4-1, § 8-5, § 8-8 a
  • Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4
  • Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten § 4

6. Vurdering av kommunens styringssystem

Eidskog kommune har et elektronisk kvalitetssystem som baserer seg at hver ansatt utfyller og sender avviksmeldinger elektronisk. Det fremkom under tilsynet at systemet var lite brukt, og de ansatt hadde ikke fått opplæring i systemet. Det var ikke et system for at enhetsledere kunne kontrollere at tjenesteutøvelsen faktisk ble utført, og med kvaliteten på denne. Kommunen er i ferd med å kartlegge de ansattes behov for opplæring, med arbeidet var ikke ferdig på tilsynstidspunktet.

7. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon
  • og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Samarbeidsavtale mellom Eidskog kommune og Nav Hedmark
  • Administrativt delegasjonsreglement
  • Delegeringsvedtak for Nav
  • Kommunestyrets vedtak på barnevernadministrasjon
  • Lederavtale for enhetsleder
  • Stillingsbeskrivelser
  • Informasjon om kompetansekartlegging
  • Rutine for mottak av post/meldinger i barneverntjenesten
  • Rutiner ved midlertidig vedtak i akuttsituasjoner
  • Rutiner for undersøkelse
  • Rutiner for barneverntjenesten, helsesøster, Marte meo veiledning, individuelle planer og for fagteam.
  • Habiliteringshåndbok
  • Skjema for søknad om koordinering(IP eller ansvarsgruppe)
  • Tjenestebeskrivelser
  • Informasjon om tjenestene fra kommunens internettside
  • Informasjonsbrosjyre om Marte Meo
  • Samtykkeerklæring for barneverntjenesten
  • Fullmakt for Nav
  • Samtykkeerklæring for fagteam
  • E-post med informasjon om kompetansekartlegging
  • Verktøy for kompetansekartlegging
  • Kompetansekartlegging av Nav- ansatte
  • Referat fra kvalitetsrådsmøter
  • Rutine for avvikshåndtering
  • Eksempel på avvik fra sosialtjenesten og barneverntjenesten
  • Varslingsplakaten
  • Plan for brukermedvirkning ved Nav
  • Samarbeidsavtale mellom RBUP og Eidskog kommune
  • Forespørsel om samarbeid fra RBUP
  • Referater fra arbeidsgruppe
  • Referat fra styringsgruppemøte i OSS
  • Redegjørelse for utvikling av Nav Eidskog
  • Rutine for samarbeid helsestasjon/barnevern
  • Samarbeidsavtale for psykisk helsetjeneste, sosialtjenesten og barneverntjenesten
  • Referater fra samarbeidsmøter
  • Budsjett og økonomiplan
  • Virksomhetsplan for barnehagene
  • Virksomhetsplan for grunnskolen
  • Rusmiddelpolitisk handlingsplan
  • Plan for psykisk helsearbeid
  • Årsberetning 2008
  • Arbeidsprosesser i Nav Eidskog- Oppsummering Workshop

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 16 saksmapper fra helsestasjonen
  • 2 saksmapper fra sosialtjenesten
  • 19 saksmapper fra barneverntjenesten

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen og Helsetilsynet:

  • Revisjonsvarsel datert 05.03.09
  • Svar fra kommunen på oppnevnt kontaktperson for tilsynet datert 18.03.09
  • Program for tilsynsdagene datert 29.04.09.
  • Dokumentasjon fra kommunen datert 05.05.09
  • Foreløpig rapport datert 22.06.09
  • E-post med forespørsel om utsettelse på tilbakemelding på foreløpig rapport.
  • Endelig rapport datert 13.10.09.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Hans Einar Holth

Rådmann

X

X

X

Evy Anne Vestli Heggen

Enhetsleder for helse og omsorg

X

X

X

Anne C. Aurbakken

Helsesøster

X

X

X

Anita Wilson

Avdelingsleder for helsestasjonen

X

X

X

Stein Engebråten

Nav-leder

X

X

Inger Ulfsbøl

Avdelingsleder for barneverntjenesten

X

X

X

Monica Gressberg

Barnevernkurator

X

X

X

Tine Hytjan

Avdelingsleder for psykisk helsetjeneste

X

X

X

Torunn Fløiten

Ruskonsulent

X

X

Maria Sundbäck

Sosialkonsulent

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ellen Catherine Trosvik
Arne Throndsen
Ida Kjerschow Harstad