Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Kommunens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Samarbeidet mellom helsetjenesten og barneverntjenesten i forhold til å fange opp, undersøke/utrede og følge opp og følge opp utsatte barn i førskolealder(0-6 år).
  • Samarbeidet mellom barnevernet og sosialtjenesten ved overgang fra barnevern til sosialtjenesten ved 18- 23 års alder(ettervern).

Det ble funnet et avvik og en merknad:

Avvik

Kommunen sikrer ikke samarbeidet mellom barnevern- og helsestasjonen i forhold til utsatte barn i førskolealder.

Merknad

Kommunen har et forbedringspotensiale i forhold til å sikre ettervern ved skriftlige rutiner.

Dato: 18.06.09

Ida Kjerschow Harstad
revisjonsleder
Ellen Catherine Trosvik
revisor

 

 

Arne Throndsen
revisor
Lene Kristin Asknes
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Folldal kommune i perioden 05.03.09- 18.06.09 for endelig rapport. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannen og Helsetilsynets planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6, og med barneverntjenesten etter barnevernloven § 2-3. Helsetilsynet er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter kommunehelsetjenesteloven § 6-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Folldal kommune hadde per 01.01.09, 1671 innbyggere. Andelen barn og unge er på 20,6 %, og av disse mottar 2,9 % barneverntiltak. Per 100 innbyggere, mottar 4,6 % sosialhjelp. Antall legeårsverk per 1000 innbyggere ligger på 1,2, og er over gjennomsnittet for fylket. Antall årsverk på helsestasjonen per 1000 barn under 6 år er på 12, 8 der fylkesgjennomsnittet er på 8,2. Kommunens budsjett viser god økonomisk bæreevne i forhold til antall innbyggere.

Folldal kommune er organisert med fem enhetsledere under rådmannen. Under Nav Folldal er både flyktning-, sosial- og barneverntjenesten organisert. Ledelsen for Nav Folldal er delt; en statlig ansatt leder har ansvaret for personal og Økonomi av de kommunale oppgavene, og en kommunalt ansatt leder har ansvar for det faglige arbeidet. Den statlige ansatte lederen er imidlertid øverste leder for Nav, og har ansvar for rapportering til rådmannen også på det faglige området. Helsestasjonen er underlagt avdelingen for helse, rehabilitering og omsorg. På tilsynstidspunktet var lederstillingen for denne enheten ikke operativ på grunn av sykdom.

Av samarbeid på tvers rundt barn- og unge fra 0-18 år, har kommunen et Barne- og ungdomsteam. Teamet skal ha månedlige møter, og består av 8 faste representanter fra sosial-, barnevern-, helsetjenesten, samt PPT.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 05.03.09.

Formøte ble avholdt 15.04.09.

Åpningsmøte ble avholdt 06.05.09.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet under tilsynet

Sluttmøte ble avholdt 07.05.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet to temaer:

  1. Samarbeidet mellom helsetjenesten og barneverntjenesten i forhold til å fange opp, undersøke/utrede og følge opp utsatte barn i førskolealder(0-6 år).
  2. Samarbeidet mellom barnevernet og sosialtjenesten ved overgang fra barnevern til sosialtjenesten ved 18- 23 års alder(ettervern).

5. Funn


Avvik

Kommunen sikrer ikke samarbeid mellom barnevern og helsestasjonen i forhold til utsatte barn i førskolealder.

Avviker bygger på følgende funn:

  1. Helsestasjonen har ikke rutiner eller rutinemessig praksis for å fange opp utsatte barn.
  2. Helsestasjonen melder ikke skriftlig bekymring til barnevernet i forhold til utsatte barn.
  3. Det fremkommer ikke at helsestasjonen og barnevernet har praksis for samarbeid ved utredning/undersøkelse eller iverksetting av tiltak rundt utsatte barn.
  4. Barne- og ungdomsteamet er for tiden ikke i funksjon.
  5. Helsestasjonen og barnevernet anser ikke og melder ikke manglende samarbeid som et avvik.
  6. Kommunens ledelse har ikke rutiner for å kontrollere at samarbeid fungerer.
  7. Det er lite spor av samarbeid i dokumentmappene fra både helsestasjonen og barneverntjenesten. Journalene fremstår som ufullstendige fra begge tjenester.
  8. Kommunen har ikke kartlagt og fulgt opp behov for opplæring og kompetanseheving innenfor tilsynstemaet for barnevernet og helsestasjonen. Dette gjelder både i forhold til fag, journalføring og internkontroll.

Lovgrunnlag:

  • Lov om barneverntjenester § 2-1, § 3-1, § 3-2, § 4-3, § 4-4
  • Lov om helsetjenesten i kommunene § 1-3a, § 1-4 2.ledd, § 2-2, § 2-1, § 6-1 og § 6-3
  • Forskrift om pasientjournal § 4 og § 8
  • Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten 2-1 3.ledd
  • Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4
  • Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten § 4
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 17, 11d

Merknad

Kommunen har et forbedringspotensiale i forhold til å sikre ettervern ved skriftlige rutiner.

6. Kommunens styringssystem

Det fremkom under tilsynet at kommunens internkontrollsystem og prosedyre for avvikshåndtering ikke var implementert og svært lite brukt av barnevern-, sosial- og helsestasjonstjenesten. Derfor var heller ikke avvik på sentrale områder innen tilsynstemaet meldt til kommunens ledelse. Herunder at det ikke meldes skriftlig bekymring fra helsestasjonen til barneverntjenesten, at det er behov for opplæring i å fange opp utsatte barn og i journalføring, og at etablert samarbeidsfora ikke er virksomt. Det fremkom at kommunen ikke har kartlagt årsaken til manglende avviksmeldinger, og iverksatt tiltak for å få systemet implementert. Resultatet var svikt i systemet som ikke ble fanget opp, og som kan ha medført at barn ikke har fått riktig hjelp til rett tid på en samordnet måte i Folldal kommune.

7. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Tjenestebeskrivelse for rådmann, fagleder for Nav kommune, mottaket i Nav og Barne- og ungdomsteamet.
  • Retningslinjer for BUT
  • Referatmal for BUT
  • Mal for samtykkeerklæring
  • Rutinehåndbok for koordinerende team
  • Skjema for henvisning til koordinerende team
  • Orientering, tjenestebeskrivelse og mal for individuell plan
  • Samtykke til ettervern
  • Virksomhetsplan for Folldal kommune 2009
  • Tjenestebeskrivelse over oppgavefordeling av sosiale tjenester mellom Nav og HRO.
  • Handlingsplan for barn som pårørende
  • Handlingsplan ved mistanke om eller oppdaget seksuelle overgrep av barn og unge.
  • Interkommunal rusmiddelpolitisk handlinsgplan
  • Vedtak om brukerutvalg for Nav - Folldal
  • Kompetanseplan for Nav
  • Rutine for avvikshåndtering og forbedringstiltak
  • Avviksskjema
  • Samarbeidsavtale mellom Folldal kommune og BUP Tynset
  • Delegeringsreglement for Folldal kommune.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 18 saksmapper fra helsestasjonen
  • 1 saksmappe fra sosialtjenesten
  • 9 saksmapper fra barneverntjenesten

Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen og Helsetilsynet:

  • Revisjonsvarsel datert 05.03.09
  • Svar fra kommunen på oppnevnt kontaktperson for tilsynet datert 10.03.09
  • Dokumentasjon fra kommunen datert 22.04.09
  • Program for tilsynsdagene datert 22.04.09.
  • Foreløpig rapport datert 20.05.09.
  • Svar fra kommunen på den foreløpige rapporten datert 03.06.09
  • Endelig rapport datert 18.06.09

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Brit Kværness

Rådmann

X

X

Bård Høysen Lohn

Enhetsleder for Nav

X

X

X

Kristin Langtjernet

Koordinator for Koordinerende team

X

X

X

Hege Paulsen

Barnevernkonsulent

X

X

Tone Gladhaug

Helsesøster

X

X

X

Lars Nerbø Dahl

Fagleder for sosial- og barnevern

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ellen Catherine Trosvik
Arne Throndsen
Lene Kristin Asknes
Ida Kjerschow Harstad