Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Tilsynet er en del av landsomfattende tilsyn med avlastnings-og barneboliger. Selve tilsynet foregikk 11. og 12. juni 2009. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet omfattet følgende områder:

  • Sosialt samvær og aktiviteter
  • Ernæring
  • Pleie og omsorg
  • Legemiddelhåndtering
  • Fysisk utforming av boligen 

Det ble ikke funnet noe avvik eller gitt noen merknader innenfor de reviderte områdene.

Dato: 24.06.09

Nils Chr. Faaberg
revisjonsleder
Heidi Syverstad
revisor

 

 

Irene Hanssen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Os kommune i perioden 15.04.09 - 24.06.09. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. 

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes 

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. 

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Os kommune har i overkant av 2000 innbyggere. På nittitallet økte folketallet noe, mens det har gått noe ned etter årtusenskiftet. Andelen barn og unge under 18 år er 24 % (landsgjennomsnitt: 23 %), andelen eldre over 80 år er 6,1 (landsgjennomsnitt: 4,6).

Organisatorisk er Os kommune delt inn i 10 virksomheter der virksomhetsleder er direkte underordnet rådmannen. Kommunens avlastnings-og barnebolig heter Rytrøa og er en del av virksomheten hjemmetjenester. Virksomhetsleder har budsjett og personalansvar. Det daglige faglige arbeidet i boligen ledes av fagansvarlig i boligen, mens fagkonsulent i hjemme­tjenesten har et koordinerende i boligen. Virksomhetsleder, fagkonsulent og fagansvarlig har tilnærmet daglig kontakt.

Det er 8 barn som er brukere av Rytrøa. 1 barn bor der for tiden fast og 1 barn er der ca 50 av tiden. De øvrige barna har varierende oppholdstid med enten annenhver eller hver tredje helg og enkelte ukedager. Os kommune selger 4 avlastningsplasser til andre kommuner, henholdsvis Røros og Holtålen. Salg av plasser har ikke betydning for tilsynet.

All informasjon om barna er samlet i Gerica. Alle ansatte bruker Gerica og har tilgang til å skive i journalen. Journalene føres i samsvar med krav i helselovgivningen. Enkelte opplysninger er i tillegg samlet i permer.

Enkelte av barna har til dels sjeldne sykdommer/syndromer. Rytrøa har etablert et tett samarbeid med kommunens legekontor, og kommunelege 1 brukes aktiv som rådgiver i faglige spørsmål. Kommunelege 1 har også fast samarbeid med barnas fastleger og med spesialisthelsetjenesten.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 15.04.09.

Åpningsmøte ble holdt 11.06.09.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittelet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Rytrøa avlastning-og barnebolig.

Sluttmøte ble avholdt 12.06.09.

Som en del av forberedelsene til tilsynet ble det holdt et møte med foreldre og foresatte den 10.06.09. Foreldrene til 5 av barna møtte. 

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet har vært å finne ut om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlig sosial-og helsetjenester til barn som bor eller midlertidig har opphold i barne-og avlastningsboliger. For å avgrense tilsynet, er det kommunens tjenesteyting i barne-og avlastningsboligene som er undersøkt på følgende områder:

Sosiale behov, særlig om:

  • kommunen planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov
  • tjenesteytingen tilpasses barnets kommunikasjonsferdigheter 
  •  
Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer, særlig om:
  • virksomheten har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov
  • måltider planlegges og gjennomføres etter barnets behov 
  •  
Pleie og omsorg tilpasset den enkeltes behov, særlig om:
  • vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse
  • mottar informasjon om medisinsk behandling og avklarer ansvars- og oppgavefordeling
  • utfører nødvendig pleie- og omsorgtiltak 
Legemiddelhåndtering, særlig om:
  • organisering og planlegging
  • virksomheten mottar og registrerer barnets legemiddelbruk ved ankomst til boligen
  • virksomheten istandgjør og utdeler legemidler
  • Virksomheten sørger for informasjonsflyt og endring av legemiddelbehandling ved legevaktsbesøk og sykehusopphold 
Fysisk tilrettelegging av boligen, særlig om:
  • kommunen planlegger og gjennomfører tiltak som gjør boligen fysisk tilrettelagt på bakgrunn av kunnskap om barnets behov.

5. Funn

Det ble ikke funnet noe avvik eller gitt noen merknader innenfor de reviderte områdene.

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester
  • Forskrift I-1/93 til sosialtjenesteloven
  • Kommunehelsetjenesteloven
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningen
  • Forskrift av 23.12.2004 om individuell plan
  • Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial-og helsetjenesten
  • Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie-og omsorgstjenestene
  • Legemiddelforskriften 

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • organisasjonskart
  • delegeringsreglement
  • målstyringskart
  • årsmelding for hjemmetjenesten og helsetjenesten oppgavefordeling i omsorgstjenesten oversikt over ansatte
  • stillingsbeskrivelse
  • plan for kompetanseheving oversikt over internkontrollsystemet
  • retningslinjer for samarbeid mellom legekontoret og Rytrøa
  • rutiner for bruk av Gerica
  • rutiner for legemiddelhåndtering og avvikshåndtering
  • registrerte avvik
  • medisin-og signaturark for Rytrøa
  • rutiner for multidose
  • kontrakt for kjøp av tjenester i Os kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Innsyn i elektronisk journalsystem Gerica
  • Saksmappene/permene til de enkelte barna

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel sendt 15.04.09
  • Oversendelse av dokumenter fra Os kommune 18.05.09
  • Dagsplan for tilsynet sendt 05.06.09
  • Diverse telefon-og e-postkontakt.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Maja Strømskag

fagkonsulent

X

X

Helge Lund

kommunelege 1

X

X

X

Anne Lise Trøen

rådmann

X

X

Vigdis Øvergård

virksomhetsleder

X

X

X

Unni Berge Volden

hovedtillitsvalgt

X

X

Tove Nyjordet Bækken

fagansvarlig

X

X

X

Gunn Marit Ormestøyl

omsorgsarbeider

X

X

Britt Løkken

koordinator for rehabilitering

X

X

Arne Grue

ordfører

X

X

John-Jacob Foss

sykepleier

X

Jenny Iren Henningsmo

assistent

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Heidi Syverstad (jurist), seniorrådgiver Irene Hansen (sykepleier) og seniorrådgiver Nils Chr. Faaberg (sosionom), sistnevnte som revisjonsleder.