Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Tilsynet er en del av landsomfattende tilsyn med avlastnings- og barneboliger. Selve tilsynet foregikk 27. og 28. mai 2009. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet omfattet følgende områder:

  • Sosialt samvær og aktiviteter
  • Ernæring
  • Pleie og omsorg
  • Legemiddelhåndtering
  • Fysisk utforming av boligen

Det ble funnet ett avvik og gitt to merknader under tilsynet

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke i alle sammenhenger forsvarlig legemiddelhåndtering.

Merknad 1:

Kommunen bør sørge for økte muligheter for deltakelse på aktiviteter utenfor huset

Merknad 2:

Boligen fremstår som lite hensiktsmessig og dårlig fysisk tilrettelagt.

Dato: 17.08.09

Nils Chr. Faaberg
revisjonsleder
Heidi Syverstad
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stange kommune i perioden 02.04.09 - 13.08.09. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Stange kommune har ca 19000 innbyggere, 21.7 % av disse er under 18 år (landsgjennomsnittet 23 %). Kommunen er organisert etter en to-nivå modell der rådmann og to kommunalsjefer utgjør øverste nivå. Under dem er det 26 virksomheter med hver sin virksomhetsleder. Avlastningsenheten Naustet ligger under virksomhet barn og familie.

Naustet ledes av en avdelingsleder i 50 % stilling. Avdelingsleder er i tillegg 50 % miljøterapeut. De siste årene har det vært ustabilitet i stillingen som daglig leder. For tiden er det 7,4 årsverk tilknyttet Naustet og til sammen 17 ansatte. Dette innebærer at det er relativt mange mindre stillinger tilknyttet boligen. Det er ansatt en sykepleier i 15,9 stilling, Vedkommende har også et vikariat som miljøterapeut i 50 % stilling.

Det er for tiden 8 barn/familier som har tilbud om avlastning, og opp til 5 av dem kan være der samtidig.

Naustet holder til i en bygning som tidligere tilhørte Åkershagan sentralinstitusjon. Den ligger i et avskjermet og naturskjønt område og grenser inn til Åkersvika naturreservat. Like i nærheten ligger det kommunale Åkershagan Opplærings- og aktivitetssenter.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 02.04.09.

Åpningsmøte ble holdt 27.05.09.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Naustet avlastningsbolig.

Sluttmøte ble avholdt 28.05.09.

Som en del av forberedelsene til tilsynet ble det holdt et møte med foreldre og foresatte den 14.05.09. Foreldrene til 5 av barna møtte.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet har vært å finne ut om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlig sosial- og helsetjenester til barn som bor eller midlertidig har opphold i barne- og avlastningsboliger. For å avgrense tilsynet, er det kommunens tjenesteyting i barne- og avlastningsboligene som er undersøkt på følgende områder:

Sosiale behov, særlig om:

  • Kommunen planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov
  • Tjenesteytingen tilpasses barnets kommunikasjonsferdigheter

Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer, særlig om:

  • Virksomheten har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov
  • Måltider planlegges og gjennomføres etter barnets behov

Pleie og omsorg tilpasset den enkeltes behov, særlig om:

  • Vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse
  • Mottar informasjon om medisinsk behandling og avklarer ansvars- og oppgavefordeling
  • Utfører nødvendig pleie- og omsorgtiltak

Legemiddelhåndtering, særlig om

  • Organisering og planlegging
  • Virksomheten mottar og registrerer barnets legemiddelbruk ved ankomst til boligen
  • Virksomheten istandgjør og utdeler legemidler
  • Virksomheten sørger for informasjonsflyt og endring av legemiddelbehandling ved legevaktsbesøk og sykehusopphold

Fysisk tilrettelegging av boligen, særlig om:

  • Kommunen planlegger og gjennomfører tiltak som gjør boligen fysisk tilrettelagt på bakgrunn av kunnskap om barnets behov.

5. Funn

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke i alle sammenhenger forsvarlig legemiddelhåndtering.

Avviket bygger på

  • Det er ikke utpekt faglig ansvarlig for legemiddelhåndtering i boligen, og det er ikke beskrevet hvordan faglig ansvarlig skal ivareta pliktene etter legemiddelforskriften § 4.
  • Det er ikke utarbeidet arbeidsbeskrivelse for sykepleier, og det er ulike oppfatninger om ansvaret og myndighet som er tillagt stillingen.
  • Boligens rutiner om legemiddelhåndtering omfatter ikke flytende legemidler, og opptrekk av flytende legemidler blir ikke dobbeltsjekket.
  • Det er uklar oppfølging av meldte avvik i forhold til evaluering, korrigering og forbedring av praksis.

Lovgrunnlag:

  • Kommunehelsetjenesteloven § 1-3A om forsvarlig organisering av tjenesten.
  • Legemiddelforskriften § 4 om ”virksomhetsleders” ansvar, og § 7 om istandgjøring og utdeling av legemidler.
  • Internkontrollforskriften § 4 om innholdet i internkontrollen.

Merknad 1

Kommunen bør sørge for økte muligheter for deltakelse på aktiviteter utenfor huset.

Merknaden bygger på:

  • Barna har få muligheter til deltakelse på faste aktiviteter når de er på avlastning. Boligen disponerer ikke egnet bil og på grunn av bemanningsfaktoren er det ofte at ansatte ikke kan dra ut med enkeltbarn.
  • Barna har få muligheter til å delta på andre sosiale aktiviteter utenfor huset, f. eks bursdagsfeiringer.
  • Veien til boligen blir ikke alltid brøytet om vinteren, noe som vanskeliggjør fremkommelighet med rullestol.

Merknad 2

Boligen fremstår som lite hensiktsmessig og dårlig fysisk tilrettelagt.

Merknaden bygger på

  • Soverommene er små og vanskeliggjør bruk av tekniske hjelpemidler.
  • Boligen mangler rom for parallelle aktiviteter, det er ikke eget treningsrom og dagligstuen er ikke egnet for trening og øvelser.
  • Det er lytt mellom rommene og barna kan bli forstyrret i nattesøvnen.
  • Det er ikke eget lagringsrom for hjelpemidler, og hjelpemidlene opptar plass andre steder i boligen.

6. Virksomhetens styringssystem

Stange kommune har et elektronisk basert internkontroll- og kvalitetssystem (EQS). Dette er ikke fullstendig innført i avlastningsavdelingen. Avvik skrives på papirark, avdelingsleder fører dette inn i EQS og sender det videre til virksomhetsleder. Det er varierende praksis på hvordan avvik, uheldige hendelser og forbedringsmuligheter følges opp.

Avdelingen har mye skriftlig informasjon om brukerne og hvordan arbeidet skal utføres. Denne informasjonen må ansees som utfyllende, men informasjonen er spredt på flere permer og kan fremstå som noe uoversiktlig. Det er ikke noe system for å sikre at ansatte faktisk leser nødvendig informasjon om barna, og det er ikke noen rutiner for dokumentstyring i boligen.

Det er igangsatt et arbeid for å forbedre og sikre legemiddelhåndteringen i avlastningsboligen, men dette er ikke sluttført. Det er klare rutiner på mange områder tilknyttet legemiddel­håndtering, men etter tilsynets oppfatning er det ikke på overordnet nivå formelt avklart hvem som har hvilket ansvar.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester
  • Forskrift I-1/93 til sosialtjenesteloven
  • Kommunehelsetjenesteloven
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningen
  • Forskrift av 23.12.2004 om individuell plan
  • Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Legemiddelforskriften

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisatorisk oversikt og delegasjonsreglement
  • Virksomhetsplan, tertialmeldinger og årsmelding for 2008.
  • Oversikt over ansatte
  • Stillingsbeskrivelse for miljøterapeut
  • Ansvarsfordeling mellom ansatte
  • Rutiner for det daglige arbeidet i boligen
  • Overordnede dokumenter i internkontrollsystemet.
  • Avviksmeldinger
  • Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
  • Opplærings- og kompetanseplan
  • Vedtak om avlastning og kort informasjon om det enkelte barn
  • Oversikt over når de forskjellige barna er der og hvem som er på jobb.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynet:

  • Perm: Informasjon til nytt og gammelt personale
  • Perm: Medisinhåndtering
  • Informasjon til foreldre og referat fra møte med foreldrene
  • Referat fra temadager
  • Skademeldinger på personale
  • Perm: Opplæring
  • Perm: Siste nytt
  • Permer for de enkelte barna.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel sendt 02.04.09
  • Oversendt dokumenter fra Stange kommune 04.05.09
  • Ettersendelse av dokumenter 30.04.09 og 04.05.09
  • Dagsplan for tilsynet sendt 15.05.09
  • Diverse e-post og telefonkontakt

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Liv Ingrid Vasaasen

Kommunalsjef

X

X

X

Liv Langberg

Virksomhetsleder

X

X

X

Yvonne Bergseng

Avdelingsleder

X

X

X

Kristin Nybakken

Assistent

X

X

Aud Synnøve Eggen

Assistent

X

X

X

Mira Ingeborg Møen

Miljøterapeut/sykepleier

X

X

X

May Britt Falldalen

Miljøarbeider/hjelpepleier

X

Lise Kristoffersen

Miljøarbeider/hjelpepleier

X

Geir Erling Hilde

Konsulent for funksjonshemmede

X

Marianne Oppen

Miljøarbeider/hjelpepleier

X

X

Elisabeth Tyseng

Assistent

X

Wenche Solum

Assistent

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Heidi Syverstad, seniorrådgiver Irene Hanssen og seniorrådgiver Nils Chr. Faaberg, sistnevnte som revisjonsleder.