Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i Nav ved Nav Elverum 2010

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble funnet innen de undersøkte områdene:

• Om kommunen sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav
• Om kommunen sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav
• Om kommunen sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav

Det ble funnet ett avvik og gitt en merknad.

Avvik:

Elverum kommune utbetaler økonomisk stønad direkte til kreditor uten særskilt begrunnelse.

Merknad:

Vedtak om økonomisk stønad bør begrunnes mer konkret.

Både avviket og merknadene er knyttet til manglende eller svake begrunnelser i de vedtakene som fattes, og at egne rutiner på området ikke alltid følges.

Dato: 07.12.2010

Nils Chr. Faaberg
revisjonsleder

Ellen Trosvik
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Elverum i perioden 14.07.10 – 07.12.10. Tilsynet er en del av Helsetilsynets landsomfattende tilsyn på området, dvs. at det gjennomføres tilsvarende tilsyn over hele landet.

Fylkesmannen skal føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9. Fra 01.01.2010 ble det innført en lovfestet plikt til å etablere internkontroll på området økonomisk stønad, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i Nav.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse av:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes
• En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Elverum kommune har ca 20.000 innbyggere. Kommunen er administrativt delt inn i 8 fagavdelinger der Nav er en disse 8. Nav Elverum ble etablert 05.03.08. Nav leder rapporterer direkte til rådmannen vedrørende de kommunale tjenestene og er med i rådmannens ledergruppe. Det er en felles leder for de kommunale og statlige tjenester. Kontoret har 39 ansatte, hvorav 17 er kommunalt ansatt.

Det holdes kvartalsvise partnerskapsmøter mellom rådmann, leder av Nav Elverum og leder av Nav Hedmark.

Nav Elverum er organisatorisk delt inn i 3 team der Mottaksteam og Oppfølgingsteam er involvert i behandling av økonomisk sosialhjelp. Mottaksteamet har tre koordinatorer for henholdsvis områdene ”Service og mottak”, ”Oppfølging mottak” og ”Forvaltning sosial”. Oppfølgingsteamet har koordinator for henholdsvis ”Oppfølging (sosial)” og ”Oppfølging”. Vedtak om økonomisk sosialhjelp til personer som ikke trenger spesiell oppfølging fattes i enheten ”Forvaltning sosial” under Mottaksteamet. Saker der søker trenger videre oppfølging, og der samtale med søker er nødvendig, oversendes til ”Oppfølging sosial” under Oppfølgingstemaet eller ”Oppfølging mottak” under Mottaksteamet

Alle aktuelle veiledere (saksbehandlere) kan godkjenne vedtak i saker der kommunens normer følges. Kun et utvalg av veilederne kan godkjenne vedtak der det gis ekstraytelser ut over normene.

I 2009 mottok 655 personer økonomisk sosialhjelp. Antallet økte med 7,2 % fra 2008. I 2009 mottok Fylkesmannen 32 klager fra Nav Elverum på økonomisk sosialhjelp, noe som er høyest i Hedmark. Andelen klager som får medhold er likevel på nivå med andre kommuner. Pr 13.10.2010 var det kommet inn 27 klager.

3. Gjennomføring

Revisjonsvarsel ble sendt 14.07.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 29.09.10.

Åpningsmøte ble avholdt 19.10.10.

Intervjuer

10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i mottaket.

Sluttmøte ble avholdt 20.10.10.

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har under tilsynet i Nav Elverum undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad.

Nærmere presisert har vi undersøkt følgende:

1. Håndtering av henvendelser om hjelp skal være forsvarlig ved at:

• Kommunen hjelper til å formalisere søknaden (fylle ut søknadsskjema) ved behov
• De ansatte som møter brukeren først kjenner sine oppgaver og har rett kompetanse, herunder at taushetsplikten overholdes.
• Ledere kontrollerer regelmessig den veiledning og hjelp som gis i denne fasen
• Tilpassede opplæringstiltak (i personalmøter, ved arrangering av interne kurs, deltakelse i eksterne kurs og lignende) settes i verk når det er nødvendig for å sikre at en søknad identifiseres riktig

2. Kartlegging av hjelpebehovet skal være tilstrekkelig ved at:

• Saken er så godt opplyst som mulig før det foretas vurderinger og tas beslutninger om økonomisk stønad
• Opplysninger innhentes i samarbeid med søker

3. Stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen av stønad skal samsvare med søkers hjelpebehov ved at:

• Søknader om økonomisk stønad avgjøres etter en konkret individuell vurdering
• Søknad vurderes etter lov om sosiale tjenester i Nav § 19 dersom den er avslått etter § 18.
• Tjenestetilbudet utformes i samarbeid med søker og at utbetaling av økonomisk sosialhjelp skjer direkte til søker
• Kommunen sørger for- og kontrollerer - om søknader om økonomisk stønad behandles, vurderes og avgjøres forsvarlig.
• Kommunen sørger for at nødvendig lover, forskrifter og relevant tolkningsmateriell (rundskriv og veiledere) er tilgjengelig og kjent for dem som har oppgaver og ansvar knyttet til behandling av søknad om økonomisk stønad

5. Funn

Avvik 1

Elverum kommune utbetaler økonomisk stønad direkte til kreditor uten særskilt begrunnelse.

Avviket bygger på:

• Økonomisk stønad er utbetalt direkte til kreditor i 14 av 33 gjennomgåtte saker. Av disse 14 er det i 9 saker ikke begrunnet hvorfor stønaden er utbetalt direkte til kreditor.
• Kommunen har en rutine (Rutine ved forvaltning sosial – Nav Elverum, revidert 30.08.10, s 2) som sier: ”Sjekk om søker tidligere har gitt samtykke til at utbetalingen sendes til en annen betalingsmottaker.” , og at bruker skal kontaktes pr telefon dersom dette ikke er gjort. Resultat skal føres i Socio. Dette følges ikke, og det ble ikke funnet journalnotater om dette.
• Det er opplyst i flere intervjuer at det vanligvis avtales med søker dersom husleie skal betales direkte til utleier, men at dette ikke alltid gjøres dersom utbetalingen går til strømleverandør, NRK-lisens, telefon/internett og lignende.
• Feil og mangler i tjenesten fanges hovedsakelig opp i interne møter og ved samtaler og diskusjoner mellom ansatte, men Nav Elverum har ikke foretatt noen risikoanalyse av hvor det kan forekomme svikt. Det er ikke noen systematisk kontroll i egen tjenesteproduksjon for å avdekke svikt.

Lovgrunnlag:

• Lov om sosiale tjenester i Nav § 22, jf § 21 (om utbetaling av stønad)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 (om internkontroll)
• Forvaltningsloven § 25 andre ledd (om de faktiske forhold et vedtak bygger på)

Kommentar:

I utgangspunktet skal økonomisk sosialhjelp utbetales direkte til mottaker. Utbetaling til kreditor kan i visse tilfeller foretas mot søkers ønske, dersom man av særlige grunner kan tro at søkeren ikke vil bruke hjelpen til andre formål enn det den er innvilget for.

Utbetaling til kreditor kan også gjøres dersom søker selv ønsker det. I begge tilfeller må det tydelig og konkret gå fram av vedtaket hvorfor utbetalingen foretas til andre etter søker.

Merknad 1

Vedtak om økonomisk stønad bør begrunnes mer konkret.

Merknaden bygger på:

• En vesentlig del av begrunnelsen i vedtakene er standardisert
• Enkelte vedtak synliggjør i liten grad de faktiske forholdene vedtaket bygger på og hvilke vurderinger som ligger bak.

6. Kommentar til kommunens styringssystem.

Kommunens ledelse skal gjennom sine styringssystemer og sin internkontroll sørge for at virksomheten drives i henhold til gjeldende lover og forskrifter, og på den måten sørge for at driften er forsvarlig.

Nav Elverum opplyser at de sosiale tjenester har fått større fokus på kontoret nå enn like etter oppstart, noe som Fylkesmannen merker seg i løpet av tilsynet. Det må ansees som positivt at Nav leder deltar i rådmannens ledergruppe og således er en integrert del av kommunens styringssystem.

Beskrivelsen av kontorets interne organisering fremstår som vanskelig forståelig for utenforstående. Det ble imidlertid ikke funnet holdepunkter for at organisering, saksflyt og ansvarsforhold er uklart for ansatte.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv 1-34/2001 til Sosialtjenesteloven
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningsforskriften)

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Elverum kommune og Nav Hedmark
• Årsberetning for Elverum kommune 2009
• Virksomhetsplan for Nav Elverum
• Kommunens delegasjon til Nav leder og delegering i internt Nav Elverum
• Oversikt over ansatte i Nav Elverum
• Oversikt over interne møter
• Lokal sikkerhetsinstruks, lokal beredskapsplan og sikkerhetsrutiner
• Veiledende satser for økonomisk sosialhjelp for Elverum kommune
• Rutiner for:
  Forvaltning sosial
  Skatteoppgjør
  Kartleggingssamtaler
• Prosedyre for evaluering av egen virksomhet, Nav Elverum
• Skjema for egenvurdering
• Mandat og referat fra brukerutvalget
• Introduksjons- og utviklingsplan
• Opplæringsplan 2008 Nav Elverum
• Opplæringsplan for Elverum kommune 2008
• Enkelte styrende dokumenter for Nav Hedmark

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Referat fra partnerskapsmøte
• Resultat av brukerundersøkelse for Nav Elverum 2010

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel
• Innsendte dokumenter
• Diverse telefon- og e-post kontakt.

 

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Nils Christian Faaberg, revisjonsleder
Seksjonssjef Ellen Trosvik
Seniorrådgiver Bente N. Lindstad
Seniorrådgiver Solveig Hanse