Endelig rapport fra tilsyn med tjenestetilbudet til tjenestemottakere i Halmhaugen ved Nord-Odal kommune 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Forsvarlig tildeling, iverksetting, evaluering og fornyelse av tjenester.
• Kunnskaper og ferdigheter hos ansatte.
• Bruk av tvang og makt.

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknad innenfor de undersøkte områdene.

Dato: 21.10.11

Jørn Kroken
revisjonsleder

Nils Christian Faaberg
revisor

Marianne Cae
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nord-Odal kommune i perioden 24.05.11 – 20.10.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nord-Odal kommune hadde per 01.01.11 5113 innbyggere. Administrativt har kommunen en funksjonsmodell, d.v.s. en 3-deling med oppvekstetaten, helse- og omsorgsetaten og næringsetaten. Rådmannen har vært i stillingen siden 1990. Underlagt enheten for helse og omsorg som ledes av etatsleder er det 13 avdelinger som ledes av avdelingsleder. Fem av disse avdelingene er tjenestesteder for personer med utviklingshemning. De reviderte områdene gjelder en av disse avdelingene – Boligtjeneste: Halmhaugen.

Det er fire tjenestemottakere ved tjenestestedet med variert behov for bistand. Turnusplanen viser at det er 14 stillinger ved tjenestestedet, hvorav halvparten har 50 % stilling eller større.

Avdelingslederfunksjonen er delt slik at ca. halvparten av stillingen brukes til administrative oppgaver, mens øvrig tid brukes til direkte tjenesteyting. Det er ikke fattet vedtak om bruk av tvang og makt vedrørende noen av tjenestemottakerne ved tjenestestedet, men det er tidligere sendt meldinger om bruk av tvang og makt jf. sotjl. § 4A-5 tredje ledd bokstav a.

Etatsleder har møte med avdelingslederne annenhver uke. Det er personalmøte hver tredje uke ved tjenestestedet som ledes av avdelingsleder. Møtet er todelt – og foruten personalrelaterte saker gjennomgås status for hver enkelt tjenestemottaker. I tillegg avholdes det kvartalsvis eget møte med nattvaktene. Etatsleder fatter vedtak om tildeling av tjenester. Avdelingsleder er ansvarlig for utredning, kartlegging, vurdering og evaluering av tjenestene. Ved vurdering av behov for endring av tjenester benyttes eget kartleggingsskjema for en definert periode og utfallet drøftes på personalmøtet. Det brukes et eget detaljert avkrysningsskjema for å dokumentere at tjenestene ytes i henhold til hjelpebehovet/tildelte tjenester.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.05.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 07.09.11.

Intervjuer

Seks personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved tjenestestedet Halmhaugen.

Sluttmøte ble avholdt 08.09.11.

4. Hva tilsynet omfattet

• Om kommunen har forsvarlig tildeling, iverksetting, evaluering og fornyelse av tjenestene etter sosialtjenesteloven kapittel 4.
• Om ansatte har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter, særlig om det gis tilstrekkelig opplæring.
• Om tjenesteytingen skjer uten ulovlig bruk av tvang og makt.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknad.

Fylkesmannen har merket seg at tjenestestedet har arbeidet aktivt med å systematisere sin virksomhet, blant annet med tilpassede fagadministrative systemer, herunder detaljerte dagsplaner med tilhørende rutinesituasjonsbeskrivelser, registreringsrutiner og rapport - og kontrollrutiner. I tillegg har tjenestestedet egen opplæringsplan der kompetansehevende tiltak er spesifisert også med hensyn til økonomi.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester
• Rundskriv I-1/93 til sosialtjenesteloven
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningen
• Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart helse- og omsorgsetaten  
• Stillingsbeskrivelser
• Liste over ansatte ved tjenestestedet
• Turnusplan for tjenestestedet
• Kopi av vaktbok f.o.m. 28.03.11 t.o.m. 03.07.11
• Reglement om klagebehandling
• Opplæringsplan helse- og omsorgsetaten 2011-09-05
• Oversikt over opplæring/kurs
• Oversikt over beboerbøker/permer, beskjedbøker og lignende ved tjenestestedet
• Oversikt over møtestruktur ved tjenestestedet
• Delegasjonsreglement
• Brev om forhåndsvarsling
• Søknadsskjema om ressurser til voksenopplæring
• Prosedyre for behandling av avdødes legemidler
• Prosedyre for organisering og ansvar ved legemiddelhåndtering
• Rutine/sjekkliste for håndtering av krav om innsyn i IPLOS-registeret
• Prosedyre for vurdering av samtykkekompetanse etter pasl. kap. 4A
• Prosedyre for utarbeidelse av individuelle plan
• Skjema for referat fra ansvarsgruppemøte
• Prosedyre for håndtering av mistanke om seksuelle overgrep mot mennesker med psykisk utviklingshemning
• Prosedyre om støttekontaktarbeid
• Prosedyre for henvisning til Habiliteringstjenesten
• Prosedyre for utarbeidelse av vedtak etter kap. 4A i sotjl.
• Prosedyre ved melding om skadeavvergende tiltak i nødssituasjoner etter kap. 4A i sotjl.
• Prosedyre for istandsetting av dosett ved bokollektivene
• Prosedyre for utlevering av medisiner fra dosett til beboer
• Prosedyre for håndtering av tilfeller der tjenestemottakeren motsetter seg medikasjon
• Prosedyre for krav om godkjenning for utdeling av medisiner
• Prosedyre for behandling av epilepsi
• Skjema for individuelt behandlingsopplegg ved epilepsi
• Skjema for kartlegging av hjelpebehov
• Kartleggingsmateriell (opplæringsbehov, hjelpemiddelbehov og behov for praktisk bistand)
• Interessekartleggingsmateriell
• Kopi av vedtak om tildeling av tjenester

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Diverse ”beboerpermer” inneholdende blant annet dagsplaner, rutinesituasjonsbeskrivelser, miljøregler, helseopplysninger, etc.
• ”4A-perm” inneholdende saksbehandlingsrutiner og referat fra møter og kurs

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Oversendelse av dokumenter fra Nord-Odal kommune
• Diverse telefon og e-postkontakt

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Seniorrådgiver Marianne Cae, seniorrådgiver Nils Christian Faaberg og seniorrådgiver Jørn Kroken, sistnevnte som revisjonsleder.