Rapport fra tilsyn med Nav Åmot 2011

Sammendrag

Fylkesmannen i Hedmark gjennomførte i perioden 09.03.11 – 05.09.11 tilsyn med Åmot kommune/Nav Åmot. Tilsynet, som ble gjennomført som systemrevisjon, omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Revisjonen var avgrenset til tre hovedområder:

• Om kommunen sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav.
• Om kommunen sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav.
• Om kommunen sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav.

Det ble funnet 3 avvik under revisjonen.

Avvik 1:

Åmot kommune sikrer ikke at henvendelser håndteres i tråd med lov og forskriftskrav.

Avvik 2:

Åmot kommune sikrer ikke at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov og forskriftskrav før behandling av søknad om økonomisk stønad.

Avvik 3:

Åmot kommune sikrer ikke at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov og forskriftskrav.

Dato: 05.09.11

Solveig Hansen revisjonsleder
revisjonsleder Bente N Lindstad
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Åmot kommune i perioden 09.03.11 – 05.09.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• Hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• Hvorvidt tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• Hvorvidt tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Åmot kommune har i overkant av 4300 innbyggere.

I 2010 mottok 3,9 % av befolkningen i Åmot kommune økonomiske ytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav. Tilsvarende tall for Hedmark fylke er 3,2 % og for landet 2,5 %. I 2010 hadde stønadsmottakerne i Åmot kommune en gjennomsnittlig stønadsperiode på 4,0 mnd. Tilsvarende tall for Hedmark fylke var 4,2 mnd og 3,9 mnd. i landet for øvrig. Åmot kommune hadde i 2009 en registrert arbeidsledighet på 2,9 % av befolkningen og en andel uførepensjonister på 11,2 % av befolkningen.

Nav Åmot ble etablert i 2008. Nav Åmot har, i tillegg til de obligatoriske oppgaver etter lov om sosiale tjenester i Nav, også innlemmet gjeldsrådgivertjeneste og oppfølgingsarbeid med rusavhengige som følger naturlig av Nav Åmot sine øvrige tjenester til denne gruppen.

Nav Åmot har til sammen 9 ansatte i ulike stillingsbrøker. 5 har kommunalt tilsettingsforhold og 4 har statlig tilsettingsforhold. Nav Åmot har en spesialisert/oppgavedelt organisering hvor arbeidet med økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i Nav hovedsakelig er lagt til to ansatte. 6 av de ansatte bytter på å betjene mottaket. Dette innebærer at alle disse 6 har deloppgaver knyttet til mottak av søknader og henvendelser på området økonomisk sosialhjelp. I oppfølgingsarbeid ved Nav Åmot vil de øvrige ansatte henviser brukere til en av de to ansatte med ansvarsområdet økonomisk sosialhjelp dersom de fanger opp behov for veiledning eller stønad på dette området. Kartlegging av bruker, eventuell innhenting av mer dokumentasjon til søknad om økonomisk sosialhjelp og beslutning i form av vedtak blir etter dette ivaretatt av de ansatte med dette ansvarsområdet. Vedtak kontrolleres og godkjennes av Nav leder.

Nav-leder er kommunal enhetsleder direkte underlagt rådmannen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 09.03.11.

Åpningsmøte ble avholdt 22.06.11.

Intervjuer

10 personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet
Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 23.06.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Tilsynet var avgrenset til temaet forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger og ivaretakelse av taushetsplikten.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke:

• Om Åmot kommune sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav.
• Om Åmot kommune sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav.
• Om Åmot kommune sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav.

5. Funn

Avvik 1:

Åmot kommune sikrer ikke at henvendelser håndteres i tråd med lov og forskriftskrav.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningsloven § 11 (veiledningsplikt)
• Forvaltningsloven § 11a (saksbehandlingstid, foreløpig svar)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 17 (opplysning, råd og veiledning)
• Forvaltningsloven § 17 (forvaltningsorganets utrednings – og informasjonsplikt)
• Forvaltningsloven § 13 (taushetsplikt)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 44 (taushetsplikt)
• Forvaltningsloven § 11d (muntlige konferanser og nedtegning av opplysninger)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 4 (krav til forsvarlighet)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 6 (Opplæring)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 (om internkontroll)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids – og velferdsforvaltningen (§ 4a,c,d,f,h)

Avviket bygger på følgende:

Resultatfunn

• Åmot kommune sikrer ikke at taushetsplikten overholdes overfor eventuelle andre personer som oppholder i mottak.
• Søker blir ikke blir gitt tilstrekkelig informasjon om hvilke situasjoner/utgifter som kan omfattes av økonomisk stønad. Dette fører til en risiko for at søker ikke har forutsetninger for å levere/formidle relevant informasjon om sin livssituasjon som kan ha betydning for søknad om økonomisk stønad.
• De som tar imot søknader om økonomisk stønad utfører ikke en individuell og konkret vurdering av hvilken dokumentasjon som er nødvendig og relevant i den enkelte saken.
• Mangelfullt dokumenterte søknader sendes i retur til søker uten å være registrert inn som søknad. Det foreligger heller ikke noen rutine for å følge opp journalposter på søknader som er returnert som følge av manglende dokumentasjon.
• Henvendelser i mottak med mangelfullt dokumenterte søknader resulterer i mange tilfeller til at søker tar med seg søknaden uten at henvendelsen er registrert.

Styringsfunn

• Åmot kommune har ikke sikret at det er tilstrekkelig kjent for de ansatte hvilket ansvar de har og hvilke oppgaver som skal håndteres i mottak, i forbindelse med veiledning ved henvendelser og mottak av søknader om økonomisk stønad.
• Åmot kommune har ikke sikret at alle ansatte som håndterer henvendelser vedrørende økonomisk stønad i mottak har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor området økonomisk stønad.
• Åmot kommune har ikke tilstrekkelig sikret at arbeidstakerne systematisk medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes i kontorets forbedringsarbeid.
• Åmot kommune har ikke gjennomført risikovurdering for å avdekke fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av lovkrav på området økonomisk sosialhjelp.
• Åmot kommune foretar ikke systematisk overvåking og gjennomgang i forhold til internkontroll, for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring av tjenesteområdet økonomisk sosialhjelp.

Avvik 2:

Åmot kommune sikrer ikke at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov og forskriftskrav før behandling av søknad om økonomisk stønad.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningsloven § 11d (muntlige konferanser og nedtegning av opplysninger)
• Forvaltningsloven § 25 (begrunnelsens innhold)
• Forvaltningsloven § 17 (forvaltningsorganets utrednings – og informasjonsplikt)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 17 (opplysning, råd og veiledning)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 42 (plikt til å rådføre seg med tjenestemottaker)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 4 (krav til forsvarlighet)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 6 (Opplæring)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 (om internkontroll)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids – og velferdsforvaltningen (§ 4a,c,d,g,h)

Avviket bygger på:

Resultatfunn

• Åmot kommune sikrer ikke at saken er så godt opplyst (dokumentert) som mulig før det foretas vurderinger og tas beslutning om økonomisk stønad.
• Det foretas ikke en individuell og konkret vurdering av hvilke opplysninger som er nødvendige og relevante i den enkelte sak.
• Kontoutskrifter innhentes systematisk uten at det er foretatt en konkret vurdering om opplysningene kan dokumenteres på annen måte eller at det er gjort klart for søker hvilke opplysninger det er behov for og hvorfor. Søker er heller ikke opplyst om at andre opplysninger fra utskriften kan sladdes før den legges frem som dokumentasjon til søknad.
• Søker blir ikke gitt tilstrekkelig informasjon om hvilke situasjoner/utgifter som kan omfattes av økonomisk stønad. Dette fører til en risiko for at søker ikke har forutsetninger for å levere/formidle relevant informasjon om sin livssituasjon som kan ha betydning for søknad om økonomisk stønad.
• Det er ikke tilstrekkelig dokumentert at søkers sosiale, økonomiske og helsemessige situasjon er vurdert før vedtak fattes.

Styringsfunn

• Åmot kommune har ikke sikret at det er tilstrekkelig kjent for de ansatte hvilket ansvar de har for å kartlegge og sikre nødvendig og relevant dokumentasjon i forbindelse med søknader om økonomisk stønad.
• Åmot kommune har ikke tilstrekkelig sikret at alle ansatte som kartlegger og innhenter opplysninger i forbindelse med søknad om økonomisk stønad har tilstrekkelig kompetanse i forhold til kartlegging av søkers sosiale, helsemessige og økonomiske situasjon.
• Åmot kommune har ikke tilstrekkelig sikret at arbeidstakerne systematisk medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes i kontorets forbedringsarbeid.
• Åmot kommune har ikke gjennomført risikovurdering for å avdekke fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av lovkrav på området økonomisk sosialhjelp.
• Åmot kommune foretar ikke systematisk overvåking og gjennomgang i forhold til internkontroll, for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring av tjenesteområdet økonomisk sosialhjelp.

Avvik 3:

Åmot kommune sikrer ikke at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov og forskriftskrav.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningsloven § 11d (muntlige konferanser og nedtegning av opplysninger)
• Forvaltningsloven § 25 (begrunnelsens innhold)
• Forvaltningsloven § 17 (forvaltningsorganets utrednings – og informasjonsplikt)
• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 20 om vilkår
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 22, jf § 21 om utbetaling av stønad
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 42 (plikt til å rådføre seg med tjenestemottaker)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 4 (krav til forsvarlighet)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 6 (Opplæring)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 (om internkontroll)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids – og velferdsforvaltningen (§ 4a,c,d,g,h)

Avviket bygger på:

Resultatfunn

• Det er ikke tilstrekkelig dokumentert at søknader om økonomisk stønad avgjøres etter en konkret, individuell vurdering.
• Det er ikke tilstrekkelig dokumentert at tjenestetilbudet utformes i samarbeid med søker.
• Det utføres systematisk utbetaling til andre enn bruker uten at det er gitt eget vedtak for dette eller at det fremkommer av begrunnelsen at bruker har uttrykt ønske om dette.
• Vedtakene viser ikke hvilke faktiske økonomiske forhold som er lagt til grunn ved vurdering og fastsettelse av økonomisk stønad.
• Informasjon gitt i søknad vurderes eller omtales ikke alltid i vedtaket. Det tas derfor ikke alltid stilling til alt det er søkt om.
• Det benyttes standardtekst som ikke alltid viser til de faktiske økonomiske forhold.
• Det er ikke dokumentert at det alltid gjennomføres konkret individuell vurdering ved fastsettelse av endelig beløp til livsopphold.
• Nødhjelp gis ofte i form av rekvisisjon til mat uten individuell vurdering eller begrunnelse for hvorfor denne stønadsformen er valgt. Det henvises heller ikke til hvilken lovhjemmel som er benyttet.
• Det benyttes § 19 i forbindelse med vedtak om nødhjelp. Dette er feil i lovanvendelse og heller ikke i samsvar med Åmot kommunes rutine for økonomisk sosialhjelp.
• Riktig lovhenvisning i saker hvor det er behov for å innvilge nødhjelp vil være § 18.
• Søknader som ikke er tilstrekkelig opplyst avslås i noen tilfeller uten at det er dokumentert at det er iverksatt tilstrekkelige tiltak for å innhente mangelfull dokumentasjon.
• Vilkår benyttes i noen tilfeller uten at det er referert til lovbestemmelse i § 20.
• Det tas ikke alltid hensyn til barn i husstanden ved utmåling av stønad over kortere perioder eller ved saksbehandling av antatte engangshenvendelser.
• Det er ikke tilstrekkelig dokumentert i vedtaket at søkers sosiale, økonomiske og helsemessige situasjon er vurdert før vedtak fattes.
• Det innvilges systematisk stønad etter egen fastsatt norm til ungdom etter fylte 18 år. Denne egenfastsatte normen ligger under statens veiledende norm for livsopphold. Dette gjøres uten at det er dokumentert at det er foretatt en forsvarlighetsvurdering, individuell vurdering eller gitt særskilt begrunnelse. Det fremgår heller ikke hvorvidt det er vurdert om faktisk forsørgelse via foreldre finner sted.

Styringsfunn

• Åmot kommune har ikke tilstrekkelig sikret at alle ansatte som vurderer og beslutter søknader om økonomisk stønad har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter forhold til de krav til saksbehandling som stilles i forhold til denne type søknader.
• Åmot kommune har ikke tilstrekkelig sikret at nylig oppdatert rutine for arbeidet med økonomisk sosialhjelp er implementert.
• Åmot kommune sørger ikke for at nødvendige lover, forskrifter og relevant tolkningsmateriell er tilgjengelig og kjent for dem som har ansvar knyttet til behandling av- og henvendelser vedrørende søknad om økonomisk stønad
• Åmot kommune har ikke tilstrekkelig sikret at arbeidstakerne systematisk medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes i kontorets forbedringsarbeid.
• Åmot kommune har ikke gjennomført risikovurdering for å avdekke fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av lovkrav på området økonomisk sosialhjelp.
• Åmot kommune foretar ikke systematisk overvåking og gjennomgang i forhold til internkontroll, for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring av tjenesteområdet økonomisk sosialhjelp.

 

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunens ledelse skal gjennom sine styringssystemer og sin internkontroll sørge for at virksomheten drives i henhold til gjeldende lover og forskrifter på området og på den måten sørge for at driften er forsvarlig.

 

Åmot kommune er organisert etter et to-nivå system med rådmann som øverste administrative leder og 13 virksomhetsledere under rådmannen. Nav leder er èn av de 13 kommunale virksomhetsledere. Kommunen benytter balansert målstyring som styringsverktøy. Hver virksomhetsleder har sitt styringskort som det rapporteres på etter en tertialvis struktur. Nav Åmot rapporterer i to styringslinjer og benytter målekort som rapporteringsgrunnlag også for innrapportering til Nav Hedmark på de statlige resultatmål. Dette innrapporteres månedlig og det er fra 2010 også innlemmet kommunale indikatorer for resultatoppnåelse på dette målekortet. Det statlige målekortet oversendes også månedlig til rådmannen i Åmot kommune.

Som det fremgår av funn fra tilsynet synes ikke Åmot kommunes styringssystemer å, i tilstrekkelig grad, fange opp de krav til internkontroll som fremgår av forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningens § 4. Som følge av dette har ikke kommunen i tilstrekkelig grad fanget opp behovet for systematiske opplæringstiltak, systematiske tiltak for å etterspørre, avdekke og registrere brudd på styringssignaler, rutiner og prosedyrer eller systematiske tiltak for å sikre kontinuerlig forbedring av virksomheten.

7. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131 Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• LOV 1967-02-10 nr. 00 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FOR 2010 nr.1463 Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• FOR 2006-12-15 nr. 1456 Forskrift til forvaltningsloven.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversendelsesbrev
• Samarbeidsavtale mellom Åmot kommune og Nav Hedmark
• Delegeringsreglement Åmot kommune
• Årsrapport 2010
• Sikkerhetsinstruks for medarbeidere
• Nav Åmot – beskrivelse av stillinger
• Stillingsbeskrivelser x 8
• Rutiner for behandling av saker vedrørende økonomisk sosialhjelp og sos. Tj
• Organisering av Nav Åmot og oversikt over ansatte pr. 05.06.11
• Styringskort Nav Åmot 2011 (mål og resultatindikatorer 2011 – lastet ned fra www.amot.kommune.no

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Åmot kommunes normer for økonomisk stønad
• Rutine ved bruk av alarm
• Skjema for innhenting av samtykke til utbetaling til annen betalingsmottaker.
• Opplæringsplan for nyansatte
• Rutine økonomisk sosialhjelp mottak
• Nav leders lederavtale med rådmannen
• Saksmapper, søknader og vedtak om innvilgelse/avslag økonomisk sosialhjelp fra 2011.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Oversendelse av dokumenter fra Åmot kommune
• Diverse telefon og e-postkontakt

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Linda Persson	Økonomisk rådgiver	X	X	X
Torbjørn Teigen	Sosialkurator	X	X	X
Eli Anne Hansen	Førstekonsulent	X	X	X
Frode Jakobsen	Sosialkurator	X	X	X
Tove Torp	Merkantilt ansatt	X	X	X
Renate L Kjernlie	Førstekonsulent	X	X	X
Marie Sollid	Førstekonsulent	X	X	X
Arne Druglimo	Rådmann	X	X	X
Inger Grønlien Eriksen	Nav leder	X	X	X
Hege Nilsen	Rådgiver		X	X
Ola Gustav Narud	Ordfører			X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Seniorrådgiver Solveig Hansen, revisjonsleder
Seksjonssjef Ellen Trosvik
Seniorrådgiver Bente N. Lindstad
Seniorrådgiver Arild Bækkevold (observatør)