Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sosialt samvær og aktiviteter
  • Ernæring
  • Pleie og omsorg
  • Legemiddelhåndtering

Det ble funnet ett avvik:

Kommunen sikrer ikke kvalitet på tjenestene i avlastningsboligen på en tilstrekkelig måte

Avviket bygger på forholdt rundt målsetting og evaluering for det enkelte barn, samt mangler ved styringen av avlastningsboligen.

Dato: 05.12.2011

Nils Chr. Faaberg
revisjonsleder

Irene Hanssen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Åmot kommune i perioden 08.08.11 – 04.12.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6 og kommunehelsetjenesteloven § 6-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Åmot kommune er organisert med 13 virksomheter der virksomhetslederne er direkte underlagt rådmannen. Hjemmetjenesten er en egen virksomhet og er delt i tre soner. Avlastningsboligen er en del av sone 2 hvor også samlokaliserte boliger for utviklingshemmede er med. Sonen ledes av arbeidslagsleder som har delegert personal- og økonomiansvar.

Det er for tiden 4 personer som bruker avlastningsboligen, men disse har forskjellig lengde og hyppighet på oppholdene. Det er ca 7 årsverk og 13 ansatte tilknyttet boligen. Det er til sammen 4 vernepleiere og miljøterapeuter i boligen, men ikke alle i hel stilling. Flere assistenter holder på med fagutdannelse.

Hver av brukerne har en egen perm der den mest sentrale informasjon om brukeren er samlet. Tjenesten bruker dataprogrammet Profil. Her er hjelpebehovet beskrevet og det føres journal for hva som er gjort. Det er egen beskjedbok i boligen der praktiske beskjeder gis, og det er egen rapportbok som følger ungdommen mellom hjem og avlastningsbolig.

Kommunen har fra siste årsskifte gått over til internkontrollsystemet IKKS (Internkontroll og kvalitetssystemer AS). Dette systemet innholder kommunens rutiner på forskjellige områder, samt system for avviksmeldinger. Alle deler av dette systemet er ikke tatt i bruk fullt ut enda, blant annet avvikshåndtering.

Tallmoen avlastningsbolig holder til i en bygning som opprinnelig var brukt som studenthybler. Kommunen har startet bygging av ny avlastningsbolig som skal samlokaliseres med nye boliger for utviklingshemmede. Til sammen blir det 14 leiligheter, der avlastningsboligen skal disponere 2.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Det ble avholdt et møte med foreldrene 19.09.10. Dette møtet var ikke en del av selve tilsynet, men var et bidrag til å belyse hva brukerne av avlastningsboligen oppfattet som forbedringsområder.

Revisjonsvarsel ble utsendt 08.08.11.

Åpningsmøte ble holdt 21.08.11.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Det ble gjennomført befaring ved Tallmoen avlastningsbolig.

Sluttmøte ble holdt 22.08.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet har vært å finne ut om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlig sosial- og helsetjenester til personer som har opphold i og avlastningsbolig. For å avgrense tilsynet, er det kommunens tjenesteyting i avlastningsboligen som er undersøkt. Tildeling og omfang av avlastning faller utenfor tilsynet. Følgende temaer er nærmere undersøkt:

Sosiale behov, om:

  • kommunen planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov
  • tjenesteytingen tilpasses barnets kommunikasjonsferdigheter

Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer, om:

  • kommunen har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov
  • kommunen sørger for at måltider planlegges og gjennomføres etter barnets behov

Pleie og omsorg tilpasset den enkeltes behov, om kommunen:

  • vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse
  • mottar informasjon om medisinsk behandling og avklarer ansvars- og oppgavefordeling
  • utfører nødvendig pleie- og omsorgtiltak

Legemiddelhåndtering, særlig om:

  • organisering og planlegging
  • kommunen mottar og registrerer barnets legemiddelbruk ved ankomst til boligen
  • kommunen istandgjør og utdeler legemidler
  • kommunen sørger for informasjonsflyt og endring av legemiddelbehandling ved legevaktsbesøk og sykehusopphold

5. Funn

Avvik 1

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke kvalitet på tjenestene i avlastningsboligen på en tilstrekkelig måte

Avviket bygger på følgende forhold:

  1. Det er utarbeidet konkrete kartlegginger av den enkelte ungdom sine ressurser, hjelpebehov og beskrivelser av hvordan den enkelte skal hjelpes i de konkrete situasjoner. Det er imidlertid ikke laget noen tydelige mål for utvikling og/eller opprettholdelse av ferdigheter. Utviklingsmål for den enkelte er i liten grad drøftet med foreldre eller samarbeids­partnere. Ansvarsgruppemøter og Individuell plan er viktige hjelpemidler for å lage et helhetlig tilbud til beboerne, men dette arbeidet er ikke godt nok systematisert for alle.
  2. Det er ikke noen konkret evaluering av hjelpetiltakene ovenfor den enkelte.
  3. Det er ikke formelle møter med foreldrene for å ivareta brukermedvirkning. Kommunikasjon med foreldre forgår i hovedsak i beskjedbok og ved henting og levering.
  4. Det er i liten grad muligheter til faglige drøftinger. Til en viss grad foregår dette i personalmøter. Disse er fra sommeren 2011 redusert fra hver måned til annenhver måned. Oppmøte er frivillig.
  5. Det er ingen opplæringsplan som gjelder for avlastningsboligen. Det er påbegynt kompetansekartlegging på individnivå i kommunen, men den er ikke sluttført.
  6. Det er ikke noen funksjonsbeskrivelse for primærkontakt i avlastningsbolig. Det er noe ulike oppfatninger av primærkontaktens oppgaver. Flere utrykker forventinger om at primærkontakt har kontakt med foreldre, fyller ut Plan og rapport i Profil og følger med evt. endinger i den enkeltes behov.
  7. Virksomhetsleder har møte med arbeidslagslederne hver 14 dag. Det skrives ikke referat fra disse møtene, og det er ikke annen skriftlig rapportering mellom nivåene.
  8. Det er lite dokumentasjon på at ukeplaner og tiltak blir fulgt opp. I profil skrives det som regel ”ok” når et tiltak er gjennomført, men det blir ikke fulgt opp systematisk dersom det ikke er skrevet noe i Profil.

Lovkrav:

  • Sosialtjenesteloven 4-2 d
  • Sosialtjenesteloven § 8-4 om samarbeid med bruker om utforming av tilbudet
  • Forskrift til sosialtjenesteloven av 04.12.92 §§ 7-1 og 7-2
  • Kvalitetsforskriften § 3
  • Internkontrollforskriften § 4

Kommentar:

Forholdene ovenfor omfatter både det daglige arbeidet i boligen og styring og ledelse av tjenesten. Når ungdommene er på avlastning må det forutsettes at boligen stimulerer til utvikling og selvstendighet hos beboerne ut over å hjelpe dem med det de ikke kan. Dette går frem av selve målsettingen med sosialtjenesteloven (mulighet til å leve og bo selvstendig) og kvalitetsforskriften.

 

6. Kommentar til kommunens styringssystem

Kommunens ledelse skal gjennom sitt styringssystem og sin internkontroll sørge for at virksomheten drives i henhold til gjeldende lover og forskrifter, og på den måten sikre forsvarlig drift.

De konkrete forhold som begrunner avviket viser at det er mangler ved kommunens styring av tjenesten. Det knytter seg til skriftliggjøring av informasjon, opplæring av ansatte, brukermedvirkning og egenkontroll.

Styringen er i stor grad basert på muntlig kommunikasjon, noe som utgjør fare for svikt ved at viktig informasjon ikke kommer frem eller blir glemt. Videre er det svakheter i forhold til virksomhetens plikt til å sikre at arbeidstakerne har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter jf internkontrollforskriftens bokstav b). Det samme gjelder kravet om at det skal gjøres bruk av erfaringer fra tjenestemottakere og pårørende som fremgår av bokstav e). Virksomheten kan ikke sies å oppfylle kravet i forskriftens bokstav f) om at den til en hver tid skal ha oversikt over områder hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, og evalueringer foretas i liten grad jf bokstav g).

Dette er viktige elementer som må være på plass for å sikre forsvarlig drift.

Kommunens bruk av IKKS virker oversiktlig og kjent blant ansatte. Systemet er imidlertid ikke tatt i bruk fullt ut slik det er tenkt, blant annet ved avvikshåndtering.

 

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester
  • Forskrift til sosialtjenesteloven kap 7 – hva som skal regnes som bolig med heldøgns omsorgstjenester
  • Veiledende retningslinjer som er fastsatt med hjemmel i sosialtjenesteloven § 7-9 og tatt inn i rundskriv I-1/93
  • Kommunehelsetjenesteloven
  • Legemiddelforskriften
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningen
  • Forskrift av 23.12.2004 om individuell plan
  • Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Prosedyre for avviksregistrering og forbedringsarbeid
  • Ansattes og vikarers ansvar og plikter
  • Miljøregler for bofellesskap og avlastningsbolig
  • Rutiner og delegasjon for medisinutdeling
  • Oversikt over ansatte
  • Turnus og vaktplan
  • Stillingsbeskrivelse for arbeidslagsleder
  • Vedtak om tjenester og utdrag fra ”Plan og rapport” for den enkelte beboer

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Permer for den enkelte beboer
  • Generell perm i boligen
  • Registreringer i Profil
  • Åmot kommunes økonomi og handlingsplan 2011 - 2014

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn
  • Innsending av dokumenter fra kommunen
  • Dagsplan for tilsynet
  • Diverse telefon- og e-postkontakt

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Erik Nordseth

arbeidsterapeut

X

X

X

Ann Mari Iversen

fagarbeider

X

X

X

Liv Marit Haugen

miljøterapeut

X

X

X

Kenneth Trønnes

vernepleier

X

X

X

Ruth Sørlie

arbeidslagsleder

X

X

X

Knut Erik Skaret

virksomhetsleder

X

X

X

Arne Druglimo

rådmann

 

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Seniorrådgiver (sykepleier) Irene Hanssen, seniorrådgiver (jurist) Marianne Cae og seniorrådgiver (sosionom) Nils Chr. Faaberg, sistnevnte som revisjonsleder.