Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Hedmark gjennomførte i perioden 09.03.11 – 05.09.11. tilsyn med Engerdal kommune/Nav Engerdal. Tilsynet, som ble gjennomført som systemrevisjon, omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Revisjonen var avgrenset til tre hovedområder:

  • Om kommunen sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav.
  • Om kommunen sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav.
  • Om kommunen sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav.

Det ble funnet 1 avvik under revisjonen.

Avvik 1:

Det er ikke tilstrekkelig dokumentert at Engerdal kommune sikrer at søknader om økonomisk stønad avgjøres etter en konkret individuell vurdering

Dato: 05.09.11

Solveig Hansen
revisjonsleder
Bente N Lindstad
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Engerdal kommune i perioden 09.03.11 – 05.09.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • Hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • Hvorvidt tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • Hvorvidt tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Engerdal kommune har i overkant av 1400 innbyggere.

I 2010 mottok 1,5 % av befolkningen i Engerdal kommune økonomiske ytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav. Tilsvarende tall for Hedmark fylke er 3,2 % og for landet 2,5 %.

I 2010 hadde stønadsmottakerne i Engerdal kommune en gjennomsnittlig stønadsperiode på 3,6 mnd. Tilsvarende tall for Hedmark fylke var 4,2 mnd og 3,9 mnd. i landet for øvrig. Engerdal kommune hadde i 2009 en registrert arbeidsledighet på 1,4 % av befolkningen og en andel uførepensjonister på 11,9 % av befolkningen.

Nav Engerdal ble etablert i 2007. Nav Engerdal har, i tillegg til de obligatoriske oppgaver etter lov om sosiale tjenester i Nav, også innlemmet øvrige sosiale tjenester etter lov om sosiale tjenester herunder støttekontaktordningen og tjenester til rusmiddelmisbrukere. De har også innlemmet kommunens barneverntjeneste, kommunens flyktningetjeneste, kommunens oppfølging og kontroll av salgs- og skjenkebevilgninger etter alkoholloven og kommunens saksbehandling av søknader om bostøtte, startlån og boligtilskudd. Nav leder er også ansvarlig for det statlige mottaket for asylsøkere på Drevsjø.

Nav Engerdal har til sammen 5 ansatte i ulike stillingsbrøker. De har en spesialisert organisering hvor arbeidet med økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i Nav er lagt til en ansatt. De øvrige ansatte henviser brukere til den ansatte med ansvarsområdet økonomisk sosialhjelp dersom de fanger opp behov for veiledning eller stønad på dette området. Nav Engerdal har ikke en egen mottaksenhet og henvendelser vedrørende økonomisk stønad henvises derfor direkte til den ansatte som har ansvaret for dette fagområdet. Kartlegging av bruker, innhenting av dokumentasjon til søknad om økonomisk sosialhjelp og beslutning i form av vedtak blir etter dette ivaretatt av den ansatte med dette ansvarsområdet. Vedtak kontrolleres og godkjennes av Nav leder.

Nav-leder er kommunal enhetsleder direkte underlagt rådmannen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 09.03.11.

Åpningsmøte ble avholdt 15.06.11.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16.06.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Tilsynet var avgrenset til temaet forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger og ivaretakelse av taushetsplikten.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke:

  • Om Engerdal kommune sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav.
  • Om Engerdal kommune sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav.
  • Om Engerdal kommune sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav.

 

5.   Funn

Avvik 1:

Det er ikke tilstrekkelig dokumentert at Engerdal kommune sikrer at søknader om økonomisk stønad avgjøres etter en konkret individuell vurdering

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Forvaltningsloven § 11d (muntlige konferanser og nedtegning av opplysninger)
  • Forvaltningsloven § 25 (begrunnelsens innhold)
  • Forvaltningsloven § 17 (forvaltningsorganets utrednings – og informasjonsplikt)
  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 22, jf § 21 om utbetaling av stønad
  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 42 (plikt til å rådføre seg med tjenestemottaker)
  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 4 (krav til forsvarlighet)
  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 6 (Opplæring)
  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 (om internkontroll)
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids – og velferdsforvaltningen (§ 4c,g og h)

Avviket bygger på følgende:

  1. Begrunnelsene i vedtakene viser ikke hvilke faktiske økonomiske forhold som ligger til grunn for beregning og fastsettelse av økonomisk stønad. Dette er ikke i samsvar med forvaltningslovens krav til begrunnelse.
  2. Muntlige avtaler mellom søker og Nav blir ikke systematisk nedtegnet. Dette er ikke i samsvar med forvaltningslovens bestemmelser om muntlige konferanser og nedtegning av opplysninger. Ex; iverksetting av avtaleinngåelse med forsikringsselskap/strømleverandør uten at det er dokumentert at dette er gjort i samråd med bruker.
  3. Stønad utbetales til andre enn bruker selv, uten at det er fattet vedtak med særskilt begrunnelse om at det er grunn til å tro at stønadsmottaker ikke vil benytte stønaden i samsvar med det formål den er innvilget til. I de tilfeller hvor utbetalingen er gjort til andre etter ønske fra stønadsmottaker, fremgår dette ikke av vedtaket eller er dokumentert på annen måte. Dette er ikke i samsvar med lov om sosiale tjenester i Nav sine bestemmelser om utbetaling av stønad.
  4. Det fremgår ikke alltid av vedtaket at kommunen har tatt stilling til alt det er søkt om. Det fremkommer heller ikke at dette vil bli behandlet i annet vedtak eller at forholdet er avklart med søker på annen måte. Dette medfører en risiko for at det blir gitt avslag uten begrunnelse. Dette er ikke i samsvar med forvaltningslovens krav til begrunnelse.
  5. Engerdal kommune sikrer ikke systematisk kartlegging av opplæringsbehov eller gjennomføring av systematiske opplæringstiltak rettet mot ansatte som har arbeidsoppgaver i forhold til økonomisk sosialhjelp.
  6. Engerdal kommune gjennomfører ikke systematiske tiltak for å etterspørre, avdekke og registrere brudd på styringssignaler, rutiner og prosedyrer.
  7. Engerdal kommune gjennomfører ikke systematiske tiltak for å sikre kontinuerlig forbedring av virksomheten 

 

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunens ledelse skal gjennom sine styringssystemer og sin internkontroll sørge for at virksomheten drives i henhold til gjeldende lover og forskrifter på området og på den måten sørge for at driften er forsvarlig.

Engerdal kommune er organisert etter et to-nivå system med rådmann som øverste administrative leder og 6 enhetsledere under rådmannen. Nav leder er èn av de 6 kommunale enhetsledere. Kommunen benytter balansert målstyring som styringsverktøy. Hver enhetsleder har sitt styringskort som det rapporteres på etter en tertialvis struktur. Ved behov økes rapporteringsfrekvensen til månedlig på utvalgte mål- og styringsindikatorer.

Nav Engerdal rapporterer i to styringslinjer og benytter målekort som rapporteringsgrunnlag også for innrapportering til Nav Hedmark på de statlige resultatmål. Dette innrapporteres månedlig og det er fra 2010 også innlemmet kommunale indikatorer for resultatoppnåelse på dette målekortet. Det statlige målekortet oversendes også månedlig til rådmannen i Engerdal kommune.

Som det fremgår av funn fra tilsynet synes ikke Engerdal kommunes styringssystemer å, i tilstrekkelig grad, fange opp de krav til internkontroll som fremgår av forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningens § 4. Som følge av dette har ikke kommunen i tilstrekkelig grad fanget opp behovet for systematiske opplæringstiltak, systematiske tiltak for å etterspørre, avdekke og registrere brudd på styringssignaler, rutiner og prosedyrer eller systematiske tiltak for å sikre kontinuerlig forbedring av virksomheten

7. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr. 131 Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • LOV 1967-02-10 nr. 00 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FOR 2010 nr.1463 Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • FOR 2006-12-15 nr. 1456 Forskrift til forvaltningsloven.

8.   Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Samarbeidsavtale mellom Engerdal kommune og Nav Hedmark
  • Referat fra partnerskapsmøter den 25.02.10 og 23.11.10
  • Delegasjonsreglement for Engerdal kommune
  • Administrativt delegasjonsreglement C
  • Delegeringsvedtak
  • Internkontrollsystem for personvern, informasjonssikkerhet og beredskap.
  • Lokal beredskapsplan for Nav Engerdal
  • Organisering av Nav i Hedmark
  • Rutiner for behandling av sosialsaker i Engerdal kommune
  • Oversikt over ansatte i Nav Engerdal
  • Årsberetning 2010
  • Virksomhetsplan for Nav Engerdal
  • Målekort for Nav Engerdal
  • Satser sosialhjelp 2011
  • Brukerutvalg Nav Engerdal

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Saksmapper, søknader og vedtak om innvilgelse/avslag økonomisk sosialhjelp fra 2011.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn
  • Oversendelse av dokumenter fra Engerdal kommune
  • Diverse telefon og e-postkontakt

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Toril Storsnes

Nav leder

X

X

X

Arnstein Kjelstad

Sosionom

X

X

X

Reidar Åsgård

Ordfører

X

   

Håvard Haug

Rådmann

X

X

X

Solvår Holden

Flyktningekonsulent

 

X

 

Gerd Risbakken

Veileder

 

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Seniorrådgiver Solveig Hansen, revisjonsleder
Seksjonssjef Ellen Trosvik
Seniorrådgiver Bente N. Lindstad