Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Kommunens arbeid med undersøkelser jf. barnevernloven § 4-3.
  • Evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn jf. barnevernloven § 4-5.
  • Barns rett til medvirkning er undertema til begge de ovennevnte temaene.

Tilsynet avdekket ingen avvik eller merknader.

Dato: 29.11.11

Ida Kjerschow Harstad
revisjonsleder

Ellen Trosvik
revisor

 

Solveig Hansen
revisor

Yngvild Fløgstad
revisorer

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Nord- Odal kommune i perioden 24.05.11 – 29.11.11. Revisjonen inngår som en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester i 2011, initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd bokstav a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nord-Odal kommune har et folketall på ca 5100.

Andelen barn med tiltak fra barneverntjenesten ligger i Nord-Odal på 6,1 %, og er noe over fylkesgjennomsnittet på 4,4 %.

Kommunen er organisert ved en sentraladministrasjon under ledelse av rådmannen, med tre underliggende etater. Barneverntjenesten er organisert under oppvekstetaten, sammen med skole, barnehage og spesialpedagog.

Barneverntjenesten har seks ansatte, inkludert barnevernleder, hjemkonsulent i 50 % stilling og sekretær i 80 % stilling. Saksbehandlerne arbeider med alle deler av barneverntjenestens oppgaver, hjemkonsulenten arbeider med tiltak i hjemmet og sekretær for barneverntjenesten arbeider også med en del skriftlige saksbehandlingsoppgaver, organisering og internkontroll.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.05.11.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 05.10.11.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 06.10.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Hovedtemaene for dette tilsynet er den kommunale barneverntjenestens arbeid med undersøkelser jf. barnevernlovens § 4-3 og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn jf. barnevernloven § 4-5.

Barns rett til medvirkning er satt som sentralt undertema for begge hovedtemaene. Medvikning i denne sammenheng vil si barnets rett til å bli informert, og til å uttale seg. Denne retten fremgår av barnevernlovens § 6-3. Barn rett til å bli hørt er også et grunnleggende prinsipp som er nedfelt i FNs barnekonvensjon fra 1989.

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunene sikrer at undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak gjøres på en slik måte at barn og unge får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, og om kommunen i dette arbeidet sikrer barns rett til medvirkning.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller merknader i Nord- Odal kommune.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Nord-Odal kommune benytter et kvalitetssystem med styringshjul for året som inneholder utviklingsbesøk, analyse, tilstandsrapportering og ledersamtaler. Tiltakene i styringshjulet er satt i sammenheng med overordende plandokumenter, herunder budsjett, etatsplan og verdiplattform. Kommunen er også i ferd med å innføre et elektronisk kvalitetssystem - EQS.

Den oversiktlige organiseringen, møtevirksomheten og rapporteringen mellom ledelse og til barneverntjenesten, sikrer innblikk i kvaliteten på tjenesteytingen. EQS er enda ikke implementert, men avvik ble meldt muntlig, fanget opp og det var iverksatt relevante tiltak for å sikre tjenestene. Barneverntjenestens internkontrollhåndbok var aktivt i bruk, og alle prosedyrer og rutiner ble gjennomgått og evaluert hvert halvår. Det var ukentlige møter i barneverntjenesten hvor saker ble vurdert og kvalitetssikret. Saksmappene bar preg av oversikt og orden, og det var synlig at rutinene var implementert. Funksjonene i det elektroniske saksbehandlingsverktøyet for kontroll med overholdelse av undersøkelsesfrister, vedtak og tiltaksplaner var aktivt i bruk. Barneverntjenestens sekretær hadde i tillegg et overblikk og et ettersyn med at rutiner ble overholdt og tjeneste utført i henhold til lovkrav i den enkelte sak.

Samlet sett ga dette et system som i tilstrekkelig grad ser ut til å sikre at kommunens arbeid med undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn ble utført i henhold til kravene i lov og forskrift.

7. Regelverk

  • Lov om barneverntjenester
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversikt over aktive saker med hjemmeboende barn under 18 år per 06.06.11
  • Organisasjonsstruktur for Nord-Odal kommune
  • Årsrapport 2010 - barnevern
  • Opplæringsplan for 2011
  • Oversikt over barneverntjenestens møtevirksomhet
  • Informasjon om hjelpetjenesten
  • Oversikt over ansatte i barneverntjenesten i Nord-Odal 2011
  • Barneverntjenestens internkontrollhåndbok

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 22 saksmapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 24.05.11
  • E-poster angående endring av dator for tilsyn i perioden 30.05.11- 09.06.11
  • Dokumentasjon fra kommunen datert 06.06.11
  • Avklaringer på e-post vedrørende kommunens kvalitetssystem den 31.08.11
  • Brev fra fylkesmannen til kommunen med nye datoer for tilsyn datert 10.06.11
  • Program for tilsynet datert 07.09.11

Foreløpig rapportdatert 15.11.11

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Yngve Øhrbom

Rådmann

X

X

X

Anne Cathrine Holth

Leder for oppvekstetaten

X

X

X

Mayrita Halse Rasmussen

Fungerende barnevernleder

X

X

X

Kirsti Stensrud

Sekretær for barneverntjenesten

X

X

X

Weronica Kvammen

Barnevernkonsulent

X

X

X

John Olav Næss

Barnevernkonsulent

X

X

X

Elisabeth Sandnes

Hjemkonsulent

X

X

X

Inger Kvernberg

Pedagogisk konsulent

X

 

X

Ulla Bergseteren

Barnehageleder

X

 

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Ellen Trosvik, seksjonssjef og jurist
Solveig Hansen, seniorrådgiver og sosionom
Yngvild Fløgstad, seniorrådgiver og jurist
Ida Kjerschow Harstad, seniorrådgiver og barnevernpedagog