Rapport fra tilsyn med helse- og sosiale tjenester i barne- og avlastningsbolig i Ringsaker kommune 2011

Sammendrag

Tilsynet var en del av fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet for 20 Il. Selve tilsynet foregikk 06.12. og 07.12. 20 Il. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet omfattet følgende områder:

Sosialt samvær og aktiviteter

Ernæring

Pleie og omsorg

Legemiddelhåndtering

Fysisk utforming av boligen

Det ble ikke funnet noe avvik, men det ble gitt en merknad innenfor de reviderte områdene.

Dato: 12.01.12

Nils Chr. Faaberg
revisjonsleder

Marianne Cae
revisor

Irene Hanssen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Ringsaker kommune i perioden 30.09.11 - 12.01.12. Revisjonen har inngått som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2011.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6 og lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Vi gjør oppmerksom på at det fra 2012 er innført en del endringer i helse- og omsorgslovgivningen. Dette tilsynet ble imidlertid gjennomført etter det som var gjeldende i 2011.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

I Ringsaker er helse- og omsorgstjenestene underlagt en felles kommunalsjef, som er direkte underlagt rådmannen. Det er fire omsorgsdistrikt i kommunen. Kommunens avlastnings- og barneboligtjeneste er en selvstendig resultatenhet som ledes av en egen resultatenhetsleder. Resultatenhetslederen rapporterer direkte til kommunalsjef.

RE-leder har budsjett og personalansvar, samt overordnet faglig ansvar. Underlagt henne er det en egen fagansvarlig/fagleder i boligen, som i tillegg til å være stedfortreder for leder har ansvaret for det løpende faglige arbeidet i boligen.

All informasjon om barna er samlet i Profil. Alle ansatte bruker Profil og har tilgang til å skrive i journalen. Den daglige rapportering i Profil brukes aktivt som en del av ledelsens styringssystem. Journalene føres i samsvar med krav i helselovgivningen. Enkelte opplysninger er i tillegg samlet i permer. Det er en innarbeidet kultur på å melde avvik til leder i boligen, og internkontrollen fungerer godt. Alvorlige avvik meldes umiddelbart til kommunalsjef. Kommunen benytter EQS som kvalitetssystem.

Bjønnhaug avlastningssenter er organisert i to avdelinger, med til sammen åtte plasser. Plassene er fordelt med fem døgnplasser i Thore Bjerkesvei 20 og tre døgnplasser i Vesselbakkveien 15. Det er til sammen 28 fast ansatte tilknyttet Bjønnhaug, fordelt på 18,3 årsverk.

Det er til sammen 25 barn som benytter seg av avlastningstilbudet. I tillegg bor det ett barn i egen barnebolig. Det er store forskjeller fra barn til barn mht. varigheten på oppholdene på avlastningen. Det kan variere fra 80% av tiden til noen helge/ferieavlastninger i løpet av året. Det er videre store variasjoner i type funksjonshemminger blant barna.

Kommunen opplyser at bygningene er utformet på en lite egnet måte i forhold til barnas behov. Det er små og få rom, som gjør det vanskelig å kunne gjennomføre aktiviteter på en godt tilrettelagt måte. Videre er det begrenset plass til tekniske hjelpemidler. Utearealet er godt utstyrt med leke-/aktivitetsapparater, men arealmessig lite.

Ringsaker kommune planlegger for tiden bygging av helt ny avlastnings-/ barnebolig. Første byggetrinn er etter det opplyste vedtatt i kommunestyret, og vil innbære bygging av 8 plasser, med mulighet for utvidelse. Beliggenhet er avklart. Det samme er rom- og funksjonsprogram. Bygg og eiendom i kommunen jobber for tiden med prosjektering.

Med utgangspunktet i disse konkrete byggeplanene har ikke tilsynsmyndigheten funnet det naturlig å gå nærmere inn på de forhold som vedgår fysisk utforming av boligen, selv om dette i utgangspunktet var et separat punkt under tilsynet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 30.09.11

Åpningsmøte ble holdt 06.12.11.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått i forbindelse med revisjonsbesøket er gitt i kapittelet Dokumentunderlag. Revisjonslaget valgte å gjennomgå deler av Profil, samt permene til alle barna under et eget besøk 24.11.11. Det ble samtidlig gjennomført befaring ved Vesselbakkveien. Under selve tilsynsbesøket gikk tilsynet ytterligere inn i Profil og foretok en nærmere befaring på Bjønnhaug.

Som en del av forberedelsene til tilsynet ble det holdt et møte med foreldre og foresatte den 24.11.11. Foreldrene til 6 av barna møtte.

Sluttmøte ble avholdt 07.12.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet har vært å finne ut om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlige sosial- og helsetjenester til barn som bor eller midlertidig har opphold i barne- og avlastningsboliger. For å avgrense tilsynet, er det kommunens tjenesteyting i barne- og avlastningsboligene som er undersøkt på følgende områder:

Sosiale behov, særlig om:

• kommunen planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov
• tjenesteytingen tilpasses barnets kommunikasjonsferdigheter

Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer, særlig om:

• virksomheten har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov
• måltider planlegges og gjennomføres etter barnets behov

Pleie og omsorg tilpasset den enkeltes behov, særlig om virksomheten/kommunen:

• vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse
• mottar informasjon om medisinsk behandling og avklarer ansvars- og oppgavefordeling
• utfører nødvendig pleie- og omsorgtiltak

Legemiddelhåndtering, særlig om:

• organisering og planlegging
• virksomheten mottar og registrerer barnets legemiddelbruk ved ankomst til boligen
• virksomheten istandgjør og utdeler legemidler

Virksomheten sørger for informasjonsflyt og endring av legemiddelbehandling ved legevaktsbesøk og sykehusopphold

Fysisk tilrettelegging av boligen, særlig om:

• kommunen planlegger og gjennomfører tiltak som gjør boligen fysisk tilrettelagt på bakgrunn av kunnskap om barnets behov.

Det siste punktet om fysisk tilrettelegging utgikk som tema for tilsynet, jf. opplysninger under kap. 2 -Spesielle forhold

5. Funn

Det ble ikke funnet noe avvik, men det ble gitt en merknad innenfor de reviderte områdene.

Merknad:

Kommunen bør øke mulighetene for aktivisering av barna basert på individuelle behov. Merknaden bygger på følgende:

• Barna har få muligheter til deltakelse på faste aktiviteter når de er på avlastning.
• Barna har få muligheter til å delta på andre sosiale aktiviteter utenfor huset når de er på avlastning.
• Barna har få muligheter til uteaktiviteter i helger og delvis på hverdager.
• Noen barn har behov for sosial stimulering og høyere aktivitetsnivå enn boligen kan tilby.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester
• Forskrift 1-1/93 til sosialtjenesteloven
• Kommunehelsetjenesteloven
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningen
• Forskrift av 23.12.2004 om individuell plan
• Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
• Legemiddelforskriften

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt i på forhånd av revisjonen/gjennomgått på Bjønnhaug i forkant/gjennomgått under revisjonsbesøket var bl.a.:

• organisasjonskart
• delegeringsreglement
• lederavtale
• årsberetning
• tertialrapport
• oversikt over ansatte
• opplysninger om bemanningsfaktor i boligen
• stillingsbeskrivelser
• turnus
• årshjul
• kursoversikt
• HMS-rapport
• plan for kompetanseheving
• kopi av avviksmeldinger
• kopi av styrende dokumenter i internkontroll-/kvalitetssystemet, herunder avvikssystemet
• rutiner for bruk av Profil
• prosedyrer for legemiddelhåndtering og avvikshåndtering
• øvrige rutiner av relevans for tilsynet
• oversikt over navn og adresse til foreldre/foresatte
• kartleggingsskjema for alle barna
• innsyn ielektroniskjournalsystem Profil
• saksmappene/permene til de enkelte barna med beskrivelse av diagnose, funksjonsnivå, hjelpebehov etc.
• kopi av gjeldende vedtak på barna
• miljøregler
• liste over faste arbeidsoppgaver dag/kveld

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel sendt 30.09.11.
• Oversendelse av dokumenter fra Ringsaker kommune.
• Dagsplan for tilsynet sendt 24.11.11.
• Diverse telefon- og e-postkontakt.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Seniorrådgiver Marianne Cae Gurist), seniorrådgiver Irene Hansen (sykepleier) og seniorrådgiver Nils Chr. Faaberg (sosionom), sistnevnte som revisjonsleder.