Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Hedmark gjennomførte i perioden 17.02.11 – 30.05.11 tilsyn med Stange kommune/Nav Stange. Tilsynet, som ble gjennomført som systemrevisjon, omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Revisjonen var avgrenset til tre hovedområder:

  • Om kommunen sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav.
  • Om kommunen sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav.
  • Om kommunen sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav.

Det ble funnet 1 avvik under revisjonen.

Avvik 1:

Stange kommune sikrer ikke at søknader om økonomisk stønad avgjøres etter en konkret individuell vurdering.

Dato: 30.05.11

Solveig Hansen
revisjonsleder

Bente N. Lindstad
revisor

 

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stange kommune i perioden 17.02.11 – 30.05.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • Hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • Hvorvidt tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • Hvorvidt tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

 

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Stange kommune har i overkant av 19000 innbyggere.

I 2010 mottok 2,6 % av befolkningen i Stange kommune økonomiske ytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav. Tilsvarende tall for Hedmark fylke er 3,2% og for landet 2,5%. I 2010 mottok 45% av mottakerne av økonomisk stønad fra Stange kommune ytelsen i 6 mnd eller mer. Tilsvarende tall for Hedmark fylke var 30% og 28% i landet for øvrig.

Nav Stange ble etablert i 2008. Nav Stange har, i tillegg til de obligatoriske oppgaver etter lov om sosiale tjenester i Nav, også innlemmet kommunens rus- og psykiatritjeneste.

Kontoret er organisert i 2 avdelinger hvor arbeidet med økonomisk sosialhjelp, i hovedsak, utføres i avdeling 2. Unntak fra dette er at rusrådgiver i avdeling 1 også fatter vedtak om økonomisk sosialhjelp til de brukere som følges opp av rusteamet. Kartlegging av bruker og sikring av dokumentasjon til søknad om økonomisk sosialhjelp blir i all hovedsak ivaretatt av mottaksgruppen. Det er oppfølgingsteam kvalifiseringsprogram/arbeid/sosial og oppfølgingsteam økonomisk sosialhjelp som har hovedansvaret for å fatte vedtak om økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i Nav. Det er utpekt fagansvarlig for økonomisk sosialhjelp.

Det er 36,7 ansatte i Nav Stange, hvorav 19,5 er kommunalt ansatt. Nav-leder er kommunal enhetsleder, underlagt kommunalsjef Helse-og sosial.

 

3.Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17.02.11.

Åpningsmøte ble avholdt 07.04.11.

Intervjuer

12 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i mottaket.

Sluttmøte ble avholdt 08.04.11.

 

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Tilsynet var avgrenset til temaet forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger og ivaretakelse av taushetsplikten.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke:

  • Om Stange kommune sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav.
  • Om Stange kommune sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lovog forskriftskrav.
  • Om Stange kommune sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav.

 

5. Funn

Avvik 1:

Stange kommune sikrer ikke at søknader om økonomisk stønad avgjøres etter en konkret individuell vurdering.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Forvaltningsloven § 25 (begrunnelsens innhold)
  • Forvaltningsloven § 17 (forvaltningsorganets utrednings –og informasjonsplikt)
  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 22, jf § 21 om utbetaling av stønad
  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 42 (plikt til å rådføre seg med tjenestemottaker)
  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 4 (krav til forsvarlighet)
  • Lov om sosiale tjenester §§ 18 og 19
  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 20 (om bruk av vilkår)
  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 6 (Opplæring)
  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 (om internkontroll)
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids –og velferdsforvaltningen § 4a, b,c, g og f)
  • Forvaltningsloven § 11, jf forvaltningslovforskriften § 2,3 og 5 (veiledningsplikt)

Avviket bygger på følgende:

  1. Det er ikke tilstrekkelig sikret at alle som først møter bruker har tilstrekkelig kunnskap om lov om sosiale tjenester i Nav, til å sikre at alle nødvendige opplysninger innhentes for å belyse brukers sosiale, helsemessige og økonomiske situasjon. Det er heller ikke tilstrekkelig sikret at de som behandler søknad om økonomisk stønad, gjennomfører samtale med bruker eller gjennomfører andre aktiviteter for å sikre tilstrekkelig opplysning av saken før vedtak fattes. Dette fører til at det er en risiko for at søknad om økonomisk stønad blir besluttet uten tilstrekkelig informasjon om brukers situasjon.
  2. Søknader om økonomisk stønad behandles ikke alltid rettidig. Som følge av dette er det ikke tilstrekkelig sikret at brukere får rett stønad til rett tid
  3. I følge rutine for behandling av søknader om økonomisk hjelp til tannbehandling er det fastsatt at søker skal dekke en egenandel på kr. 1000,- pr år. I vedtak om tannbehandling trekkes dette beløpet rutinemessig fra, uten at det er synliggjort at det er gjennomført individuell vurdering av om søker da vil ha tilstrekkelig til å dekke sine øvrige utgifter til livsopphold. I intervjuene er det opplyst at dette er en praksis ved Nav Stange.
  4. I følge rutine for tannbehandling er det fastsatt at innvilget beløp til tannbehandling skal sendes direkte til tannlege. I intervjuer bekreftes det at dette gjøres rutinemessig uten at det er gjennomført individuell vurdering knyttet til lovkravene ved å gi stønad i form av varer og tjenester. Intervjuene og gjennomgang av vedtak bekrefter også at utbetaling i form av varer og tjenester gjøres rutinemessig i forhold til f.eks strøm, briller og fysioterapi.
  5. Utbetaling av stønad direkte til kreditor er satt som vilkår for hjelpen og ikke fastsatt i samsvar med bestemmelsene om stønadsform.
  6. Godkjente prosedyrer viser til rundskriv som er erstattet av senere rundskriv. De ansatte benytter dermed rundskriv som, på dette området er utdatert. Når dette benyttes som veiledningsmateriale ved vurdering av søknad om økonomisk stønad medfører dette en risiko for at individuell vurdering gjøres på feil grunnlag.
  7. Det gjennomføres ikke systematiske læringstiltak som sikrer at de ansatte blir satt i stand til å gjennomføre tilstrekkelig individuell vurdering av søknader om økonomisk stønad.
  8. Det er ikke iverksatt tiltak for å kontrollere og sikre at individuell vurdering foretas ved søknader om økonomisk stønad.
  9. Det er uklart i organisasjonen hvem som har ansvar for å følge med på om tjenestene er forsvarlige og å sette i verk forbedringstiltak når det er nødvendig.
  10. Kommunen har ikke gjennomført risikovurdering i forhold til økonomisk sosialhjelp og er derfor ikke kjent med om det er fare for svikt i denne tjenesten.

 

6. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr. 131 Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • LOV 1967-02-10 nr. 00 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FOR 2010 nr.1463 Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • FOR 2006-12-15 nr. 1456 Forskrift til forvaltningsloven.

 

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Dokument

  • Delegering av fullmakter fra rådmann til Nav leder
  • Behandling av avvik og hendelsesmeldinger Stange kommune
  • Avviksbehandling stat
  • Evaluering av organisasjonsplan
  • Årsrapport 2009
  • Årsrapport 2010
  • Opplæringsplan 2010
  • Opplæringsplan 2011
  • Møteplan Nav Stange
  • Opplæringsaktiviteter
  • Organisasjonskart Nav Stange pr. 010311
  • Organisasjonskart styringslinjer økonomisk sosialhjelp 010311
  • Liste over ansatte med oppgaver og kompetanseområder.
  • Oversikt over ansatte som jobber med øk. Sosialhjelp
  • Samarbeidsavtale mellom Stange kommune og Nav Hedmark
  • Stillingsbeskrivelse leder stab
  • Stillingsbeskrivelse avdelingsleder avd. 1
  • Stillingsbeskrivelse avdelingsleder avd. 2
  • Orientering til bruker vedrørende økonomisk sosialhjelp
  • Videredelegering nestleder, avd. leder og fagansvarlig
  • Videredelegering fagansvarlig økonomisk sosialhjelp
  • Videredelegering avdelingsleder
  • Videredelegering nestleder
  • Videredelegering i forhold til øk. Sosialhjelp veileder rus/psyk
  • Videredelegering i forhold til øk. Sosialhjelp veileder oppfølging x4
  • Videredelegering i forhold til øk. Sosialhjelp veileder øk. Sosialhjelp x 3
  • Egenerklæringsskjema

Rutiner

  • Rutine egenerklæringsskjema
  • Rutine omgjøring og ettergivelse av sosiale lån
  • Rutine innbetaling av sosiale lån og regresskrav
  • Rutine overføring av øk. Sosialhjelp (remitering)
  • Rutine saksbehandling av egenerklæringsskjema
  • Rutine korttidshjelp
  • Rutine mottak av nye søkere økonomisk sosialhjelp
  • Rutine refusjonskrav
  • Rutine sosialhjelp til spesielle formål
  • Rutine oppfølging av sosiale lån
  • Rutine regresskrav og politianmeldelse ved urettmessig sos. Hjelp
  • Rutine saksbehandling ved klagesaker
  • Rutine saksbehandling ved husleiegaranti
  • Rutine saksbehandling ved søknad om tannbehandling
  • Rutine tildeling og utmåling av øk. Stønad til samboere
  • Vedlegg 1 – innbetaling av sosiale lån og regresskrav
  • Vedlegg 1 – ettergivelse og tapsføring av sosiale lån

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Rutine for nyansatte
  • Målekort for Nav Stange

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn
  • Oversendelse av dokumenter fra Stange kommune
  • Diverse telefon og e-postkontakt

 

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte
Kari Severinsen

Avdelingsleder

X

X

X

Torild Dyresen

Veileder

X

X

X

Tone Foss Johansen

Fagansvarlig

X

X

X

Aud Helene Fjeldseth

Avdelingsleder

X

X

X

Gunnar Elvsveen

Veileder

X

X

 

Jane Elisabeth Andreassen

Veileder

X

X

 

Gry Bøe Mikalsen

Veileder

X

   

Jannicke Landmark

Veileder

X

X

X

Bjørn Ivar Lutnæs

Nestleder Nav Stange

X

   

Tove Nordli Selnes

Kommunalsjef

X

X

X

Stein Erik Thorud

Rådmann

X

X

X

Eva Jemblie Monssen

Nav leder

X

X

X

Anita Bakkehaug

Veileder

X

X

X

Bente Strømeng

Veileder

 

X

 

Nils D Røhne

Ordfører

X

 

X

Renate Reiersen

Veileder

X

 

X

Oddbjørn Bjerk

Veileder

   

X

Viktor Gulbrandsen

Veileder

   

X

Kristin Åsheim

Ruskonsulent

   

X

Mary Heiestad

Veileder

   

X

Anne Britt Pettersen

Veileder

   

X