Rapport fra tilsyn med tjenester til utviklingshemmede i Bergetunet ved Trysil kommune 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Forsvarlig tildeling, iverksetting, evaluering og fornyelse av tjenester.
• Kunnskaper og ferdigheter hos ansatte.
• Bruk av tvang og makt.

Det ble gitt følgende avvik:

Avvik 1

Trysil kommune har ikke et system som sikrer forsvarlig evaluering av tjenester.

Dato: 22.05.12

Jørn Kroken
revisjonsleder

Nils Christian Faaberg
revisor

Marianne Cae
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Trysil kommune i perioden 23.01.12-22.05.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenester etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Trysil kommune hadde per 01.01.12, 6752 innbyggere. Kommunen har nylig (01.01.12) endret sin organisasjonsstruktur for helse, pleie- og omsorg. Fra denne dato opprettes en stilling som kommunalsjef for helse og omsorg og hjemmebaserte tjenester og omsorgstjenesten får en felles virksomhetsleder. Denne endringen vil i praksis skje i juni

2012. Underlagt omsorgstjenesten er det fire tjenestesteder for personer med utviklingshemning. Tjenestestedene ledes av to avdelingsledere. De reviderte områdene gjelder en av disse avdelingene - Bergetunet. Det er 13 tjenestemottakere ved tjenestestedet som har 26,5 årsverk. Det er fattet vedtak om bruk av tvang og makt etter helse- og omsorgstjenesteloven kap. 9 overfor to tjenestemottakere ved tjenestestedet. Vedtakene er overprøvd og godkjent av fylkesmannen.

Fram til ovennevnte endring er gjennomført ledes virksomheten av en virksomhetsleder, som i tillegg har ansvaret for kommunens aktivitets- og opplæringssenter for utviklingshemmede. I tillegg har denne virksomhetslederen ansvaret for opplæringsavdelingen for fremmedspråklige elever og tildelingskontoret. Denne midlertidige organiseringen ble gjort gjeldende fra 01.12.10.

Vedtak om tjenester fattes av tildelingskontoret som har 3,75 årsverk.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt 23.01.12. Åpningsmøte ble 25.04.12

Intervjuer

Åtte personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved tjenestestedet Bergetunet.

Sluttmøte ble avholdt 26.04.12.

4. Hva tilsynet omfattet

• Om kommunen har forsvarlig tildeling, iverksetting, evaluering og fornyelse av tjenestene etter helse- omsorgstjenesteloven kapittel 3.
• Om ansatte har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter, særlig om det gis tilstrekkelig opplæring.
• Om tjenesteyting skjer uten bruk av ulovlig bruk av tvang og makt.

5. Funn

Avvik 1.

Trysil kommune har ikke et system som sikrer forsvarlig evaluering av tjenester.

Avviket bygger på:

1. Kommunes vedtak er ikke begrenset i tid. Fem vedtak om praktisk hjelp og bistand er fra 2007. Seks vedtak om praktisk hjelp og bistand er fra 2008. To vedtak om praktisk hjelp og bistand er fra 2009. Det framgår av vedtakene at disse skal evalueres årlig. Slik evaluering er ikke foretatt.
2. Hjelpeverge og/eller pårørende innkalles ikke systematisk når tjenestene evalueres.
3. Det framgår av vedtakene at det bare gis forhåndsvarsling ved endring av vedtak.
4. Det er ikke utarbeidet noen rutine for samhandling og tydeliggjøring av ansvarsfordeling mellom tildelingskontoret og boligtjenesten.
5. Manglene er kjent for aktuelle ledere, men fram til nå er det ikke foretatt nødvendige endringer.

Lovgrunnlaget for avviket:

• Pasient- og brukerrettighetsloven § 2-1 a andre ledd
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 første ledd jf § 3-2 nr 6 bokstav b.
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1.
• Pasient- og brukerrettighetsloven § 3-1.
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-10 om samarbeid med bruker om utforming av tilbudet.
• Forvaltningslovens § 16 og 17 om forhåndsvarsel ved vedtak og at saken skal være tilstrekkelig opplyst.
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 tredje ledd om internkontroll.
• Internkontrollforskriften § 4 om innholdet i internkontrollen (se særlig bokstav e og g).

Kommentar:

Det er ikke noe lovbestemt krav om hvor ofte vedtak må fornyes eller om de skal være tidsavgrenset. For å sikre forsvarlige tjenester må det likevel forutsettes at vedtakene og tjenestene evalueres med jevne mellomrom. Det er et generelt krav om at brukerne (ev. hjelpeverge) skal medvirke i utforming av tjenestene, og et konkret krav at de skal ha mulighet til å uttale seg ved fatting av vedtak. Ved evalueringer av tjenestene må det derfor forutsettes at bruker eller hjelpeverge er involvert.

6. Kommunens styringssystem

Etter helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 plikter kommunen å ha et internkontrollsystem som skal sikre at tjenestene er i samsvar med krav fastsatt i lov eller forskrift.

Personer med utviklingshemning er generelt en sårbar gruppe. De er i mange tilfeller helt avhengig av til dels omfattende nødvendig hjelp og bistand. Et viktig aspekt er at mange personer med utviklingshemning ikke er i stand til å ivareta sine interesser selvstendig. Dette er blant annet bakgrunnen for den doble representasjonsordningen (hjelpeverge og pårørende) i kapittel 9 i helse- og omsorgstjenesteloven. Brukermedvirkning er imidlertid en grunnleggende rettighet uavhengig av om tvang og makt inngår i tjenestene.

Kommunen har implementert et avvikssystem som fanger opp svikt ved tjenestene i Bergetunet. Slike tilfeller (medikamenthåndtering, manglende dokumentasjon og manglende tjenester) er kjent for ledelsen og blir gjennomgått. Kommunen har videre identifisert manglende rutiner for ivaretakelse av brukermedvirkning ved evaluering av tjenestene. Kommunen har blant annet med bakgrunn i dette, initiert planlegging av opplæringsaktivitet knyttet til tildeling, evaluering og fornyelse av vedtak for tjenestemottakere i boligtjenesten.

7. Regelverk for tilsynet

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov om pasient- og brukerrettigheter
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningen
• Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonsoversikt, herunder sakspapirer som ligger til grunn for nylig endret organisering
• Delegasjonsreglement
• Oversikt over ansatte ved tjenestestedet
• Turnus og vaktlister for januar, februar og mars 2012 inkludert oversikt over avvik fra oppsatt vaktplan
• Kompetanseplan (utkast) og opplæringsplaner samt sjekkliste
• Prosedyrer/rutiner og retningslinjer som gjelder ved tildeling, iverksetting og evaluering av helse- og omsorgstjenester
• Søknadsskjema (tjenester) og infomateriell (tjenester)
• Oversikt over dokumentsamling, herunder innholdsfortegnelse over de viktigste rutinene som er i bruk
• Kopi av avvik ved tjenestestedet
• Oversikt over hvilke permer, beskjedbøker og rapportsystemer som foreligger og brukes ved tjenestestedet
• Beskrivelse av møtestrukturen ved tjenestestedet
• Kartleggingsskjema til bruk ved vurdering av behov for tjenester
• Vedtak og individuelle planer for tjenestemottakerne ved tjenestestedet
• Oversikt over pårørende og hjelpeverger
• Stillingsbeskrivelser

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Permer (i hovedsak bistandsbeskrivelser og dagsplaner) for den enkelte tjenestemottaker
• Referat fra ulike møter vedrørende den enkelte tjenestemottaker
• Elektronisk dokumentasjon vedrørende den enkelte tjenestemottaker
• Opplæringsmateriell/informasjonsmateriell for ansatte ved tjenestestedet

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Oversendelse av dokumenter fra Trysil kommune
• Diverse telefon og e-postkontakt

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Marianne Cae, seniorrådgiver Nils
Christian Faaberg og seniorrådgiver Jørn Kroken, sistnevnte som revisjonsleder.