Rapport fra tilsyn med Nav ved Sør-Odal kommune 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Hedmark gjennomførte i perioden 23.03.12 – 10.09.12, tilsyn med Sør-Odal kommune / Nav Sør-Odal. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Revisjonen var avgrenset til to hovedområder:

• Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.
• Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

Det ble gitt 1 merknad under revisjonen.

Merknad 1:

Nav Sør-Odal bør forbedre sine skriftlige rutiner og gjennomgå lovkrav knyttet til hva som skal kartlegges og dokumenteres i saker som omhandler personer med forsørgeransvar for barn. På den måten vil Nav Sør-Odal redusere risiko og sikre bedre styring sammenlignet med dagens muntlige etablerte praksis i disse sakene.

Dato: 10.09.12

Solveig Hansen
revisjonsleder

Bente Nygaard Lindstad
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sør-Odal kommune i perioden 23.03.12 – 10.09.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sør-Odal kommune har i overkant av 7850 innbyggere.

I 2011 mottok 3,1 % av den voksne befolkningen økonomiske ytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav. Tilsvarende tall for Hedmark fylke var 3,1 % og for landet 2,5 %.

21 % av mottakere av økonomisk sosialhjelp i Sør-Odal kommune mottok stønad i 6 mnd eller mer. Tilsvarende tall for Hedmark var 26 % og landet for øvrig var 25 %.

Nav Sør-Odal ble etablert i 2009. Nav Sør-Odal har, i tillegg til de obligatoriske oppgaver etter lov om sosiale tjenester i Nav, også innlemmet deler av kommunens rusarbeid, kommunenes ansvar for bostøtte, startlån og tilskudd gjennom husbanken, introduksjonsordningen for nyankomne flyktninger og økonomisk rådgivning.

Kontoret er organisert i en mottaksavdeling, to team for oppfølgingsarbeid og saksbehandlingsoppgaver og ett team for øvrige oppgaver. Arbeidet med kartlegging, vurdering og beslutning i forhold til økonomisk sosialhjelp er lagt til det teamet i oppfølgingsavdelingen som har ansvaret for saksbehandling og oppfølging etter lov om sosiale tjenester i nav. Det er i hovedsak tre ansatte i dette teamet som har økonomisk sosialhjelp som ansvarsområde. Alle team/avdelinger er direkte underlagt Nav leder og det er ikke egen fagansvarlig for området sosiale tjenester i Nav.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 23.03.12.

Åpningsmøtet ble avholdt 14.06.12.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøtet ble avholdt 15.06.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med Nav Sør-Odal sin behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn, dvs §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids -og velferdsforvaltningen. Tilsynet var avgrenset til området forsvarlig behandling, med vekt på om kommunen sikrer at søkers og barnas situasjon kartlegges i tilstrekkelig grad og om det gjøres individuelle vurderinger også i forhold til barnas situasjon, før det tas beslutning om økonomisk stønad.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• Sør-Odal kommune sikrer at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.
• Sør-Odal kommune sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

Avgrensningen ”personer med forsørgeransvar” inkluderer både personer som har daglig omsorg for sine barn og personer som har samvær med sine barn.

5. Funn

Merknad 1:

Nav Sør-Odal bør forbedre sine skriftlige rutiner og gjennomgå lovkrav knyttet til hva som skal kartlegges og dokumenteres i saker som omhandler personer med forsørgeransvar for barn. På den måten vil Nav Sør-Odal redusere risiko og sikre bedre styring sammenlignet med dagens muntlige etablerte praksis i disse sakene.

Merknaden bygger på følgende:

1. Det foreligger ingen skriftlig rutine eller beskrivelse som angir hva som skal etterspørres fra brukerne og hva slags veiledning som skal gis, knyttet til hvilke forhold som bør kartlegges i saker som gjelder personer med forsørgeransvar for barn. Kartleggingen foregår i dag etter en muntlig etablert og omforent praksis.
2. Ved å endre betegnelsen ”andre godkjente utgifter” i søknadsskjemaet, kan tjenesten bedre legge til rette for at bruker uoppfordret kan gi informasjon om økonomiske forhold knyttet til barna.
3. De aktiviteter som har inngått i kartleggingen og som vurderingene i vedtaket bygger på, fremkommer ikke alltid skriftlig i vedtakets begrunnelse, men blir formidlet muntlig til bruker.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids –og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FOR 2010 nr. 1463: Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids –og velferdsforvaltningen
• FOR 2006-12-15 nr. 1456: Forskrift til forvaltningsloven

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Sør-Odal kommune og Nav Hedmark
• Tillegg til samarbeidsavtale mellom Sør-Odal kommune og Nav Hedmark
• Delegeringsvedtak fra Sør-Odal kommune til leder av Nav kontoret
• Oversikt over styrende dokumenter i internkontroll/kvalitetssystem som omfatter de sosiale tjenester i Nav.
• Interne rutiner som beskriver arbeidet med sosiale tjenester i Nav, bostøtte, startlån og boligtilskudd ved Nav Sør-Odal.
• Beskrivelse av området økonomisk stønad fra Nav.no
• Oversikt over Nav Sør-Odals veiledende satser for økonomisk stønad.
• Rutiner for samarbeid med økonomi /Namsmann
• Rutiner ved fakturaer
• Rutine ved bosetting av flyktninger
• Oversikt over arbeidsoppgaver i mottaksteamet
• Organisasjonskart Nav Sør-Odal
• Oversikt over ansatte og arbeidsoppgaver i oppfølgingsteam
• Oversikt over ansatte og arbeidsoppgaver i team for øvrige områder
• Stillingsbeskrivelse for de ansatte som jobber etter lov om sosiale tjenester i Nav.
• Beskrivelse av opplæringsaktiviteter ved nyansettelser i Nav Sør-Odal
• Oversikt over ansatte som er involvert i arbeidet med økonomisk stønad
• Avviksskjema
• Beskrivelse av oppdrag/arbeidsform i kvalitetsgruppa
• Beskrivelse av hvordan evalueringsarbeidet foregår ved Nav Sør-Odal
• Kopi av søknadsskjema

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 19 klientsaker hvor hovedperson er forsørger for barn eller har samvær med barn

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn sendt 23.03.12
• Oversendelse av program for tilsyn sendt 30.05.12

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seksjonssjef Solveig Hansen, revisjonsleder
Seniorrådgiver Bente N Lindstad
Seniorrådgiver Yngvild Fløgstad