Rapport fra tilsyn med tjenester til utviklingshemmede ved Stor-Elvdal kommune 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Forsvarlig tildeling, iverksetting, evaluering og fornyelse av tjenester.
• Kunnskaper og ferdigheter hos ansatte.
• Bruk av tvang og makt.

Det ble gitt følgende avvik:

Avvik 1

Stor-Elvdal kommune har ikke et system som sikrer forsvarlig tildeling, evaluering og fornyelse av tjenester.

Avviket bygger i stor grad på manglende kartlegging og evaluering av tjenestene til den enkelte, samt manglende ivaretakelse av brukermedvirkning.

Dato: 13.06.12

Jørn Kroken
revisjonsleder

Nils Christian Faaberg
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stor-Elvdal kommune i perioden 14.02.12- 13.06.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten tjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 jf helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Stor-Elvdal kommune hadde per 01.01.12 2678 innbyggere. Kommunen har en flat administrativ struktur og administreres av rådmann og 13 virksomhetsledere samt støttetjenester innen økonomi, IT, personal og utvikling. En omorganiseringsprosess er imidlertid initiert, og rådmannen opplyser blant annet at opprettelse av tildelerenhet vil skje 01.08.12. Benvegen er underlagt rehabiliteringsenheten. Dette er en bolig for funksjonshemmede. Fra 01.05.12 er det opprettet en avdelingslederstilling ved tjenestestedet. Foreløpig er det tillagt en begrenset oppgaveportefølje til stillingen.

Det er ni tjenestemottakere ved tjenestestedet med variert behov for bistand, ikke alle er utviklingshemmet. Turnusplanen viser at det er sju stillinger ved tjenestestedet, hvorav fem stillinger utgjør 50 % eller mer. En av de ansatte skal begynne på vernepleierutdannelse til høsten. Det er ikke fattet vedtak om bruk av tvang og makt etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 overfor noen av tjenestemottakerne, og det er heller ikke sendt melding etter beslutning om bruk av tvang og makt etter samme lovkapittel.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.02.12.

Åpningsmøte ble avholdt 09.05.12.

Intervjuer

Fem personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Benvegen.

Sluttmøte ble avholdt 10.05.12.

4. Hva tilsynet omfattet

• Om kommunen har forsvarlig tildeling, iverksetting, evaluering og fornyelse av tjenestene etter helse- omsorgstjenesteloven kapittel 3.
• Om ansatte har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter, særlig om det gis tilstrekkelig opplæring.
• Om tjenesteyting skjer uten bruk av ulovlig bruk av tvang og makt.

5. Funn

Avvik 1

Stor-Elvdal kommune har ikke et system som sikrer forsvarlig tildeling, evaluering og fornyelse av tjenester

Avviket bygger på følgende:

• Kommunens vedtak er ikke begrenset i tid. Ett vedtak om praktisk hjelp og bistand er fra 2007. Ett vedtak om praktisk hjelp og bistand er fra 2009. Det framgår ikke av disse vedtakene at de skal evalueres, og systematisk evaluering av tjenestene er ikke foretatt. Det er fattet tre vedtak i 2012. Det er ikke vist til hvilke faktiske forhold disse vedtakene bygger på, eller hvilke vurderinger som er gjort.
• Det gjennomføres samtale mellom tjenestemottaker og primærkontakt der tjenester er tema. Disse samtalene er ikke referert eller dokumentert.
• Tre av tjenestemottakerne har hjelpeverge der mandatet omfatter bistand til å ivareta rettigheter. Hjelpeverge og/eller pårørende involveres ikke systematisk når vedtakene fornyes. Det framgår ikke av vedtakene at det gis forhåndsvarsling.
• Kommunen har ingen opplærings- eller kompetanseplan for området. Det er ikke vernepleiefaglig eller annen relevant høgskolekompetanse tilknyttet tjenesteytingen. Det gjennomføres ulike tiltak overfor enkelte tjenestemottakere som ikke er grundig evaluert. Disse tiltakene har blitt gjennomført over langt tid.
• Kommunen har ingen fungerende rutine for saksbehandling og evaluering av tjenester.
• Kommunens styringssystem har ikke fanget opp ovennevnte mangler, og foretatt nødvendige endringer.

Kommentar:

Det er ikke noe lovbestemt krav om hvor ofte vedtak må fornyes eller om de skal være tidsavgrenset. For å sikre forsvarlige tjenester må det likevel forutsettes at vedtakene og tjenestene evalueres med jevne mellomrom. Det er et generelt krav om at brukerne (ev. hjelpeverge) skal medvirke i utforming av tjenestene, og et konkret krav at de skal ha mulighet til å uttale seg ved fatting av vedtak. Ved evalueringer av tjenestene må det derfor forutsettes at bruker eller hjelpeverge er involvert.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Etter helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 plikter kommunen å ha et internkontrollsystem som skal sikre at tjenestene er i samsvar med krav fastsatt i lov eller forskrift.

Personer med utviklingshemning er generelt en sårbar gruppe. De er i mange tilfeller helt avhengig av til dels omfattende nødvendig hjelp og bistand. Et viktig aspekt er at mange personer med utviklingshemning ikke er i stand til å ivareta sine interesser selvstendig. Dette er blant annet bakgrunnen for den doble representasjonsordningen (hjelpeverge og pårørende) i kapittel 9 i helse- og omsorgstjenesteloven. Brukermedvirkning er imidlertid en grunnleggende rettighet uavhengig av om tvang og makt inngår i tjenestene.

Kommunen har ikke kvalitetssystem som fanger opp svikt som beskrevet ovenfor. Dette gjelder dokumentasjon av hvilke faktiske forhold som ligger til grunn ved tildeling av tjenester. Det gjelder videre manglende systematisk evaluering av tjenestene og manglende rutiner for ivaretakelse av brukermedvirkning ved tildeling, evaluering og fornyelse av tjenestene.

7. Regelverk

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov om pasient- og brukerrettigheter
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningen
• Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart rehabilitering, hjemmebaserte tjenester og Moratunet sykehjem
• Oversikt over ansatte ved tjenestestedet
• Turnus og vaktlister
• Søknadsskjema for hjemmebaserte tjenester, sjukehjem og rehabiliteringstjenester
• Kopi av vedtak om tildeling av tjenester
• Retningslinjer for tildeling av boliger og behandlingsopphold i Stor-Elvdal komune
• Kartleggingsskjema
• Stillingsbeskrivelse for virksomhetsleder rehabilitering
• Forberedelsesskjema til medarbeidersamtale
• Oversikt over prosedyrer for generelle faglige tiltak
• Avviksskjema
• En avviksmelding
• Prosedyre for overføring av penger fra sparekonto til brukskonto
• Rutine ved ferieturer
• Forebyggende tiltak ved trusler om vold og vold
• Prosedyre for håndtering av trusler om vold og utøvelse av vold
• Registrering av aggressiv atferd
• Metode for preferansekartlegging
• Prosedyre- individuell plan
• Mal/skjema for individuell plan
• Dag/ukeplan
• Hovedkort

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Referater fra personal/samarbeidsmøter
• Brukerjournaler (elektronisk og papir)

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Oversendelse av dokumenter fra Stor-Elvdal kommune
• Diverse telefon og e-postkontakt

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok: seniorrådgiver Nils Christian Faaberg og Jørn Kroken, sistnevnte som revisjonsleder