Rapport fra tilsyn med kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved Åsnes kommune 2013

Sammendrag

Fylkesmannen i Hedmark gjennomførte i perioden 12.02.13 – 09.09.13 tilsyn med Åsnes kommune / Nav Åsnes. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Revisjonen var avgrenset til to hovedområder:

• Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.
• Om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Det ble gitt 2 avvik under revisjonen.

Avvik 1:

Åsnes kommune sikrer ikke, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, at KVP er tilgjengelig.

Avvik 2:

Åsnes kommune sikrer ikke, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, forsvarlig oppfølging ved gjennomføring av KVP.

Dato: 09.09.13

Solveig Hansen
revisjonsleder

Anne Beathe Horten / Marit S. Amlien
revisorer

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Åsnes kommune i perioden 12.02.13 – 09.09.13. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsetaten § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold.

Åsnes kommune har om lag 7600 innbyggere.

I 2012 mottok 7,6 % av innbyggerne i aldersgruppen 20-66 år økonomiske ytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav. Tilsvarende tall for landet for øvrig var 3,7 %.

26,8 % av mottakere av økonomisk sosialhjelp i Åsnes kommune mottok stønad i 6 mnd. eller mer. Dette utgjorde 98 husstander. Tilsvarende tall for landet forøvrig var 34,4 %. Kommunen hadde, på tidspunkt for tilsynet, 8 deltakere i kvalifiseringsprogram.

Nav Åsnes har, i tillegg til de obligatoriske oppgaver etter lov om sosiale tjenester i Nav, også ansvaret for kommunens arbeid overfor rusmiddelavhengige og økonomisk rådgivning.

Kontoret har 17 ansatte. De ansatte rullerer på betjeningen av publikumsmottaket. Arbeidet med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram er, i hovedsak lagt til en ansatt ved Nav Åsnes.

Det gjennomføres ukentlige møter der faglige problemstillinger drøftes. Møtene er to-delte, dvs. at det gjennomføres ett møte for drøfting av sosialhjelpssaker og ett annet møte for drøftinger av oppfølgingssaker. Det gjennomføres også månedlige kontormøter for gjennomgang av resultater. Nav-leder er til stede på disse møtene. Vedtak etter lov om sosiale tjenester gjøres etter godkjenning av Nav-leder.

Nav-leder rapporterer til Rådmann og er del av rådmannens ledergruppe.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.02.13

Åpningsmøte ble avholdt 11.06.13.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 12.06.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med om Åsnes kommune sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Innenfor temaet forsvarlig tildeling undersøkte tilsynet nærmere om kommunen sikret tilgjengelighet til tjenesten, forsvarlige identifiseringsprosesser, forsvarlig informasjon om retten til kvalifiseringsprogram og om kommunen sikret forsvarlige kartleggings, vurderings og beslutningsprosesser bed tildeling av kvalifiseringsprogram. Innenfor temaet forsvarlig gjennomføring undersøkte tilsynet nærmere om tidsfrist for iverksetting av program ble overholdt og om innhold og omfang av tjenester under gjennomføring av kvalifiseringsprogram var forsvarlig.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• Om Åsnes kommune sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.
• Om Åsnes kommune sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

5. Funn

Avvik 1:

Åsnes kommune sikrer ikke, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, at KVP er tilgjengelig.

Avviket bygger på følgende:

1. Det informeres ikke om tjenesten til potensielle søkere som henvender seg til kontoret. (Gjennomgang av mapper viser at dette mangler i 6 av 6 saker)
2. Det informeres ikke om retten til KVP før veileder mener at bruker oppfyller kriteriene.
3. Det informeres ikke om tjenesten til potensielle søkere i gruppen «langtidsmottakere av økonomisk stønad». (Gjennomgang av mapper viser at dette mangler i 7 av 7 saker)
4. Det informeres ikke om tjenesten til potensielle søkere i gruppen «forsørgede». (Gjennomgang av mapper viser at dette mangler i 3 av 3 saker).
5. Kommunen har ikke beskrevet oppgaver og mål for å sikre at tilgjengeligheten til KVP er forsvarlig.
6. Kommunen har ikke klargjort hvilken kompetanse som kreves for at tilgjengeligheten til KVP skal være forsvarlig.
7. Hvordan man informerer om KVP på en forsvarlig måte, er ikke beskrevet og gjort kjent for Nav-kontoret.
8. Arbeidstakernes kunnskap og erfaringer fra tildelingsprosessen, inngår ikke i et systematisk kvalitetsarbeid.
9. Erfaringer fra tjenestemottaker brukes ikke systematisk for å vurdere endringer i tildelingspraksis.
10. Kommunen har ikke skaffet seg oversikt over hvordan man informerer om KVP.
11. Kommunen foretar ikke systematisk gjennomgang av styringstiltakene/ internkontrollen som er iverksatt på området informasjon om KVP

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningslovens § 11 (veiledningsplikt)
• Forvaltningslovens § 17 (utrednings- og informasjonsplikt)
• Forvaltningslovens § 24 (begrunnelse i enkeltvedtak)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 17 (opplysning, råd og veiledning)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 29 (kvalifiseringsprogram)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 42 (plikt til å rådføre seg med tjenestemottaker)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 43 (Innhenting av opplysninger)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 4 (krav til forsvarlighet)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 (internkontroll)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i Nav §§ 4 og 5.

Avvik 2:

Åsnes kommune sikrer ikke, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, forsvarlig oppfølging ved gjennomføring av KVP.

Avviket bygger på følgende:

1. Det utarbeides program for den enkelte deltaker, men dette sikrer ikke at alle krav i lov og forskrift oppfylles. (Tidspunkt for evaluering, arbeidssøking, andre tiltak enn arbeidsrettede).
2. KVP- deltakere får ikke til enhver tid tett og koordinert oppfølging.
3. Det er i for stor grad overlatt til tilfeldighetene om KVP-deltakere får forsvarlig oppfølging ved gjennomføring av programmet.
4. Kommunen har ikke beskrevet oppgaver og mål for oppfølgingsarbeidet ved gjennomføringen av KVP.
5. Kommunen har ikke klargjort hva som kreves for at oppfølgingsarbeidet ved gjennomføring av KVP skal være forsvarlig til enhver tid.
6. Hvordan man gjennomfører oppfølging av KVP deltakere, er ikke beskrevet og gjort kjent for Nav-kontoret slik at oppfølgingen til enhver tid er forsvarlig.
7. Det er ikke gjort en analyse av hvilken kompetanse som er nødvendig for at oppfølgingsarbeidet av KVP-deltakere utføres på en forsvarlig måte.
8. Arbeidstakernes kunnskap og erfaringer fra KVP arbeidet, inngår ikke i et systematisk kvalitetsarbeid.
9. Erfaringer fra tjenestemottaker brukes ikke systematisk for å vurdere endringer i KVP arbeidet.
10. Kommunen har skaffet seg oversikt over området gjennomføring av KVP og vurdert at det er behov for skriftlige rutiner for å sikre dette arbeidet, men utarbeidelse av slikt styringsmateriale er ikke utført.
11. Kommunen foretar ikke systematisk gjennomgang av styringstiltakene/ internkontrollen som er iverksatt i forhold til oppfølging av KVP-deltakere.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav § 29 (kvalifiseringsprogram)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 30 (kvalifiseringsprogrammets innhold)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 31 (Iverksetting av program)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 42 (plikt til å rådføre seg med tjenestemottaker)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 4 (krav til forsvarlighet)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 (internkontroll)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i Nav §§ 4 og 5.
• Forskrift om kvalifiseringsprogram- og stønad § 1

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunens ledelse skal gjennom sine styringssystemer og sin internkontroll sørge for at virksomheten drives i henhold til gjeldende lover og forskrifter på området og på den måten sørge for at driften er forsvarlig. Avvikene som ble gitt under tilsynet, knytter seg opp mot mangler ved kommunens styringssystem.

Kravet til styringssystem for de kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen framgår av lov om sosiale tjenester i Nav § 5. Plikten til internkontroll innebærer at kommunen må forsikre seg om at den virksomhet Nav Åsnes driver etter lov om sosiale tjenester i Nav, er i samsvar med kravene i lov og forskrift.

Formålet med internkontroll er å bidra til faglig forsvarlige tjenester og at kravene i lovgivningen oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Det er ikke tilstrekkelig å basere seg på at medarbeidere med lang praksis, erfaringsbasert kunnskap om rutiner mv. skal sørge for dette. Internkontrollsystemet må også forventes å ivareta det forhold at personer med behov for tjenester etter sosialtjenesteloven til dels er grupper som på grunn av egen situasjon kan ha vansker med å ivareta egne rettigheter.

Nav Åsnes baserer sin styring på intern møtevirksomhet og leders kontroll av vedtak. Intern møtevirksomhet har temaer som gjennomgang av kontorets målekort for resultatoppnåelse. Kontoret har også arenaer for intern saksdrøfting forut for avgjørelser i enkeltsaker. Disse møtepunktene synes ikke å fange opp eventuelle behov for korrigeringer/forbedringsarbeid av mer generell karakter. Arbeidet med kvalifiseringsprogram er ikke fast punkt på disse møtearenaene. Prosessen med leders kontroll av vedtak synes ikke å føre til at det fanges opp eventuelle behov for korrigeringer / forbedringsarbeid i forhold til arbeidet med kvalifiseringsprogram.

Arbeidet med kvalifiseringsprogram er i hovedsak lagt til en stillingsressurs. Når det gjelder informasjon til brukere rundt mulighet for å søke kvalifiseringsprogram så ivaretas dette ved at bruker blir henvist til den ansatte som jobber med kvalifiseringsprogram for veiledning og søknadsprosess. Det gis i liten grad generell veiledning rundt kvalifiseringsprogram til brukere. Det er ikke gjort analyse av hvilke krav til veiledning og oppfølgingsaktiviteter som må være på plass for at tilgjengelighet og gjennomføring av kvalifiseringsprogram skal være forsvarlig. Det er heller ikke gjort tilsvarende analyse av sårbarhet i forhold til organiseringen av arbeidet med kvalifiseringsprogram.

Nav-leder er en del av rådmannens ledergruppe og deltar derfor i rådmannens ledermøter. Det foreligger også mulighet for en til en samtaler med rådmann ved behov. Nav-leder rapporterer månedlig til rådmannen på økonomi. Rådmann etterspør ikke annen resultatrapportering utover den månedlige økonomirapporten. Rådmann og Nav leder har muntlig dialog og samhandling også gjennom partnerskapsmøter. Nav leder har meldt utfordringer både i forhold til personalsituasjon og utfordringer i forhold til Nav kontorets tjenesteleveranse. Disse oppmeldingene har medført at det er igangsatt prosess med organisatorisk tilpasning, gjennomgang av den samlede ressurssituasjonen og fordeling av oppgaver for å utnytte kontorets samlede kompetanse/ressurs. I tillegg har rådmannen innblikk i Nav-kontorets målekort som oppdateres månedlig. Rådmannen har ikke etterspurt kompetanseplan spesifikt for Nav kontoret, men etterspør Nav leders innspill til kommunens samlede kompetanseplan.

Åsnes kommune har ikke et formalisert system for avviksmeldinger og heller ikke et helhetlig system for virksomhetsstyring. Kommunen har igangsatt arbeid på disse områdene og jobber med utvikling av en virksomhetsstrategi som også vil inneholde et system for melding av avvik.

Som det fremgår av funn fra tilsynet synes ikke Åsnes kommunes styringssystem i tilstrekkelig grad å fange opp de krav til internkontroll som fremgår av forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids – og velferdsforvaltningens § 4. Som følge av dette har ikke kommunen i tilstrekkelig grad fanget opp behovet for systematiske tiltak for å etterspørre, avdekke og registrere brudd på styringskrav og materielle krav som følger av lovgivningen på området tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Det fremkommer heller ikke systematiske tiltak for å sikre kontinuerlig forbedring av virksomheten.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Åsnes kommune og Nav Hedmark
• Åsnes kommunes delegasjon til Nav kontoret
• Organisering av Nav Åsnes
• Beskrivelse av gjennomførte opplæringstiltak ved Nav Åsnes
• Beskrivelse av arbeidsprosess knyttet til arbeidet med Kvalifiseringsprogram ved Nav Åsnes
• Oversikt over de ansatte som er involvert i arbeidet med kvalifiseringsprogram

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Retningslinjer for behandling av søknader etter lov om sosiale tjenester i Nav
• Info om KVP i Nav Åsnes
• Sjekkliste kvalifiseringsprogram Nav Åsnes
• 10 saksmapper; nye søkere av økonomisk stønad etter 01.01.2012
• 15 saksmapper; langtidsmottakere av økonomisk stønad på tilsynstidspunktet.
• 15 saksmapper til personer som har/har hatt vedtak om kvalifiseringsprogram etter 01.01.2012

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Oversendelse av program for tilsyn
• Oversendelse av brev om endret dato for tilsynet
• Diverse e-post og telefonkontakt for praktiske avklaringer.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Frank Hauge	Rådmann	X	X	X
Bente Liljan	Nav-leder	X	X	X
Mari Syversen Enger	veileder	X	X
Gerd Karin Lindeberg	veileder	X	X	X
Laila Dybendal	veileder	X	X	X
Svein Åge Saxerud	Veileder	X	X
Aud Flobergsundet	Veileder		X	X
Elvira Idland	Veileder			x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seksjonssjef Solveig Hansen, revisjonsleder
Seniorrådgiver Anne Beathe Horten
Seniorrådgiver Marit Skjerven Amlien

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013–14 Kvalifiseringsprogrammet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk