Rapport etter tilsyn med tjenester til tjenestemottakere i Lia gruppebolig, Åsnes kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Forsvarlig tildeling, iverksetting, evaluering og fornyelse av tjenester
• Kunnskaper og ferdigheter hos ansatte
• Bruk av tvang og makt

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknad.

Dato: 04.04.13

Jørn Kroken
revisjonsleder

Nils C. Faaberg
revisor

Marianne Cae
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Åsnes kommune i perioden 13.12.12 - 04.04.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten tjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 jf helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Åsnes kommune hadde per 01.10.12 7590 innbyggere. Lia gruppebolig er underlagt organisasjonsleddet Virksomhet tilpassede tjenester (ViTT) og har egen virksomhetsleder. Virksomhetslederen er direkte underlagt rådmannen. Det er vedtatt opprettet en stilling som kommunalsjef på området (velferd), men av budsjettmessige hensyn er det ikke avsatt midler til tilsetting. Lia gruppebolig er under avvikling og det bygges en ny bolig som skal tas i bruk fra primo mai 2013. Det er fire leiligheter i Lia gruppebolig, med for tiden tre tjenestemottakere. En tjenestemottaker har allerede flyttet fra Lia. Tjenestene til denne tjenestemottakeren administreres fra Lia. I tillegg til Lia gruppebolig/ny bolig er det ytterligere en bolig som yter tilsvarende tjenester. Disse tjenestestedene ledes av én avdelingsleder. Det er fattet vedtak om bruk av tvang og makt etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 overfor tre tjenestemottakere ved tjenestestedet. Vedtakene er overprøvd og godkjent av Fylkesmannen. Kommunen benytter det elektroniske journalsystemet Profil. Kommunen har nylig opprettet tildelingstjeneste.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 13.12.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 13.03.13.

Intervjuer

Åtte personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved tjenestedet Lia gruppebolig.

Sluttmøte ble avholdt 14.03.13.

4. Hva tilsynet omfattet

• Om kommunen har forsvarlig tildeling, iverksetting, evaluering og fornyelse av tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 3.
• Om ansatte har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter, særlig om det gis tilstrekkelig opplæring.
• Om tjenesteytingen skjer uten bruk av ulovlig bruk av tvang og makt.

5. Funn/H2>

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknad.

Fylkesmannen har merket seg at tjenestestedet har arbeidet aktivt med å systematisere sin virksomhet, blant annet med tilpassede fagadministrative systemer, herunder dagsplaner med tilhørende detaljerte bistandsbeskrivelser, registreringer og rapportering med tilhørende kontrollrutine. Utformingen av innholdet i tjenestetilbudet drøftes jevnlig med brukerrepresentanter. Det er gjort et omfattende arbeid med tilrettelegging av tjenestetilbudene for å forebygge og begrense bruk av tvang og makt.

6. Regelverk

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov om pasient- og brukerrettigheter
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningen
• Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for Virksomhet tilpassede tjenester
• Stillingsbeskrivelser
• Oversikt over ansatte i Lia gruppebolig
• Strategiplan for virksomheten
• Saksdokumenter vedrørende omorganisering
• Veileder for kompetansekartlegging
• Opplæringsplaner
• Saksbehandlingsmaler tjenester
• Saksbehandlingsmaler khol. Kap. 9
• Prosedyrer saksbehandling
• Rutiner for bruk av individuell plan
• Prosedyre for hovedkontakt
• Prosedyre for ansvarsgruppe
• Søknadsskjema tjenester
• Serviceerklæring miljøarbeidertjenester
• Standard for heldøgnsbemannede boliger
• Utskrift av noen forsider av IKKS
• Oversikt over avviksmeldinger
• Søknadsskjema vikar
• Stjernevakt (prosedyre/ansvarsbeskrivelse)
• Introduksjonsplan for ansatte
• Personaloppfølging (debrifing) ved bruk av tvang og makt
• Oversikt over div. permer etc.
• Oversikt over møtestruktur
• Døgnklokke/ukeklokke
• Hjelpeskjema ved IPLOS-kartlegging
• Tjenestevedtak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Permer (i hovedsak bistandsbeskrivelser og dagsplaner) for den enkelte tjenestemottaker
• Referat fra ulike møter vedr. den enkelte tjenestemottaker
• Fortløpende journal 

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Oversendelse av dokumenter fra Åsnes kommune
• Diverse telefon og e-postkontakt

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Marianne Cae, seniorrådgiver Nils Christian Faaberg og seniorrådgiver Jørn Kroken, sistnevnte som revisjonsleder.