Rapport fra tilsyn med kommunale helse- og omsorgstjenester – helsestasjonstjenester for barn fra 0 til 6 år i Eidskog kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunens har styringssystem (internkontroll) som sikrer at

• barn i aldergruppen 0 til 6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer
• helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• helsestasjonen tilbyr et tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• helsestasjonstjenesten arbeider gjennom kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

Resultat av tilsynet:

Det ble ikke funnet avvik etter tilsynet med helsestasjonstjenesten i Eidskog kommune, men

det ble gitt to merknader. Disse ble gitt på bakgrunn av at journalen ikke var så samlet som den burde være, og fordi samarbeidet og oppgavefordeling mellom helsestasjon og fastleger bør videreutvikles.

Dato: 4.6.2013

Katrine Tømmerdal Nordby
revisjonsleder

Trude Vestli og Sven Anders Haugtomt
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Eidskog kommune i perioden 13.02.2013 – 4.6.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannen i Hedmarks planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn med helsestasjonstjenester etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2, og helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler de merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Eidskog kommune hadde pr. 1.1.2012 6288 innbyggere.

Kommunen er organisert i fagenheter under rådmannen som hver ledes av en kommunalsjef. Helsestasjonstjenester er organisert under enheten «Oppvekst og læring».

Helsestasjonen i Eidskog kommune har 2, 8 årsverk, inkludert leder for helsestasjonen. Lederen for helsestasjonen har det faglige ansvaret for helsestasjonstjenesten til barn fra 0 til 6 år. Alle de tre ansatte arbeidet med helsestasjonstjenester for barn fra 0 til 6 år, men ledende helsesøster har siden august 2012 hatt hoveddelen av arbeidet med oppfølging av barn fra 0 til 6 år fordi en annen helsesøster startet i deltidsstudier.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.2.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet «Dokumentunderlag».

Åpningsmøte ble avholdt tirsdag 9. april 2013.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet under tilsynet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet «Dokumentunderlag».

Det ble gjennomført befaring ved helsestasjonen.

Sluttmøte ble avholdt 10.4.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet helsestasjonstjenester for barn fra 0 til 6 år og skulle avdekke om kommunen har styringssystem (internkontroll) som sikrer at:

• barn i aldergruppen 0 til 6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer
• helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• helsestasjonen tilbyr et tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• helsestasjonstjenesten arbeider gjennom kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

5. Funn

Merknad 1

Journalopplysningene på helsestasjonen er ikke så samlet som de burde være.

Merknaden bygger på følgende:

1. Helsestasjonen bruker HSPro elektronisk journalsystem. Det er også en papirdel der bl.a. innkommende brev oppbevares. Individuell plan og andre opplysninger om barn med sammensatte behov finnes i Profil som brukes i andre deler i kommunen, og ikke i HSPro. Helsestasjonen er sikret tilgang til nødvendige opplysninger i Profil.
2. Selv om rutiner for bruk av tolk var godt innarbeidet og anvendt i praksis, var ikke alltid behovet for og bruken av tolk journalført.

Kommentar:

Det er et krav at journalen som hovedregel skal være samlet, jf. journalforskriften § 5. Dersom alle opplysninger likevel ikke finnes på ett sted, f. eks i HSPro, er det viktig at det framgår av hovedjournalen at det finnes opplysninger andre steder, f eks i Profil.

Merknad 2

Samarbeidet og oppgavefordeling mellom helsestasjon og fastleger bør videreutvikles.

Merknaden bygger på følgende:

1. Helsestasjonen sender ikke kopi av relevante henvisninger til fastlegen.
2. Det er ikke noen avtale om arbeidsfordeling og samarbeid for øvrig mellom fastlegene og helsestasjonen.

Kommentar:

Til tross for manglende rutiner for kommunikasjon med fastlegene, har de et samarbeid som beskrives som uproblematisk. Etter Fylkesmannens vurdering sikrer dette forsvarlige helsestasjonstjenester, men vi mener at det på dette punktet er et klart forbedringspotensiale.

Fylkesmannen har for øvrig merket seg

Det oppgis å være store utfordringer i Eidskog kommune rundt psykososial helse.

Helsestasjonen har i den forbindelse etablert et tilbud til mor 8 uker etter fødsel for å fange opp evt. depresjon. Det er ukentlige møter mellom de ansatte på helsestasjonen hvor utfordringer og avvik diskuteres, og halvårlige møter hvor det legges planer for den videre drift og hvor eventuelle endringer foretas. Det er godt samarbeid med fysioterapitjenesten som er samlokalisert med helsestasjonen. Det er etablert fagteam hvor enhetsleder skole/barnehage, spes.ped.veileder/lærer/førskolelærer, barneverntjenesten, PPS og helsesøster møtes en gang i måneden og diskuterer både enkeltsaker og systemsaker. Andre samarbeidspartnere innkalles ved behov. Videre er det samarbeidsmøter hver 8. uke mellom helsestasjonen og barnevernet, og tverrfaglig samarbeid med BUP spe- og småbarnsteam. Det er også etablert faste samarbeidsmøter hver 6. uke mellom de ulike barnehagene og helsestasjonen, og 1- 2 ganger i året med tannhelsetjenesten.

6. Regelverk

• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Forskrift om lovbestemt sykepleiertjeneste i kommunens helsetjeneste
• Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons og skolehelsetjenesten
• Forskrift om internkontroll
• Lov om pasient- og brukerrettigheter
• Lov om helsepersonell
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om virksomhetsovergripende pasientjournal i formalisert arbeidsfellesskap
• Barnevernloven

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Styrende dokument helsestasjon 0 til 6 år Eidskog kommune
• Budsjett 2013, økonomiplan 2014-2016, forpliktende plan
• Informasjon om helsestasjonen 0 til 6 år
• organisasjonskart
• Oversikt over oppgavefordeling av helsestasjon- og skolehelsetjenesten av 19.8.2011
• Stillingsbeskrivelse for helsesøster
• Lederavtale for Anita Wilson
• Delegasjonsvedtak fra kommunalsjef til helsestasjonsleder
• Administrativt delegasjonsreglement
• Oversikt over ansatte
• Mottak av nyansatte
• Kompetanseplan for helsestasjon og skolehelsetjeneste/kursbevis
• Samarbeids/møteavtale helsestasjon og barnevern
• Informasjon om OSS,( Oppdage støtte, samarbeide); BUP sped- og småbarnsteam
• Avtale om samarbeidsmøter mellom Skotterud barnehage og helsestasjonen
• Avtale om samarbeidsmøter mellom Magnor barnehage og helsestasjonen
• Samarbeidsavtale mellom tannhelsetjenesten og helsestasjon- og skolehelsetjenesten
• Samarbeidsrutiner mellom tannhelsetjenesten og helsestasjon- og skolehelsetjenesten
• Brev til foresatte om barn ikke møtt til tannhelsekontroll
• Henvisningsmal fra helsestasjon til tannklinikk
• Referat fra samarbeidsutvalget mellom kommuner Sør-fylket og Kongsvinger sykehus
• Avtale om kjøp av jordmortjenester fra Kongsvinger sykehus
• Rutine for fagteam
• Rutine for overgang mellom barnehage og skole
• Rutine for individuell plan
• Rutine for avviksbehandling
• Rutine for virksomhetsrapportering helsestasjons – kommunalsjef
• Koordinerende enhet
• Habiliteringshåndbok
• Helsestasjon/skolehelsetjeneste – formålet med tjenesten
• Virksomhetsrapport fra helsestasjon og skolehelsetjenesten 2011
• Utkast til virksomhetsrapport fra helsestasjon og skolehelsetjenesten 2011
• Organisering av skolehelsetjeneste skoleåret 2011/2012

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• De siste 20 journalene for barn som har fylt 6 måneder
• 5 journaler for premature barn opprettet i 2011 og 2012
• De siste 20 journalene for barn som er i en alder at de ut ifra kommunens program skal ha gjennomført skolestartundersøkelsen
• 10 journaler opprettet etter 2007 der et er forhold ved barnet som tilsier at det er behov for flere tjenester, inkludert eventuelle individuelle planer for disse
• 10 journaler som er opprettet i 2011 og 2012 for barn med familier med fremmede kulturer
• Møtereferater fra møter med ansatte i helsestasjonen og med barnehager

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 13.2.2013
• Oversendelse av dokumenter fra kommunen 6.3.2013
• Oversendelse av program datert 22.3.2013
• Dokumentasjon (foreløpig årsrapport) fra kommunen 25.3.2013
• Oversendelse av redigert program datert 5.4.2013

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Katrine Tømmerdal Nordby, seniorrådgiver/jurist
Trude Vestli, seniorrådgiver/sykepleier
Sven Anders Haugtomt, ass. fylkeslege

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet