Endelig rapport fra tilsyn med Tjenester fra miljø- og oppfølgingstjenesten ved Folldal kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Forsvarlig tildeling, iverksetting, evaluering og fornyelse av tjenester
• Kunnskaper og ferdigheter hos ansatte
• Bruk av tvang og makt

Det ble funnet følgende avvik:

Avvik 1

Folldal kommune har ikke et system som sikrer forsvarlig tildeling, evaluering og fornyelse av vedtak om tjenester

Avvik 2

Folldal kommune har ikke et system som sikrer forsvarlig opplæring, veiledning og oppfølging ved gjennomføring av tvangstiltak etter kap. 9 i helse- og omsorgstjenesteloven

Dato: 23.05.13

Jørn Kroken
revisjonsleder

Nils Christian Faaberg
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Folldal kommune i perioden 25.01.13-23.05.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten tjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 jf helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Folldal kommune hadde per 01.10.12 1657 innbyggere. Miljø- og oppfølgingstjenesten er underlagt organisasjonsleddet helse, rehabilitering og omsorg (HRO). Enhetslederen for denne tjenesten er direkte underlagt rådmannen. Miljø- og oppfølgingstjenesten har egen avdelingsleder og yter for tiden tjenester til fire tjenestemottakere.

Tjenesten er gradvis bygget opp de to siste årene og ble ferdig organisert med egen avdelingsleder fra sommeren 2012. Fast tilsetting av personale, inkludert høgskoleutdannet personell (vernepleier og sjukepleier), sluttføres i april 2013. Det er drøyt ti årsverk ved tjenestestedet. Det er fattet vedtak om bruk av tvang og makt etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 overfor en av disse tjenestemottakerne. Vedtaket er overprøvd og godkjent av Fylkesmannen.

Det bemerkes at HRO-leder og rådmann ikke var tilgjengelig for intervju under tilsynsbesøket. Rådmannen har fungert i/ivaretatt HRO-stillingen siden august 2012.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25.01.13. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 17.04.13.

Intervjuer

Tre personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 17.04.13.

4. Hva tilsynet omfattet

• Om kommunen har forsvarlig tildeling, iverksetting, evaluering og fornyelse av tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 3.
• Om ansatte har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter, særlig om det gis tilstrekkelig opplæring.
• Om tjenesteytingen skjer uten bruk av ulovlig bruk av tvang og makt.

5. Funn

Avvik 1

Folldal kommune har ikke system som sikrer forsvarlig tildeling, iverksetting, evaluering og fornyelse av vedtak om tjenester

Avviket bygger på:

1. Det er flere vedtak hvor det ikke er tydelig spesifisert hvilke tjenester som skal gis og i hvilket omfang. Det er ikke angitt hvordan tjenester skal evalueres og vedtak fornyes.  
2. Det er ikke saksbehandlingsrutiner på dette området, eller rutine for evaluering av vedtak om tjenester. Det er ikke fast praksis å involvere hjelpeverge og/eller pårørende når vedtak om tjenester fattes eller evalueres.
3. Kommunens eget kartleggingsverktøy (vurderingsskjema) benyttes bare delvis. Det er ingen fast framgangsmåte for kartlegging av tjenestebehov.
4. Det er ulike oppfatninger blant de ansatte hvorvidt mål og tiltak for den enkelte tjenestemottaker skal følges konsekvent.  
5. Det benyttes ulike systemer for journalføring. Det er ingen rutine eller omforent praksis for journalføringen, blant annet hva som skal journalføres.
6. Det er ingen systematisk opplæring av nyansatte, og det er ingen kjente og brukte stillingsbeskrivelser i tjenesten.
7. Kommunen har ikke fanget opp ovennevnte mangler, og ikke gjort nødvendige endringer.

Lovgrunnlaget for avviket:

• Pasient- og brukerrettighetsloven § 2-1 a andre ledd
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 første ledd jf § 3-2 nr 6 bokstav b.
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1.
• Pasient- og brukerrettighetsloven § 3-1.
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-10 om samarbeid med bruker om utforming av tilbudet.
• Forvaltningslovens § 16 og 17 om forhåndsvarsel ved vedtak og at saken skal være tilstrekkelig opplyst.
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 tredje ledd om internkontroll.
• Internkontrollforskriften § 4 om innholdet i internkontrollen (se særlig bokstav e og g).

Avvik 2

Folldal kommune sikrer ikke tilstrekkelig opplæring, veiledning og oppfølging ved gjennomføring av tvangstiltak etter kap. 9 i helse- og omsorgstjenesteloven

Avviket bygger på:

1. Det er ikke utarbeidet plan for opplæring, veiledning og oppfølging av ansatte som skal gjennomføre tvangstiltak som nevnt ovenfor.
2. Kommunen har ikke fanget opp ovennevnte mangler, og det er ikke gjort nødvendige endringer.

Lovgrunnlaget for avviket:

• Pasient- og brukerrettighetsloven § 2-1 a andre ledd.
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 første ledd jf § 3-2 nr 6 bokstav b.
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 første ledd bokstav d.
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 tredje ledd om internkontroll.
• Internkontrollforskriften § 4 om innholdet i internkontrollen (se særlig bokstav e og g).

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Etter helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 plikter kommunen å ha et internkontrollsystem som skal sikre at tjenestene er i samsvar med krav fastsatt i lov eller forskrift.

Funksjonshemmede og personer med utviklingshemning er generelt en sårbar gruppe. De er i mange tilfeller helt avhengig av til dels omfattende nødvendig hjelp og bistand. Et viktig aspekt er at mange personer med utviklingshemning ikke er i stand til å ivareta sine interesser selvstendig. Dette er blant annet bakgrunnen for den doble representasjonsordningen (hjelpeverge og pårørende) i kapittel 9 i helse- og omsorgstjenesteloven (som gjelder utviklingshemmede). Brukermedvirkning er imidlertid en grunnleggende rettighet uavhengig av om tvang og makt inngår i tjenestene.

Kommunens internkontrollaktiviteter, har ikke fanget opp mangler ved funnene (avvik 1 og 2)   Dette viser at kommunen ikke har en internkontroll som i tilstrekkelig grad omfatter risikovurderinger og en tilstrekkelig formalisert internkontroll gjennom blant annet prosedyrer, rapportering og kontrolltiltak.

7. Regelverk

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov om pasient- og brukerrettigheter
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningen
• Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonsoversikt og beskrivelse av enhetsleders ansvar og oppgaver
• Oversikt over ansatte i tjenesten
• Delegasjonsreglement
• Kompetansekartlegging/opplæringsplaner
• Søknadsskjema pleie- og omsorgstjenester
• Generelle og spesielle prosedyrer; tildeling, iverksetting og evaluering
• Informasjon om søknad på leilighet i bofellesskap
• Oversikt over internkontrollsystem
• Oversikt over beboerbøker/permer, journalsystem etc.
• Oversikt over møtestruktur
• Kartleggingsskjema til bruk ved vurdering av tjenester
• Vedtak om tjenester for tjenestemottakerne ved tjenestestedet
• Individuell plan
• Oversikt over hjelpeverger og pårørende
• Referat fra ansvarsgruppemøter
• Mål- og tiltaksplaner, fortløpende rapport

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Permer for den enkelte tjenestemottaker (i hovedsak bistandsbeskrivelser, dagsplaner, registering/journal ved bruk av tvang og makt etter khol. Kap.9)
• Referat fra personalmøter inkludert forhold/saker vedrørende den enkelte tjenestemottaker
• Fortløpende journal

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Oversendelse av dokumenter fra Folldal kommune
• Diverse telefon og e-postkontakt

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Nils Chr. Faaberg og Jørn Kroken, sistnevnte som revisjonsleder.