Rapport fra tilsyn med kommunale helse- og omsorgstjenester - helsestasjonstjenester til barn 0 til 6 år i Grue kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunens har styringssystem (internkontroll) som sikrer at

• barn i aldergruppen 0 til 6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer
• helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• helsestasjonen tilbyr et tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• helsestasjonstjenesten arbeider gjennom kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

Resultat av tilsynet:

Det ble ikke funnet avvik etter tilsynet med helsestasjonstjenesten i Grue kommune, men det ble gitt to merknader. Disse ble gitt på bakgrunn av at journalføringen kunne bli bedre på enkelte områder, og fordi interkontrollen kan forbedres.

Dato: 29.8.2013

Katrine Tømmerdal Nordby
revisjonsleder

Trude Vestli og Sven Anders Haugtomt
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Grue kommune i perioden 22.1.2013 – 29.8.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn med helsestasjonstjenester etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2, og helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler de merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Grue kommune har ca. 5000 innbyggere.

Kommunen er organisert i fagenheter under rådmannen som hver ledes av en kommunalsjef. Helsestasjonstjenesten er organisert under fagenhet «Velferd» som igjen er inndelt i ulike enheter. Helsestasjonen sorterer under « Helse og familie» som ledes av en enhetsleder. Andre tjenester innenfor denne enheten er barne- og familievern, barnehage og helsetjenester. Kommunen er i en omorganiseringsfase og helsestasjonen skal fra sommeren 2013 inn i fagenhet «Oppvekst og kultur». Legetjenesten skal fortsatt organiseres under «Velferd».

Helsestasjonen i Grue kommune har helsesøstre tilsvarende 1,8 årsverk. Det er også en merkantil ansatt i 40 % stilling og en psykiatrisk sykepleier i 100 % stilling som er tilknyttet helsestasjonen. Ledende helsesøster har det faglige ansvaret for helsestasjonstjenester til barn fra 0 til 6 år.  Medisinskfaglig ansvarlig for tjenesten er kommuneoverlegen, men oppfølgingen og kontroll av barn gjøres av helsestasjonslege. Det henvises til fysioterapeut ved behov. Jordmor er til stede hver 14. dag etter avtale med Sykehuset Innlandet HF, Kongsvinger.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.1.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt tirsdag 28.5.2013.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Tilsynet ble holdt i helsestasjonens lokaler.

Sluttmøte ble avholdt onsdag 29.5.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet helsestasjonstjenester for barn fra 0 til 6 år og skulle avdekke om kommunen har styringssystem (internkontroll) som sikrer at:

• barn i aldergruppen 0 til 6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer
• helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• helsestasjonen tilbyr et tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• helsestasjonstjenesten arbeider gjennom kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

5. Funn

Merknad 1

Journalføringen kan bli bedre på enkelte områder.

Merknaden bygger på følgende:

1. Helsesøsters journalføring av helsekontroller bør være mer strukturert slik at alle momenter i helsekontrollene kommer med, også der hvor det er normale funn.
2. Man bør i større grad vurdere å opprette egen journal på foresatte som får helsehjelp
3. Det er ofte ikke journalført hvem som er fastlege
4. Vurdering av behov for tolk er ofte ikke journalført hos fremmedspråklige
5. Kopi av henvisninger sendes ikke rutinemessig til fastlegen, men fastlegen får kopi av de fleste resultater

Merknad 2

Internkontrollen kan bli bedre.

Merknaden bygger på følgende:

1. Det formelle internkontrollsystemet (IKKS) i kommunen er lite i bruk. Ved helsestasjonen ivaretas internkontroll likevel godt nok ved tett kontakt mellom leder og ansatte og med enhetsleder.
2. Rapportering i linjen til rådmannsnivå og rådmannsnivåets etterspørsel av rapporter om tjenestekvalitet kan bli bedre.

6. Regelverk

• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Forskrift om lovbestemt sykepleiertjeneste i kommunens helsetjeneste
• Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i  helsestasjons og skolehelsetjenesten
• Forskrift om internkontroll
• Lov om pasient- og brukerrettigheter
• Lov om helsepersonell
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om virksomhetsovergripende pasientjournal i formalisert arbeidsfellesskap
• Barnevernloven

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Delegasjonsreglement
• Oversikt over dokumentasjon oversendt Fylkesmannen.doc organisasjonskart
• Introduksjon av nytilsatte
• Oppfølging i prøvetiden
• OSS-møter
• Samarbeidsmøter BUP.
• Informasjon på Grue kommunes hjemmeside.
• Kommuneplanen samfunnsdel.
• kompetanseutviklingsplan
• Mal for Individuell plan.
• Organisering av Enhet for helse og familie og Barn og unge.
• Oversikt over ansatte i helsestasjonstjenesten i Grue kommune.
• Oversikt over diverse vedlegg
• Oversikt over helsestasjonstjenestens maler og skjema som benyttes som ikke er tilgjengelige som filvedlegg
• Oversikt over maler for innhold i Individuell Plan
• Samarbeidsmøte Grue høst 2012 BUP
• Samarbeidsmøte helsestasjoner - fødeavdelingen.
• Utvidet tverrfaglig team møter - våren 2013
• Familier bekymring med Grue logo
• Kartleggingsskjema for familier i Solør
• Revidert plan for barn og unge 2011.
• Samtykkeerklæring
• Innføring av Kvello modellen.
• Kompetanseheving i forbindelse med Kvello-prosjekt.
• Plan for opplæring ICDP.
• Gode råd om sykdommer og helse hos barn.
• Kommuneplan, samfunnsdelen 2011-2023
• Oversikt over helsestasjonstjenestens maler og skjema

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

De siste 10 journalene for barn som har fylt 6 måneder

• 3 journaler for premature barn opprettet i 2011 og 2012
• De siste 20 journalene for barn som er i en alder at de ut ifra kommunens  program skal ha gjennomført skolestartundersøkelsen
• 6 journaler opprettet etter 2007 der et er forhold ved barnet som tilsier at det er behov for flere tjenester, inkludert eventuelle individuelle planer for disse
• 7 journaler som er opprettet i 2011 og 2012 for barn med familier med fremmede kulturer
• Møtereferater fra møter med ansatte i helsestasjonen og med barnehager

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 22.1.2013
• Oversendelse av dokumenter fra kommunen 20.2.2013
• Mail om utsettelse av tilsyn av 26.2.2013
• Oversendelse av program datert 8.5.2013
• Oversendelse av redigert program datert 22.5.2013

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Katrine Tømmerdal Nordby, seniorrådgiver/jurist
Trude Vestli, seniorrådgiver/sykepleier
Sven Anders Haugtomt, ass. fylkeslege

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet