Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten i Sør-Odal kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem, herunder

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre

Resultat av tilsynet:

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader etter tilsynet med barneverntjenesten i Sør- Odal kommune.

Dato: 04.04.13

Ida Kjerschow Harstad
revisjonsleder

Yngvild Fløgstad og Bente Nygaard Lindstad
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sør-Odal kommune i perioden 10.01.13 – 04.04.13.  Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester i 2013, initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten jf. Lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd bokstav a.

Det er Statens helsetilsyn som har gitt føringer om tema og tilsynsmetode for Fylkesmannens tilsyn jf. Lov om barneverntjenester § 2-3 b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sør-Odal kommune har et folketall på ca 7860. Andelen barn med tiltak fra barneverntjenesten lå i 2012 på 6 %, som er over landsgjennomsnittet på 4,8 %.

Kommunen er organisert med tre fagenheter under rådmannen, som hver er ledet av en kommunalsjef. Barneverntjenesten er organisert inn under enheten ”Oppvekst og kultur”.

Det er nå iverksatt et arbeid i forhold til å få til et interkommunalt samarbeid om barneverntjenestene med Nord Odal kommune.

Barneverntjenesten i Sør-Odal kommune har fem ansatte, inkludert barnevernleder og en merkantil. Barnevernleder har det faglige ansvaret for barneverntjenesten, personalansvaret og ansvar for barneverntjenestens budsjett. Samtlige saksbehandlere arbeider med alle deler av barneverntjenestens oppgaver, herunder med oppfølging av fosterhjem.

Kommunen hadde på tilsynstidspunktet 19 barn under 18 år plassert i kommunale fosterhjem.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.01.13.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittelet ”Dokumentunderlag”.

Åpningsmøte ble avholdt 07.03.13.

Intervjuer

Fem ansatte i kommunen ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittelet ”Dokumentunderlag”.

Det ble foretatt en verifisering i form av stikkprøver av fem oppdragsavtaler for fosterhjem.

Sluttmøte ble avholdt 08.03.13.

Foreløpig rapport datert 20.03.13

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet å avdekke hvorvidt kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav i barnevernloven. Tilsynet omfattet temaene:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre

Lovkrav for området:

• Barnevernlovens § 4-22 med tilhørende forskrift om fosterhjem
• Barnevernlovens § 4-5 og § 4-16 om planer for oppfølging av tiltak
• Barnevernlovens § 6-3 om barns medvirkning
• Barnevernlovens § 2-1 om kommunens oppgaver

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader til lovkravene om oppfølging av barn i fosterhjem i Sør-Odal kommune.

6. Virksomhetens styringssystem

Sør-Odal kommune har satt skriftlige mål for barneverntjenestens arbeid. Tjenestens oppgaver er skriftliggjort i planarbeid og prosedyrer. Organisering og ansvarsfordeling er avklart ved organisasjonskart, årsrapport, planstrategi, handlingsprogram, delegasjoner og stillingsbeskrivelser.

Kommunen kan dokumentere at de har gjennomgått en sårbarhetsanalyse for barneverntjenesten og at de har formulert hovedutfordringer og prioriteringer.

Det foreligger en kompetanse- og opplæringsplan for barneverntjenesten som gir oversikt over hvilken kompetanse tjenesten innehar og hva den har videre behov for. Det foreligger også en sjekkliste for opplæring av nyansatte, og det fremkom en praksis for tett faglig veiledning og oppfølging for både nyansatte og til andre saksbehandlere fra barnevernleder.

Kommunen benytter systemet ”Kvalitetslosen” på sitt intranett som overordnet kvalitetssystem og system for avviksrapportering. Det fremkom imidlertid at eventuelle avvik i barneverntjenesten ble fanget opp tidlig og effektivt gjennom møtevirksomhet og sjekklister.  Internt i barneverntjenesten blir avdelingsmøter brukt til avviksgjennomgang, og eventuelle større saker ble tatt opp i møter mellom barnevernleder og kommunalsjef to ganger i måneden, og eventuelt i månedlige møter med rådmannen.

Barneverntjenestens interne prosedyrer blir i sin helhet gjennomgått og evaluert to ganger i året. De ukentlige avdelingsmøtene blir også benyttet til gjennomgang og evaluering av enkeltsaker, kontroll av om planer for saken blir fulgt samt for planlegging av videre saksoppfølging. Barnevernleder har utarbeidet egne sjekklister for å holde oversikt over blant annet frister, møter, evalueringer og fosterhjemsbesøk.

Kommunen skal foreta en brukerundersøkelse for barneverntjenesten i 2013.

Det fremkom i tillegg at barneverntjenesten fanger opp tilbakemelding fra brukere, og viser god individuell tilrettelegging i sakene. Barneverntjenesten sikrer særlig tilgjengelighet for brukerne ved at barnevernleder har døgnvakt på sin mobiltelefon. Barneverntjenesten hadde også faste rutiner for oppfølging av biologiske foreldre.

Barneverntjenesten har skriftlig prosedyre for plassering av barn i fosterhjem, og for samtale med barn på fosterhjemsbesøk. Når det gjelder innholdet i og rutiner for den konkrete oppfølgingen av barn i fosterhjem, fremkom rutiner i form av omforent praksis i saksdokumentene og gjennom intervju av de ansatte i barneverntjenesten. 

Det ble individuelt tilrettelagt hvordan samtalene med fosterhjemsbarn skulle gjennomføres, men med mål om at barnet skulle snakkes med ved minst annethvert fosterhjemsbesøk. Utover dette gikk saksbehandler nøye gjennom alle tilsynsførerrapporter og de samtalene tilsynsfører hadde med fosterbarnet. Saksbehandlerne gjorde seg tilgjengelig for fosterbarna ved å gi ut e-post adresse og mobiltelefonnummer.

Barneverntjenesten viste også tilgjengelighet i forhold til og tett oppfølging av fosterforeldre, samt løpende tilbud om opplæring og veiledning etter behov.

Gjennom dette internkontrollsystemet viste kommunen at de lå i forkant og forebygget avvik.

Samlet sett fant Fylkesmannen at dette systemet sikret oppfølging av barn i fosterhjem i henhold til kravene i lov og forskrift.

7. Regelverk

• Lov om barneverntjenester
• Forskrift om fosterhjem
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Årsrapport for barnevern fra 2011
• Organisasjonskart og styringsdokumenter
• Oversikt over ansatte
• Kompetanse- og opplæringsplan
• Rutiner for avvikshåndtering
• Oversikt over møtevirksomhet i barneverntjenesten
• Risikoanalyse
• Rutiner for oppfølging av fosterhjem
• Rutiner for samtaler med barn
• Kopi av sjekklister for og oversikt over fosterhjem, fosterhjemsavtaler, tilsagn og tilsynsbesøk
• Oversikt over barn kommunen selv har plassert i kommunale fosterhjem

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 19 saksmapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 10.01.13
• E-post med tilbakemelding om oppnevnt kontaktperson den 22.01.13
• Dokumentasjon fra kommunen datert 11.02.13
• Program for tilsynsbesøket datert 15.02.13
• E-post med praktiske opplysninger fra kommunen datert 01.03.13
• Foreløpig rapport datert 20.03.13
• E-post fra kommune 26.03.13- ingen bemerkninger til den foreløpige rapporten

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ida Kjerschow Harstad
Bente Nygaard Lindstad
Yngvild Fløgstad

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet