Endelig rapport fra tilsyn med kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved Stor-Elvdal kommune 2013

Sammendrag

Fylkesmannen i Hedmark gjennomførte i perioden 12.02.13 –25.06.13 tilsyn med Stor-Elvdal kommune / Nav Stor-Elvdal. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Revisjonen var avgrenset til to hovedområder:

• Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.
• Om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Det ble gitt 2 avvik under revisjonen.

Avvik 1:

Stor-Elvdal kommune sikrer ikke, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, at KVP er tilgjengelig og at tildelingen gjøres forsvarlig.

Avvik 2:

Stor-Elvdal kommune sikrer ikke, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, forsvarlig gjennomføring av KVP.

 

Dato: 25.06.13

Solveig Hansen
revisjonsleder

Marit Skjerven Amlien og Anne Beathe Horten
revisorer

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stor-Elvdal kommune i perioden 12.02.13 – 25.06.13. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav etter lov om sosiale tjenester i arbeids– og velferdsetaten § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold.

Stor-Elvdal kommune har 2645 innbyggere.

I 2012 mottok 3,6 % av befolkningen økonomiske ytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav. Tilsvarende tall for for landet for øvrig var 2,4 %.

20 % av mottakere av økonomisk sosialhjelp i Stor-Elvdal kommune mottok stønad i 6 mnd eller mer. Dette utgjorde 19 husstander. Tilsvarende tall for landet forøvrig var 34,2 %. Kommunen hadde, på tidspunkt for tilsynet, 3 deltakere i kvalifiseringsprogram.

Nav Stor-Elvdal har, i tillegg til de obligatoriske oppgaver etter lov om sosiale tjenester i Nav, også ansvaret for kommunens flyktningearbeid, økonomisk rådgivning, husbankens virkemidler og serveringsbevilgninger. Nav-leder er også helsesjef i kommunen og har ansvar for kommunens helsestasjonsvirksomhet og fastlegeordning.

Kontoret har 5 ansatte. De fem ansatte rullerer på betjeningen av publikumsmottaket. Arbeidet med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram er, i hovedsak lagt til tre ansatte ved Nav Stor-Elvdal.

Det gjennomføres ukentlige møter der faglige problemstillinger drøftes. Det gjennomføres også månedlige kontormøter for gjennomgang av resultater. Nav-leder er tilstede på disse møtene. Vedtak etter lov om sosiale tjenester gjøres etter godkjenning av Nav leder.

Nav leder rapporterer til Rådmann og er del av rådmannens ledergruppe.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.02.13

 

Åpningsmøte ble avholdt 23.04.13.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

 

Sluttmøte ble avholdt 24.04.13

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med om Stor-Elvdal kommune sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Innenfor temaet forsvarlig tildeling undersøkte tilsynet nærmere om kommunen sikret tilgjengelighet til tjenesten, forsvarlige identifiseringsprosesser, forsvarlig informasjon om retten til kvalifiseringsprogram og om kommunen sikret forsvarlige kartleggings-, vurderings- og beslutningsprosesser ved tildeling av kvalifiseringsprogram. Innenfor temaet forsvarlig gjennomføring undersøkte tilsynet nærmere om tidsfrist for iverksetting av program ble overholdt og om innhold og omfang av tjenester under gjennomføring av kvalifiseringsprogram var forsvarlig.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• Om Stor-Elvdal kommune sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.
• Om Stor-Elvdal kommune sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

5. Funn

Avvik 1:

Stor-Elvdal kommune sikrer ikke, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, at KVP er tilgjengelig og at tildelingen gjøres forsvarlig.

Avviket bygger på følgende:

1. Det informeres ikke om kvalifiseringsprogram til potensielle søkere som henvender seg til kontoret. (Gjennomgang av mapper viser at dette mangler i 6 av 11 saker)
2. Det informeres ikke om mulig rett til KVP før veileder mener at bruker oppfyller kriteriene. Det synes som om dette er en bevisst praksis som bl.a. begrunnes i at KVP er en engangsrettighet.
3. Det informeres ikke om kvalifiseringsprogram til potensielle søkere i gruppen «langtidsmottakere av økonomisk stønad» (Gjennomgang av mapper viser at dette mangler i 9 av 11 saker)
4. Det informeres ikke om kvalifiseringsprogram til potensielle søkere i gruppen «forsørgede» (gjennomgang av mapper viser at dette mangler i 2 av 2 saker)
5. Det innhentes systematisk informasjon i samtaler med bruker, men det gjøres ikke alltid arbeidsevnevurdering.
6. Det fremkommer ikke av vedtak at det er gjort individuelle vurderinger i forhold til kriteriene for tildeling av KVP.
7. Kommunen har ikke beskrevet oppgaver og mål for tildelingen av KVP.
8. Kommunen har ikke klargjort hva som kreves for at tildeling av KVP skal være forsvarlig.
9. Hvordan man tildeler KVP på en forsvarlig måte, er ikke beskrevet og gjort kjent for de som jobber med kvalifiseringsprogram.
10. Det er ikke gjort en analyse av hvilken kompetanse som er nødvendig for å tildele KVP på en forsvarlig måte.
11. Arbeidstakernes kunnskap og erfaringer fra tildelingsprosessen, inngår ikke i et systematisk kvalitetsarbeid.
12. Erfaringer fra tjenestemottaker brukes ikke systematisk for å vurdere endringer i tildelingspraksis.
13. Kommunen har skaffet seg oversikt over tildelingspraksis på KVP-området og vurdert at det er behov for skriftlige rutiner for å sikre dette arbeidet, men utarbeidelse av slikt styringsmateriale er ikke utført.
14. Kommunen foretar ikke systematisk gjennomgang av styringstiltakene/ internkontrollen som er iverksatt på området «tildeling av KVP»

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningslovens § 11 (veiledningsplikt)
• Forvaltningslovens § 17 (utrednings- og informasjonsplikt)
• Forvaltningslovens § 24 (begrunnelse i enkeltvedtak)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 17 (opplysning, råd og veiledning)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 29 (kvalifiseringsprogram)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 42 (plikt til å rådføre seg med tjenestemottaker)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 43 (Innhenting av opplysninger)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 4 (krav til forsvarlighet)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 (internkontroll)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i Nav §§ 4 og 5.

Avvik 2:

Stor-Elvdal kommune sikrer ikke, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, forsvarlig gjennomføring av KVP.

Avviket bygger på følgende:

1. Det utarbeides ikke program for den enkelte deltaker som sikrer at krav i lov og forskrift oppfylles.
2. Gjennomføringen av den enkeltes program evalueres ikke på en måte som sikrer at krav i forskrift oppfylles.
3. Brukermedvirkning ivaretas ikke i tilstrekkelig grad i forbindelse med evaluering
4. Deltakerne får ikke deltakerbevis ved avslutning av kvalifiseringsprogram.
5. Kommunen har ikke beskrevet oppgaver og mål for gjennomføringen av KVP.
6. Kommunen har ikke klargjort hva som kreves for at gjennomføring av KVP skal være forsvarlig.
7. Hvordan man gjennomfører KVP på en forsvarlig måte, er ikke beskrevet og gjort kjent for de som jobber med kvalifiseringsprogram.
8. Det er ikke gjort en analyse av hvilken kompetanse som er nødvendig for å gjennomføre KVP på en forsvarlig måte.
9. De ansattes kunnskap og erfaringer fra KVP arbeidet, inngår ikke i et systematisk kvalitetsarbeid.
10. Erfaringer fra tjenestemottaker brukes ikke systematisk for å vurdere endringer i KVP arbeidet.
11. Kommunen har skaffet seg oversikt over KVP området og vurdert at det er behov for skriftlige rutiner for å sikre dette arbeidet, men utarbeidelse av slikt styringsmateriale er ikke utført.
12. Kommunen foretar ikke systematisk gjennomgang av styringstiltakene/ internkontrollen som er iverksatt i forhold til gjennomføring av KVP

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav § 29 (kvalifiseringsprogram)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 30 (kvalifiseringsprogrammets innhold)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 31 (Iverksetting av program)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 42 (plikt til å rådføre seg med tjenestemottaker)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 4 (krav til forsvarlighet)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 (internkontroll)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i Nav §§ 4 og 5.
• Forskrift om kvalifiseringsprogram- og stønad § 1

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunens ledelse skal gjennom sine styringssystemer og sin internkontroll sørge for at virksomheten drives i henhold til gjeldende lover og forskrifter på området og på den måten sørge for at driften er forsvarlig. Avvikene som ble gitt under tilsynet, knytter seg opp mot mangler ved kommunens styringssystem.

Kravet til styringssystem for de kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen framgår av lov om sosiale tjenester i Nav § 5. Plikten til internkontroll innebærer at kommunen må forsikre seg om at den virksomhet Nav Stor-Elvdal driver etter lov om sosiale tjenester i Nav, er i samsvar med kravene i lov og forskrift. 

Formålet med internkontroll er å bidra til faglig forsvarlige tjenester og at kravene i lovgivningen oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Det er ikke tilstrekkelig å basere seg på at medarbeidere med lang praksis, erfaringsbasert kunnskap om rutiner mv. skal sørge for dette. Internkontrollsystemet må også forventes å ivareta det forhold at personer med behov for tjenester etter sosialtjenesteloven til dels er grupper som på grunn av egen situasjon kan ha vansker med å ivareta egne rettigheter.

Nav Stor-Elvdal baserer sin styring på intern møtevirksomhet og leders kontroll av vedtak. Intern møtevirksomhet har temaer som gjennomgang av kontorets målekort for resultatoppnåelse. Kontoret har også arenaer for intern saksdrøfting som medfører at det fattes konklusjoner i enkeltsaker. Disse møtepunktene synes ikke å fange opp eventuelle behov for korrigeringer/forbedringsarbeid av mer generell karakter. Heller ikke prosessen med leders kontroll av vedtak synes å føre til at det fanges opp eventuelle behov for korrigeringer / forbedringsarbeid av mer generell og faglig karakter.

Nav-leder er en del av rådmannens ledergruppe og deltar derfor i rådmannens ledermøter. Det foreligger også mulighet for en til en samtaler med rådmann ved behov. Nav-leder rapporterer månedlig til rådmannen på økonomi. I tillegg har rådmannen innblikk i Nav-kontorets målekort som oppdateres månedlig.

Stor-Elvdal kommune har et system for avviksmeldinger, men dette er i stor grad lagt opp rundt avvik på HMS området. Kommunen har igangsatt arbeid på området og jobber med utvikling av verktøyet ”kvalitetslosen” som et verktøy for melding av fremtidige avvik av faglig karakter.

Som det fremgår av funn fra tilsynet synes ikke Stor-Elvdal kommunes styringssystem i tilstrekkelig grad å fange opp de krav til internkontroll som fremgår av forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids – og velferdsforvaltningens § 4. Som følge av dette har ikke kommunen i tilstrekkelig grad fanget opp behovet for systematiske tiltak for å etterspørre, avdekke og registrere brudd på styringskrav og materielle krav som følger av lovgivningen på området tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Det fremkommer heller ikke systematiske tiltak for å sikre kontinuerlig forbedring av virksomheten.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids –og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids –og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Stor-Elvdal kommune og Nav Hedmark
• Administrativt delegeringsreglement for Stor-Elvdal kommune
• Organisering av Nav Stor-Elvdal
• Beskrivelse av deltakelse på opplæringstiltak kvalifiseringsprogram
• Beskrivelse av bruk av lov om sosiale tjenester i Nav med tilhørende forskrift og rundskriv som styrende dokument for tjenesteytingen
• Beskrivelse av bruk av søknadsskjema, egenvurdering, vedtak, evaluering og aktivitetsplan som styrende dokument i tjenesteytingen
• Stor-Elvdal kommunes rutine for avviksbehandling og oppfølging
• Søknadsskjema for deltakelse i kvalifiseringsprogram

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 11 saksmapper; nye søkere av økonomisk stønad etter 01.01.2012
• 11 saksmapper; langtidsmottakere av økonomisk stønad pr. 12.04.13
• 5 saksmapper til personer som har/har hatt vedtak om kvalifiseringsprogram etter 01.01.2012

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Oversendelse av program for tilsyn
• Diverse e-post og telefonkontakt for praktiske avklaringer.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Ådne Bakke	Rådmann		X
Stein Kjølhamar	Nav-leder	X	X	X
Anne Huse Iversen	veileder	X	X	X
Karen Fure	veileder	X	X	X
Ragnhild Østerhagen	veileder	X	X	X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seksjonssjef Solveig Hansen, revisjonsleder
Seniorrådgiver Anne Beathe Horten
Seniorrådgiver Marit Skjerven Amlien

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013–14 Kvalifiseringsprogrammet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk