Helsetilsynet

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag
1. Innleiing
2. Omtale av verksemda - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Vurdering av styringssystemet i verksemda
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for funna som blei gjort innan dei områda av sosial- og helsetenestene som tilsynet omfatta.

Systemrevisjonen omfatta følgjande: Kommunen si styring og kontroll med at personar som har alvorlig psykisk sjukdom får individuelt tilrettelagde, samordna og forsvarlege tenester og at tenestemottakarane får medverke. Revisjonen omfatta alle fasar i tenesteytinga frå planlegging og tildeling til iverksetjing, gjennomføring og evaluering av tildelte sosial- og helsetenester.

Det blei ikkje avdekt forhold som tilseier at tenestene til mottakarane ikkje er forsvarlege.

Organiseringa av tenestene og fordelinga av fullmakter føreset nært samarbeid mellom dei forskjellige einingane for at mottakarane skal få eit samordna tenestetilbod. Enkelte rutinar for informasjon og samarbeid er ikkje kjende av personell som deltek i tenesteytinga. Det manglar rutinar for samarbeid mellom enkelte tenesteeiningar. Det medfører at det ikkje alltid er gjort ei samordna utgreiing av behov og planlegging av tenester til mottakarar som treng langvarige og koordinerte tenester. Det er underrapportering av feil og uønskte hendingar i einingane som var involverte i tilsynet. Slik rapportering er ei viktig kjelde til læring og forbetring av tenestene.

Ved tilsynet blei det påpeikt eit avvik frå krav i helse- og sosiallovgjevinga. Det blei gjeve ein merknad.

Avviket er:

Det manglar rutinar for enkelte sentrale arbeidsprosessar, enkelte rutinar er ikkje kjende og rutinar for rapportering av avvik blir ikkje alltid følgde.

Merknaden er:

Det vil vere ei betring dersom einingane psykisk helse og heimetenester opprettar møteplassar for regelmessig rådgjeving og rettleiing.

Dato: 7. november 2007

Anne Grete Robøle
revisjonsleiar
Berit Fjugstad
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Lindås kommune 6. juli – 26. september 2007. Tilsynet er ein del av den planlagde tilsynsverksemda til Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland. Målgruppa for tilsynet er vaksne med alvorleg psykisk sjukdom, psykisk sjukdom og rusmiddelmisbruk og psykisk sjukdom og psykisk utviklingshemming.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgjevinga som er underlagt tilsyn frå helsetilsynet i fylket og sosiale tenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn frå fylkesmannen. Samanheng og heilskap i tenestetilbodet er blant dei mest kritiske faktorane ved tenesteyting til personar med psykisk sjukdom.

Fylkesmannen som ansvarleg for tilsynet med sosialtenesta og helsetilsynet i fylket som ansvarleg for tilsynet med helsetenesta, har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidd ein felles rapport. Oppfølginga av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innanfor dei områda tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga blir følgd

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gjev derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet Lindås kommune har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynet finn grunn til å påpeike potensial for betring.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Lindås kommune omorganiserte tenestene med verknad frå 1. januar 2007. Det er no 23 einingar. Einingsleiarane har fag-, personal- og budsjettansvar og rapporterer til rådmannen.

Tilsynet omfatta følgjande einingar; psykiatriske tenester, tenester for funksjonshemma, sosialtenester, somatiske tenester, heimetenester og bestillar og tenestefaktureringskontoret.

Eining psykisk helse treffer vedtak om tildeling av tenester etter kommunehelsetenestelova § 2-1 for tenester dei gjev kvardagar mellom 0800 og 1530. Vedtak om tildeling av andre tenester etter sosialtenestelova og kommunehelsetenestelova blir trefte av bestillarkontoret.

Eining heimetenester har eit eige fagteam som gjev tenester til eit fåtal personar i målgruppa (for tilsynet) med omfattande behov for oppfølging. Eininga har og eit ambulerande psykiatriteam som gjev tenester til personar med psykisk sjukdom på kveldstid kvardagar og i fire av seks helger. Bestillarkontoret treffer vedtak om tildeling av tenester.

Eining sosialtenester har eit ambulerande tverrfagleg team for bustadlause. Dette teamet gjev også tenester til personar med rus-/psykiske problem. Eining sosialtenester har i dag ansvar for å skaffe støttekontakt til dei personane bestillarkontoret treffer vedtak om slikt tenestetilbod.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt 6. juli 2007

Opningsmøte blei halde 25. september 2007

Intervju: 20 personar blei intervjua.

Sluttmøte blei halde 26. september 2007.

Oversikt over dokument som Lindås kommune har sendt over i samband med tilsynet, dokument som er mottekne før og uavhengig av tilsynet og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er lista i kapittel 8.

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet var kommunen si planlegging og gjennomføring av tiltak som sikrar at personar med alvorleg psykisk sjukdom får forsvarlege tenester. Tilsynet omfattar store delar av dei kommunale sosial- og helsetenestene. Dei aktuelle problemstillingane er sett opp lang ei tidslinje med tre fasar. Kommunens oppgåvene innanfor kvar av desse har samanheng med og kan påverke dei andre:

  • Oppstartsfasen – tilgjenge til tenester, handtering av nye søknader og/eller spørsmål om tenester, utgreiing av behov, planlegging og avgjerd om tenester
  • Iverksetjingsfasen – praktisk gjennomføring av avgjerder
  • Oppfølgingsfasen – oppfølging av tenestemottakarane, revurdering av behov og eventuell justering av tenester

I høve til kvar fase er det også undersøkt om at kommunen oppfyller krav i sosial- og helselovgjevinga om:

  • Brukarmedverknad
  • Samordning mellom dei ulike tenestene
  • Individuelt tilpassa tenestetilbod til den enkelte
  • Forsvarleg tenesteyting

5. Funn

Avvik:

Det manglar rutinar for enkelte sentrale arbeidsprosessar, enkelte rutinar er ikkje kjende og rutinar for rapportering av avvik blir ikkje alltid følgde.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 g, jfr. forvaltningslova §17, Lov om sosiale tjenester § 4-3 og Lov om helsetjenesten i kommunene § 6-3, jfr. § 1-3 a.

Avviket byggjer på følgjande:

  • Det er ikkje rutinar for å sikre ei samordna utgreiing av behov, planlegging og vedtak om tildeling av tenester til personar som treng bistand frå eining psykisk helse på dagtid, heimetenestene - inkludert ambulerande psykiatriteam – og/eller sosialtenesta.
  • Det er ulike oppfatningar om kvar tenesteytarane skal melde frå om behov for nye og/eller endra tenester.
  • Det er ulike oppfatningar om oppstart av individuell plan alltid føreset vedtak frå bestillarkontoret.
  • Personell i heimetenestene har ikkje alltid nødvendig informasjon om tilstanden til pasientane når eining psykisk helse ber dei om å utføre oppdrag på kveld, natt eller helg. Det er personavhengig kva opplysningar heimetenestene får frå eining psykisk helse. Det varierer og er ikkje konkludert om kva opplysningar som skal førast på området ”Tverrfagleg” i Profil.
  • Ambulerande fagteam for bustadlause har samarbeidsrutinar med ambulerande psykiatriteam, men ikkje med eining psykisk helse. Fleire seier det er behov for nærare samarbeid om brukarar med alvorleg psykisk sjukdom og rusproblem.
  • Feil og uønskte hendingar blir ikkje alltid rapporterte. I perioden 01.01.07 – 25.09.07 er det rapportert mellom 5 og 16 avvik i kvar av einingane som deltok ved tilsynet, av desse er dei fleste om feil i medisinutdeling.
  • Det er uklart om tiltak som blir sette i verk for å førebyggje nye avvik, blir evaluerte.

Merknad:

Det vil vere ei betring dersom einingane psykisk helse og heimetenester opprettar møteplassar for regelmessig rådgjeving og rettleiing.

Merknaden byggjer på følgjande:

  • Det er ikkje lagt til rette for regelmessige møte mellom tilsette i einingane eller rettleiing om tenester til og oppfølging av personar med alvorleg psykisk sjukdom.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Det er klart korleis oppgåver og mynde er fordelt mellom einingane som gjev tenester til vaksne med alvorleg psykisk sjukdom. Organiseringa og fordelinga av fullmakter føreset nært samarbeid mellom dei forskjellige einingane for at mottakarane skal få eit samordna tenestetilbod.

Det er lagt til rette for fagleg oppdatering og etter-/vidareutdanning i høve til oppgåver personalet skal ivareta. Enkelte av rutinane for informasjon og samarbeid mellom einingane, er ikkje kjende av alle tilsette.

I tenesteeiningane tilsynet omfatta blir gjort vurderingar av risiko for svikt.

I ein del saker blir samarbeidsmøte og individuelle planar nytta til å samordne tenesteytinga til personar med alvorleg psykisk sjukdom. Mangel på samarbeidsrutinar mellom enkelte einingar som kvar tildeler og/eller gjev tenester, medfører at det ikkje alltid er gjort ei samordna ved utgreiing av behov og planlegging av tenester til personar som treng langvarige og koordinerte tenester. I enkelte tilfelle manglar heimetenestene nødvendige opplysningar om personar som får tenester på dagtid frå eining psykisk helse, og som treng oppfølging på kveld, natt og/eller helg.

Det er underrapportering av feil og uønskte hendingar. Informasjon som kan vere grunnlag for å betre arbeidsprosessar og/eller rutinar, kjem difor ikkje alltid fram til dei som har mynde til å setje i verk endringar. Når korrigerande tiltak er sette i verk, blir det ikkje systematisk evaluert om tiltaka fungerer som føresett.

Drifta blir gjennomgått i leiarmøte. Enkelte forhold ved fordeling av oppgåver og mynde mellom tenesteeiningane og organisering av fagteam i heimetenestene og sosialtenesta var teke opp til ny vurdering då tilsynet blei gjennomført.

7. Regelverk

  • Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv
  • Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift av 23. desember 2004 nr. 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • Forskrift av 28. juni 2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering
  • Forskrift av 27. juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
  • Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
  • Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold, send over i samband med førebuing av tilsynet.

E-post 21. august 2007

  • Opplysningar frå eining psykisk helse

E-post 24.august 2007:

  • Organisasjonskart, einingar som rapporterer direkte til rådmannen
  • Adresseliste
  • Stillingsskildring for:
    Assisterande einingsleiar heimetenesta
    Avdelingsleiar heimetenesta
    Einingsleiar heimetenesta
    Avdelingsleiar tenesta for funksjonshemma
    Assisterande einingsleiar/fagkonsulent tenesta for funksjonshemma
    Einingsleiar tenesta for funksjonshemma
    Kontorleiar/koordinator bestillar- og tenestefaktureringskontoret
    Somatiske tenester
    Psykisk helse
  • Informasjon om koordinerande eining
  • Referat frå møte 13. april 2007 – nettverksgruppe helse, pleie- og omsorg
  • Referat frå møte 11. mai 2007 – nettverksgruppe helse, pleie- og omsorg
  • Referat frå møte 12. juni 2007 – nettverksgruppe helse, pleie- og omsorg
  • Oversikt bufellesskap for psykisk utviklingshemma

E-post 27.august 2007:

  • Individuell plan - Handbok for brukar sin personlege koordinator
  • Oversikt tilsette ved bestillarkontoret
  • Oversikt over tenester som bestillarkontoret tildeler
  • Oversikt bufellesskap heimetenesta
  • Plan for psykisk helse Lindås kommune

Brev av 27. august 2007 med vedlegg:

  • Samarbeidsavtale mellom Lindås kommune og Helse Bergen
  • Innhaldsliste introduksjonsperm for nytilsette og vikarar i heimetenesta
  • Vurdering gjort opp mot krav i kvalitetsforskrifta – heimetenesta 2007
  • Årshjul eining for heimesteneste
  • Ambulerande tverrfagleg team – tiltak mot bustadløyse i Lindås kommune

Dokument henta frå nettsida til Lindås kommune

  • Årsmelding 2006

Dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet:

  • 23 pasientjournalar
  • Heimetenesta si perm for avviksmeldingar; meldingar registrert i perioden 04. januar – 11. september 2007
  • Eining psykisk helse si perm for avviksmeldingar; meldingar registrert i perioden 02.januar – 05. september 2007
  • Prosedyreperm ved eining psykisk helse
  • Rapport frå brukarundersøking i 2007 ved eining psykisk helse

Korrespondanse mellom Lindås kommune og Fylkesmannen i Hordaland:

  • Melding om tilsyn, brev av 6. juli 2007 frå Fylkesmannen i Hordaland .
  • E-postar 21., 24. og 27. august og brev av 27. august frå Lindås kommune med vedlegg.
  • Brev av 6. september 2007 frå Fylkesmannen i Hordaland vedlagt program for tilsynet.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gjev ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakarar ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Berntsen, Reidar

Miljøarbeidar, ambulerande fagteam for bustadlause

 

X

 

Bjørkheim, Kari

Einingsleiar, heimetenester

 

X

X

Giil, Bodil

Avdelingsleiar, heimetenester

X

X

X

Gjerstad, Svein H.

Leiar, bestillarkontoret

X

X

X

Haugland, Elisabeth

Miljøterapeut, psykisk helse

X

X

X

Hopland, Toril

Sjukepleiar, heimetenester

X

X

X

Hundvin, May

Einingsleiar, sosialtenester

X

X

X

Jacobsen, Merete

Miljøterapeut

   

X

Kopysiewicz, Tove H

Psykiatrisk sjukepleiar

X

X

X

Korsøen, Grete

Ass. einingsleiar, heimetenester

X

 

X

Lie, Lars

Kommuneoverlege

 

X

 

Mjøs, Karin Marie

Einingsleiar, psykisk helse

X

X

X

Nesbø, Unni

Ergoterapeut, psykisk helse

X

X

X

Romarheim, Nils

Rådgjevar, bestillarkontoret

X

X

X

Romarheim, Solveig

Omsorgsarbeidar, heimetenester

X

X

X

Stormark, Randi

Psykiatrisk sjukepleiar

X

X

X

Sundsbø, Kristin

Kommunefysioterapeut

X

X

X

Søvik, Øistein

Rådmann

X

X

X

Sæbdal, Reidun S.

Einingsleiar, somatiske tenester

X

X

X

Takvam, Oddrun B.

Avdelingsleiar, Kvassnesvegen bufellesskap

X

X

X

Taule, Morgan

Einingsleiar, tenester for funksjonshemma

X

X

X

Torvund, Tone

Miljøterapeut, psykisk helse

X

 

X

Vatne, Sigmund J.

Psykiatrisk sjukepleiar

   

X

Wergeland, Helga Marie

Psykiatrisk sjukepleiar

X

X

X

Frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland deltok:
Breivik, Anne Kristine, seniorrådgjevar
Fosse, Grethe, ass. fylkeslege
Fjugstad, Berit, rådgjevar
Robøle, Anne Grete, seniorrådgjevar, leiar