Helsetilsynet

Fylkesmannen i Hordaland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag
1. lnnleiing
2. Omtale av verksemda - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Vurdering av styringssystemet i verksemda
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag

9. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

  • Sakshandsaminga ved tildeling og evaluering av tenester etter sosialtenestelova
  • Handsaming av klage på vedtak om sosiale tenester

Fylkesmannen fann exit avvik:
Kvam herad sikrer ikke i tilstrekkeleg grad at reglane i forvaltningsloven blir følgd ved sakshandsaming i høve tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav a-d.

Dato: 25.9.2008

Hilde Ordemann
revisjonsleiar
Jarle Landås
revisor

 

 

1.lnnleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved i perioden 3.06.08 - 25.09.08. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter sosialtenestelova § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Kvam herad er delt inn i sju einingar der ansvar for ulike felt er plassert. Eining Pleie og omsorg treff vedtak om praktisk bistand, omsorgsløn og plass i institusjon, herunder avlasting, for eldre. Sakshandsamingsansvaret er på desse felta delt mellom fire geografiske sonar. Det er i Eining Pleie og omsorg det overordna ansvaret for vedtak om bruk av tvang overfor personar med psykisk utviklingshemming er plassert. Vedtak om støttekontakt vert treft i Eining for Helse og velferd.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 03.06.08. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte vart halde 02.09.08.

Intervjuer:
8 personar vart intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte vart halde 04.09.08.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta 4 områder som til saman skal seie om kommunen har forsvarleg sakshandsaming ved yting av tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav a-d og kapittel 4A.

Område 1:

Om kommunen sikrar forsvarleg sakshandsaming ved tildeling av tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstavane a-d omfatta

  • relevant informasjon til alle søkarar før søknad
  • handsaming av munnlege søknadar
  • relevant utgreiing av søkarar
  • individuell vurdering av søkarar
  • alternative tiltak vert vurderte når vedtak ikkje kan oppfyllast
  • sjå til at saka er så godt opplyst som råd er
  • grunngjeving i samsvar med lova sine krav
  • orientering om moglegheit for å klage
  • tilsette har tilgang på og opplæring i lover og forskrifter

Område 2:

Om kommunen sikrar evaluering av sosiale tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstavane a-d omfatta

  • evaluering av tenester opp i mot tenestebehov
  • informasjon til brukarar om moglegheit for endring av tenester

Område 3:

Om kommunen sikrar at klager på vedtak handsamast i samsvar med krav i forvaltningslova omfatta

  • handtering av munnlege klagar
  • underskrift på klage
  • opplysningar om klageorgan

Område 4:

Om kommunen sikrar forsvarleg sakshandsaming ved handsaming av saker etter sosialtenestelova kap 4A omfatta

  • har ein overordna fagleg ansvarleg for sakar etter kapittel 4A
  • ansvar for å sette i verk sakshandsaming etter sosialtenestelova kap 4A klart plassert
  • har etablert rutinar for kontakt med pårørande, hjelpeverje og spesialistteneste

5. Funn

Avvik:

Kvam herad sikrar ikkje i tilstrekkeleg grad at reglane i forvaltningslova blir følgd ved sakshandsaming i høve tenester etter sosialtenesteloven § 4-2 bokstav a-d.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Sosialtenestelova § 8-1 og forvaltningslova § 25 og 27, samt forskrift om internkontroll i sosial- og helsetenesta § 4.

Avviket byggjer på følgjande:

  • Sosialtenesta har tidlegare hatt ansvar for tenesta avlasting for barnefamiliar. Det er uklår oppfatning i organisasjonen kven som i dag har ansvar for denne tenesta, herunder sakshandsaminga i høve dette.
  • I serviceerklæring for avlastning til barnefamiliar går det ikkje frem at heradet og tilbyr avlasting i avlastingsbustad for barn og ungdom.
  • Det er ei ulik oppfatning om ny organisering er sett i verk når det gjeld ansvar for tenestene avlastning og støttekontakt. Det organisasjonskartet som er lagt frem under tilsynet som det gjeldande syner ikkje at ei omorganisering er sett i verk.
  • Det ligg ikkje føre munnlege eller skriftlege prosedyrar som seier noko om kven som har ansvar for avlastningstilbodet til barnefamiliar.
  • I einskildsituasjonar der tenestemottakarar ikkje får tenester i det omfang dei har søkt om, eller der dei får andre tenester enn det er søkt om, vert det ikkje treft vedtak om avslag.
  • Det vert ikkje alltid fatta vedtak dersom tenestene vert endra; dette gjeld både auke og minking av tenesteomfanget.
  • Munnlege søknader vert ikkje ved alle høve nedteikna og handsama som ei søknad. Munnlege klagar vert ikkje ved alle høve nedteikna og handsama som ei klage. Det ligg ikkje føre munnlege eller skriftlege prosedyrar som seier i kva tilfeller noko skal handsamast som ein klage.
  • Søknadar vert ikkje registrert inn i det dei vert motteke. Søknadar sendast til ulike instansar i heradet, det kan gå lang tid før søknad vert levert til rette vedkomande. I berre eit fåtal tilfeller er søknadar oppbevart i den einskilde klient si mappe.
  • Det vert ikkje sendt ut førebels melding i dei høve ein skal det i medhald av reglane i forvaltningslova.
  • Av framlagde vedtak går det i liten grad frem at det er gjort ei vurdering av om søkaren fyller vilkåra for hjelp etter sosialtenestelova § 4-3.
  • Det går i liten grad frem av vedtaka kva det er søkt om. Skjønnsutøving i vedtak er ikkje i alle høve omtala i grunngjevnaden.
  • Det er ikkje gitt opplæring til sakshandsamarane på ein slik måte at krava til sakshandsaming i forvaltningslova vert ivaretatt.
  • Kompetanseplan som er lagt fram omfattar ikkje kompetanse innan sakshandsaming.
  • Det ligg ikkje føre oversikt over område med fare for svikt i sakshandsaminga. På einskildområde der ansvarlege har avdekt at det er svikt i høve sakshandsaminga, har ein ikkje handtert svikten.
  • Kommunen har ikkje evaluert om sakshandsaminga fyller krava i forvaltningslova.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Avviket viser manglar ved internkontrollsystemet til Kvam herad på fleire punkt. Avviket byggjer på at ansvarsplassering på einskildområde er uklår, jf internkontrollforskrifta (ikf) § 4a). Vidare manglar ein sikring av tilstrekkeleg kompetanse innanfor det kontrollerte området, jf ikf § 4 c). Det er funne svikt i risiko- og avvikshandteringa, jf ikf § 4 f), og vidare manglar ein rutinar på sentrale område, jf ikf § 4 g). Kvam herad si evaluering av si eiga internkontroll er vidare mangelfull innanfor det kontrollerte området, j f ikf § 4 h).

7. Regelverk

  • LOV 1967-02-10 : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova)
  • LOV 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tenester m.v. (sosialtenestelova).
  • FOR 1992-12-04 nr 915: Forskrift til lov om sosiale tenester m.v.
  • FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon fra verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

  • Organisasjonskart for Kvam herad
  • Organisasjonskart for eining pleie og omsorg
  • Organisasjonskart for eining helse og velferd
  • Stillingsbeskrivelse for pleie og omsorgssjef
  • Stillingsbeskrivelse for soneleiar
  • Stillingsbeskrivelse for gruppeleiar
  • Delegasjonsreglement
  • Årsmelding for Kvam herad 2007
  • Intern årsmelding pleie og omsorg 2007
  • Intern årsmelding sosialtenesta 2007
  • Søknadsskjema om pleie og omsorgstenester
  • Kartleggingsskjema til bruk ved søknad om pleie og omsorgstenester
  • Intern prosedyre vedkomande handsaming av søknader på ulike hjelpetiltak
  • Delegasjonsreglement i saker vedkomande støttekontakt og avlasting
  • Serviceerklæringar vedkomande avlastingsheim, støttekontakt, heimetenester, trygde-/ omsorgsbustad, avlastingsplass i institusjon, middagsutkøyring
  • Prosedyre for individuell plan
  • Prosedyre for ansvarsgruppe
  • Kopi av vedtak etter sosialtenestelova om støttekontakt, avlasting, heimetenester, omsorgsløn og plass i institusjon
  • Strategisk plan for kompetanseutvikling i Kvam herad
  • Opplæringsplan for pleie og omsorg 2008
  • Aktivitetsplan for pleie og omsorg 2008
  • Opplæringsplan for helse og velferd 2008
  • Kompetanseoversikt for tilsette i pleie og omsorg

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Saksmapper for einskildsaker handsama etter sosialtenestelova § 4-2 a) praktisk bistand og opplæring, § 4-2 b) avlasting, § 4-2 c) støttekontakt, § 4-2 d) og § 4-2 e) samt mapper med ubehandla søknader.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • E-post frå Kvam herad av 18.08.08 med namn på leiarar i pleie og omsorg
  • E-post frå Kvam herad av 21.08.08 med namn på sakshandsamare med ansvar for støttekontakt og avlasting

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakarar ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Åslaug Bøhn Botnen

Pleie- og omsorgssjef

X

X

X

Elfrid R. Oma

Soneleiar

X

X

X

Bente Mo

Soneleiar

X

X

X

Turid Nordpoll

Gruppeleiar

X

X

X

Unni Steinsland

Fungerande soneleiar

X

X

X

Helga Kinne Solsvik

Gruppeleiar

X

X

X

Mali Grete Aksnes

Helse- og velferssjef

X

X

X

Gunvor Rabbe

Sakshandsamar

X

X

X

Harald I Anderssen

Rådmann

X

   

Frå tilsynsorganet deltok:
Jarle Landås, Øystein Breirem Jacobsen (observatør), Hilde Ordemann