Helsetilsynet

Fylkesmannen i Hordaland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag
1. lnnleiing
2. Omtale av verksemda - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Vurdering av styringssystemet i verksemda
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som vart påpeikte innanfor dei områda som vart reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

  • Sakshandsaminga ved tildeling og evaluering av tenester etter sosialtenestelova
  • Handsaming av klage på vedtak om sosiale tenester

Fylkesmannen fann eit avvik:

Masfjorden kommune sikrar ikkje i tilstrekkeleg grad at reglane i forvaltningslova vert følgt ved sakshandsaming i høve tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav a-d.

Dato: 5.12.08

Hilde Ordemann
revisjonsleder
Geir Johannessen
revisor

 

 

1. lnnleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Masfjorden kommune i perioden 26.09.08 - 5.12.08. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter sosialtenestelova § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
  • tiltaka vert følgt opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga vert følgt

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Masfjorden kommune er delt i åtte einingar der ansvar for ulike felt er plassert i dei ulike einingane. Eining for Pleie og omsorg treff vedtak om praktisk bistand, omsorgsløn og plass i institusjon, under dette avlasting for eldre. Sakshandsamingsansvaret er på desse felta delt mellom tre geografiske sonar. Det er i Eining Pleie og omsorg det overordna ansvaret for vedtak om bruk av tvang overfor personar med psykisk utviklingshemming er plassert. Vedtak om støttekontakt og avlasting for barn vert treft i Sosialeininga.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 26.09.08. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte vart halde 25.11.08.

Intervju
7 personar vart intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte vart halde 28.11.08.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta 4 områder som til saman skal seie om kommunen har forsvarleg sakshandsaming ved yting av tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav a-d og kapittel 4A.

Område 1:

Om kommunen sikrar forsvarleg sakshandsaming ved tildeling av tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstavane a-d omfatta

  • relevant informasjon til alle søkjarar før søknad
  • handsaming av munnlege søknadar
  • relevant utgreiing av søkjarar
  • individuell vurdering av søkjarar
  • alternative tiltak vert vurderte når vedtak ikkje kan oppfyllast
  • sjå til at saka er så godt opplyst som råd er
  • grunngjeving i samsvar med lova sine krav
  • orientering om høve til å klage
  • tilsette har tilgang på og opplæring i lover og forskrifter

Område 2:

Om kommunen sikrar evaluering av sosiale tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstavane a-d omfatta

  • evaluering av tenester opp i mot tenestebehov
  • informasjon til brukarar om moglegheit for endring av tenester

Område 3:

Om kommunen sikrar at klager på vedtak vert handsama i samsvar med krav i forvaltningslova omfatta

  • handtering av munnlege klagar
  • underskrift på klage
  • opplysningar om klageorgan

Område 4:

Om kommunen sikrar forsvarleg sakshandsaming ved handsaming av saker etter sosialtenestelova kap 4A omfatta

  • har ein overordna fagleg ansvarleg for sakar etter kapittel 4A
  • ansvar for å sette i verk sakshandsaming etter sosialtenestelova kap 4A klart plassert
  • har etablert rutinar for kontakt med pårørande, hjelpeverje og spesialistteneste

5. Funn

Avvik:
Masfjorden kommune sikrar ikkje i tilstrekkeleg grad at reglane i forvaltningslova vert folgt ved sakshandsaming i høve tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav a-d.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Sosialtenestelova § 8-1 og § 2-3, samt forvaltningslova § 25 og 27 og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetenesta § 4.

Avviket byggjer på følgjande:

  • Det er ulik oppfatning i organisasjonen om kommunalsjef har eit overordna fagleg ansvar for pleie- og omsorgstenestene. Organisasjonskartet og delegasjonsreglementet syner ikkje kva ansvar kommunalsjef har. Delegasjonsreglementet viser til at ansvar innan sosialtenestelova er vidaredelegert til avdelingsleiar, men det går ikkje frem om dette er avdelingsleiar innanfor sosialtenesta eller pleie- og omsorgstenesta. Det er ei uklar oppfatning i organisasjonen kven som har ansvar for å fatte vedtak i høve avlastning for eldre i private heimar.
  • Det ligg ikkje føre oversikt over område med fare for svikt i sakshandsaminga. Det ligg føre skriftlege prosedyrar for å rapportere avvik på pleie og .omsorgsområdet. Det er likevel ikkje klart for tilsette kva som skal rapporterast og det ligg ikkje føre retningsliner for kva som skal rapporterast. Ut i frå det som er opplyst i intervju, har ikkje skjemaet vore i bruk i høve sosiale tenester. Det er ulik oppfatning i organisasjonen kven avvik skal rapporterast til.
  • Kommunen har ikkje evaluert om sakshandsaminga oppfyller krava i forvaltningslova. Det ligg ikkje føre rutinar for å evaluere om sakshandsaminga oppfyller krava i forvaltningslova.
  • I einskildsituasjonar der tenestemottakarar ikkje får tenester i det omfang dei har søkt om eller der dei får andre tenester enn det er søkt om, vert det ikkje fatta vedtak om avslag ved alle høve. Det er vidare ei ulik oppfatning i organisasjonen i kva grad det er naudsynt å fatte eit vedtak om avslag i desse tilfella. Ansvaret for sakshandsaming er delt på tre avdelingsleiarar innan tre geografiske sonar på pleie- og omsorgsområdet. Det ligg ikkje føre rutinar som sikrar at sakshandsaminga er samordna innan denne eininga. Det ligg ikkje føre rutinar for kva saker som skal drøftast i møte mellom avdelingsleiarar og kommunalsjef. Vedtak på dette området vert berre underteikna av ein person. Det er ikkje rutine for at vedtak skal drøftast med eller lesast av fleire. Det vert ikkje gjennomført systematisk kontroll av vedtak.
  • Det vert opplyst at det føreligg behov for meir kompetanse innan sakshandsaming. Dei vedtak som er gjennomgått syner at kompetansen i høve sakshandsaming ikkje er god nok. Kompetanseplan som er lagt fram omfattar ikkje styrking av kompetanse innan sakshandsaming. Det ligg ikkje føre rutinar for å vurdere om tilsette har naudsynt kompetanse.
  • I framlagde vedtak vert det ikkje gjort ei vurdering av om den saka retter seg mot fyller vilkåra for hjelp etter sosialtenestelova § 4-3 sjølv om vedtaka viser til denne regelen. Det går i liten grad frem av vedtaka kva det er søkt om. Tenestemottakar sine synspunkt kjem berre i svært liten grad frem i vedtaka. Ved vedtak om avlasting går det ikkje fram om begge partar er høyrd og orientert om vedtaket. Skjønnsutøving i vedtak er ikkje i alle høve omtala i grunngjevnaden.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Avviket syner manglar ved internkontrollen i Ma orden på fleire punkt. Ansvar for sakshandsaming innanfor pleie og omsorg er ikkje klårt plassert, jf. Internkontrollforskrifta (ikf) § 4 a). Ein manglar rutinar innanfor fleire deler av sakshandsaminga, jf. ikf § 4 g) og ein har ikkje tilstrekkeleg sikring av kompetanse innanfor det kontrollerte området, jf. ikf § 4 c). Avvikssystemet har vidare svikt på fleire sentrale punkt, jf. ikf § 4 . Kommunen si evaluering av internkontrollen innanfor det kontrollerte området er mangelfull, jf. ikf § 4 h).

7. Regelverk

  • LOV 1967-02-10 : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova)
  • LOV 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tenester m.v. (sosialtenestelova).
  • FOR 1992-12-04 nr 915: Forskrift til lov om sosiale tenester m.v.
  • FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som vart sendt over då revisjonen vart førebudd:

  • Organisasjonskart for Masfjorden kommune
  • Delegeringsreglement for Masfjorden kommune
  • Delegeringsskriv for avdelings- og linjeleiarar i Masfj orden kommune
  • Prosedyre for tildeling av heimehjelp
  • Prosedyre for handsaming av avvik
  • Avviksrappoteringsskjema
  • Søknadsskjema for pleie- og omsorgstenester
  • Prosedyre for sakshandsaming ved klage på tenester
  • Prosedyre for handsaming av klage på omsorgslønn
  • Oppdragsavtale som gjeld omsorgsløn
  • Eksempel på prosedyrar innanfor områder med risiko
  • Rekruttering og opplæringsplan 2007-2010
  • Internkontroll for sosialtenesta
  • Oversyn over tal ubehandla søknader, klagar og ikkje-effektuerte vedtak for 2007

Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Saksmapper for einskildsaker handsama etter sosialtenestelova § 4-2 a) praktisk bistand og opplæring, § 4-2 b) avlasting, § 4-2 c) støttekontakt, § 4-2 d) og § 4-2 e).

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • E-post frå Masfjorden kommune 4.11.08 og 18. 11.08 med namn på sakshandsamarar innanfor pleie og omsorg og sosial.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gjer ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som vart intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Ømulf Lillestøl

Kommunalsjef

X

X

X

Berit Torsvik

Konsulent sosialtenesta

X

X

X

Helga Ellingsen

Avdelingsleiar Nordbygda heimeteneste

X

X

X

Malm Daae Steine

Ass. avdelingsleiar Nordbygda heimeteneste

X

X

X

Elin Eikemo

Avdelingsleiar Indrefjorden heimeteneste

X

X

X

Kirsten Øpstad

Avdelingsleiar Solsida heimeteneste

X

X

X

Lovisa Midtbø

Rådmann

 

X

X

Frå tilsynsorganet deltok:
Geir Johannessen og Hilde Ordemann