Helsetilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

  • Om kommunen sikrar at sakshandsaminga er forsvarleg ved tildeling og evaluering av tenester etter sosialtenestelova
  • Om kommunen sikrar at klage på vedtak om sosiale tenester handsamast i samsvar med sosialtenestelova og forvaltningslova

Fylkesmannen fann eitt avvik:

Fusa kommune sikrar ikkje at reglane i forvaltningslova blir følgd ved sakshandsaming i høve tenester etter sosialtenestelova § 4-2

Dato: 29.5.2008

Hilde Ordemann
revisjonsleiar
Jarle Landås
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Fusa kommune  i perioden 10.03.08 - 29.05.08. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter sosialtenestelova § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Vedtak om støttekontakt og avlastning for barnefamiliar vert treft i Eining Barn, familie og velferd. Eining Heimeteneste treff vedtak om praktisk bistand og avlasting for eldre, vedtaka vert treft i tre avdelingar innanfor eininga. Det er Eining Fusa bu- og behandlingssenter som treff vedtak om plass i institusjon for eldre, herunder avlastingsopphald. Eining Heimeteneste har overordna ansvar for vedtak om bruk av tvang overfor personar med psykisk utviklingshemming.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 10.03.08. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 19.05.08.

Intervju
9 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 21.05.08.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta 4 områder som til saman skal seie om kommunen har forsvarleg sakshandsaming ved yting av tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav a-d og kapittel 4A.

Område 1:

Om kommunen sikrar forsvarleg sakshandsaming ved tildeling av tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstavane a-d omfatta

  • relevant informasjon til alle søkarar før søknad
  • handsaming av munnlege søknadar
  • relevant utgreiing av søkarar
  • individuell vurdering av søkarar
  • alternative tiltak vert vurderte når vedtak ikkje kan oppfyllast
  • sjå til at saka er så godt opplyst som råd er
  • grunngjeving i samsvar med lova sine krav
  • orientering om moglegheit for å klage
  • tilsette har tilgang på og opplæring i lover og forskrifter

Område 2:

Om kommunen sikrar evaluering av sosiale tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstavane a-d omfatta

  • evaluering av tenester opp i mot tenestebehov
  • informasjon til brukarar om moglegheit for endring av tenester

Område 3:

Om kommunen sikrar at klager på vedtak handsamast i samsvar med krav i forvaltningslova omfatta

  • handtering av munnlege klagar
  • underskrift på klage
  • opplysningar om klageorgan

Område 4:

Om kommunen sikrar forsvarleg sakshandsaming ved handsaming av saker etter sosialtenestelova kap 4A omfatta

  • har ein overordna fagleg ansvarleg for sakar etter kapittel 4A
  • ansvar for å sette i verk sakshandsaming etter sosialtenestelova kap 4A klart plassert
  • har etablert rutinar for kontakt med pårørande, hjelpeverje og spesialistteneste

5. Funn

Avvik:

Fusa kommune sikrar ikkje i tilstrekkeleg grad at reglane i forvaltningsloven blir følgd ved sakshandsaming i høve tenester etter sosialtenesteloven § 4-2 bokstav a-d.

 

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Sosialtenesteloven § 8-1 og § 2-3, samt forvaltningsloven §§ 25 og 27 og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetenesta § 4.

Avviket byggjer på følgjande:

  • Det er uklar oppfatning i organisasjonen kven som har mynde til å fatte vedtak.
  • Det er ulik oppfatning i kva grad det er høve til å delegere mynde vidare frå einingsleiarnivå.
  • I samband med tilsynet er det utarbeidd eit dokument som syner at einingsleiarane har vedtaksmynde etter sosialtenestelova kap 4. Praksis er at avdelingsleiarane i stor grad skriv under på vedtak, og oftast utan at einingsleiarane er involvert i vedtaksprosessen.
  • Det er uklar oppfatning i organisasjonen kva status dokumentet har som styringsdokument.
  • Det ligg ikkje føre oversikt over område med fare for svikt i sakshandsaminga.
  • Det ligg ikkje føre rutinar for å rapportere og følgje opp manglande oppfylling av lovkrav.
  • Kommunen har ikkje evaluert om sakshandsaminga oppfyller krava i forvaltningslova.
  • Det er ikkje er gitt naudsynt opplæring i sakshandsaming og det vert opplyst at det føreligg behov for slik opplæring.
  • Det er ikkje føreteke ei vurdering av kva kompetanse ein har i høve sakshandsaming og det er heller ikkje føreteke ei vurdering av kva kompetanse det er trong for.
  • Kompetanseplan som er lagt fram omfattar ikkje kompetanse innan sakshandsaming.
  • I einskildsituasjonar der tenestemottakarar ikkje får tenester i det omfang dei har søkt om eller der dei får andre tenester enn det er søkt om, vert det ikkje fatta vedtak om avslag.
  • Det vert ikkje alltid fatta vedtak dersom tenestene vert endra; dette gjeld både auke og minking av tenesteomfanget
  • Framlagde vedtak viser ikkje alltid til heimelen avgjersla byggjer på og i fleire tilfelle vert det vist til feil heimel.
  • Det går ikkje frem av vedtaka kva det er søkt om og i liten grad kva  faktiske forhold avgjersla byggjer på.
  • Skjønnsutøving i vedtak er ikkje omtala i grunngjevnaden.
  • Underretning om vedtak manglar opplysning om rett klageinstans.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Avviket viser manglar ved internkontrollsystemet til Fusa kommune på fleire punkt. Avviket byggjer på at ansvarsplasseringa er uklår, jf ikf § 4 a). Vidare manglar ein sikring av tilstrekkeleg kompetanse på området, jf internkontrollforskriften (ikf) § 4 c). Det er og funne svikt i avvikshandteringa, jf ikf § 4 f) og risikovurderinga, jf ikf § 4 g). Kommunen si evaluering av si eiga internkontroll er mangelfull på området.

7. Regelverk 

  • LOV 1967-02-10 : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova)
  • LOV 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tenester m.v. (sosialtenestelova).
  • FOR 1992-12-04 nr 915: Forskrift til lov om sosiale tenester m.v.
  • FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

  • Organisasjonskart
  • Årsmelding for 2007
  • Rutine for sakshandsaming i pleie og omsorg
  • Retningsliner for støttekontakt
  • Retningsliner for avlastarar
  • Mal for utforming av førebels svar
  • Kompetanseoversikt Fusa bu- og behandlingssenter
  • Kompetanseoversikt Eining Heimeteneste
  • Kompetanseoversikt for ein medarbeidar i Eining for barn, familie og velferd
  • Skjema for kartlegging av kompetanse i Eining for barn, familie og velferd
  • Oversikt over gjennomførde opplæringstiltak i eining Heimeteneste
  • Utkast til tenestestandard for støttekontakt
  • Utkast til tenestestandard for avlastning
  • Evalueringsskjema for brukarar av støttekontakt
  • Evalueringsskjema for støttekontaktar
  • Evalueringsskjema for avlastarar
  • Evalueringsskjema for brukarar av avlastarteneste
  • Kopi av vedtak etter sosialtenestelova om støttekontakt, avlastning, heimetenester og plass i institusjon
  • Kopi av ei ubehandla søknad

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Rutine for vurderingsbesøk i heimetenesta
  • Fråsegn om teieplikt
  • 20 saksmapper
  • Kompetanseplan for Pleie og omsorg 2007-2011

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • E-post frå Fusa kommune av 14.05.08 med namn på avdelingsleiarar i Heimetenesta
  • E-post frå Fusa kommune med oversikt over delegasjon innanfor Eining Heimeteneste, Fusa bu- og behandlingssenter og Eining for barn, familie og velferd

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakarar ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Svanhild Helland

Einingsleiar Barn, familie, velferd

X

X

X

Stine Ånesen

Sosialkonsulent

X

X

 

Gerd Syvertsen

Einingsleiar Fusa bu- og behandlingssenter

X

X

X

Reidun Eikeland

Avdelingsleiar tiltak for funksjonshemma

X

X

X

Anne Kristin Leitet

Avdelingsleiar område 1

X

X

X

Grethe Norheim

Avdelingsleiar område 2

X

X

X

Bodil Hansen

Avdelingsleiar område 3

X

X

X

Helen Koldal

Einingsleiar Heimeteneste

X

X

X

Berit Fløysand

Administrasjonssjef

X

X

X

Frå tilsynsorganet deltok:
Geir Johannessen, Jarle Landås og Hilde Ordemann