Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

• Om kommunen sikrar at sakshandsaminga er forsvarleg ved tildeling og evaluering av tenester etter sosialtenestelova
• Om kommunen sikrar at klage på vedtak om sosiale tenester handsamast i samsvar med sosialtenestelova og forvaltningslova

Fylkesmannen fann eitt avvik:

Fedje kommune sikrar ikkje i tilstrekkeleg grad at reglane i forvaltningslova blir følgd ved sakshandsaming i høve tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav a-d.

Dato: 14.5.2008

Hilde Ordemann
revisjonsleiar Jarle Landås
revisor

1. Innleing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Fedje kommune i perioden 26.02.08 - 14.05.08. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Vedtak om støttekontakt og avlastning for barnefamiliar vert treft i avdeling oppvekst og omsorg. Eining for pleie og omsorg treff vedtak om praktisk bistand, samt plass i institusjon, her og avlasting for eldre. Eining for pleie og omsorg er underordna avdeling for oppvekst og omsorg.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 26.02.08. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 24.04.08.

Intervjuer 6 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 25.04.08.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta 4 områder som til saman skal seie om kommunen har forsvarleg sakshandsaming ved yting av tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav a-d og kapittel 4A.

Område 1:

Om kommunen sikrar forsvarleg sakshandsaming ved tildeling av tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstavane a-d omfatta

• relevant informasjon til alle søkarar før søknad
• handsaming av munnlege søknadar
• relevant utgreiing av søkarar
• individuell vurdering av søkarar
• alternative tiltak vert vurderte når vedtak ikkje kan oppfyllast
• sjå til at saka er så godt opplyst som råd er
• grunngjeving i samsvar med lova sine krav
• orientering om moglegheit for å klage
• tilsette har tilgang på og opplæring i lover og forskrifter

Område 2:

Om kommunen sikrar evaluering av sosiale tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstavane a-d omfatta

• evaluering av tenester opp i mot tenestebehov
• informasjon til brukarar om moglegheit for endring av tenester

Område 3:

Om kommunen sikrar at klager på vedtak handsamast i samsvar med krav i forvaltningslova omfatta

• handtering av munnlege klagar
• underskrift på klage
• opplysningar om klageorgan

Område 4:
Om kommunen sikrar forsvarleg sakshandsaming ved handsaming av saker etter sosialtenestelova kap 4A omfatta

• har ein overordna fagleg ansvarleg for sakar etter kapittel 4A
• ansvar for å sette i verk sakshandsaming etter sosialtenestelova kap 4A klart plassert
• har etablert rutinar for kontakt med pårørande, hjelpeverje og spesialistteneste

5. Funn

Avvik:

Fedje kommune sikrar ikkje i tilstrekkeleg grad at reglane i forvaltningsloven blir følgd ved sakshandsaming i høve tenester etter sosialtenesteloven § 4-2 bokstav a-d.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

• Sosialtenesteloven § 8-1 og § 2-3, samt forvaltningsloven § 25 og 27 og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetenesta § 4.

Avviket byggjer på følgjande:

• Framlagde vedtak viser ikkje alltid til regelen avgjersla byggjer på.
• Dei faktiske forholda avgjersla byggjer på går i liten grad fram av vedtak som er fatta. Skjønnsutøving i vedtak er ikkje omtala i grunngjevnaden. I underretninga om vedtaket manglar opplysning om partane sin rett til å sjå saka sine dokument og det er heller ikkje gjeve opplysning om rett klageinstans.
• Det er ikkje er gitt opplæring i sakshandsaming og det vert opplyst at det foreligg behov for slik opplæring.
• Kommunen har ikkje gjort ei evaluering av om sakshandsaminga oppfyller krava i forvaltningslova.

6. Regelverk

• LOV 1967-02-10 : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova)
• LOV 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tenester m.v. (sosialtenestelova).
• FOR 1992-12-04 nr 915: Forskrift til lov om sosiale tenester m.v.
• FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement
• Årsmelding 2006
• Rutineskriv sakshandsaming pleie og omsorg
• Siste seks vedtak etter sosialtenestelova med tilhørande søknadar
• Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:
• Saksmapper på tre personar med vedtak om støttekontakt
• Søknadar og vedtak i pleie- og omsorgseininga for 2007 og 2008

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Brev med oversending av dokument motteke 28.03.08
• E-post frå kommunen vedlagt Forvaltningsrapport frå Nordhordland revisjon IKS
• E-post til kommunen med oversending av timeplan for tilsynet

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:
Jarle Landås, Frode Andvik og Hilde Ordemann