Rapport frå tilsyn med rekruttering, opplæring og oppfølging av vikarar ved Helse Fonna HF, Eining somatikk, Odda sjukehus (2008)

Helsetilsynet i Hordaland

Samandrag
1. Innleiing
2. Omtale av verksemda - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Vurdering av styringssystemet i verksemda
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakarar ved tilsynet 

Samandrag

Helsetilsynet i Hordaland gjennomførte tilsyn med Helse Fonna HF, Eining somatikk, Odda sjukehus 26. -27. mai 2008. Denne rapporten gjer greie for funna som vart gjort innan dei områda som tilsynet omfatta.

Tilsynet undersøkte om Helse Fonna HF, Eining somatikk, Odda sjukehus ser til at vikarar har nødvendige formelle og reelle kvalifikasjonar. Vidare at sjukehuset gjev vikarane innføring i lokale forhold, opplæring og rettleiing i høve til funksjonar dei skal ivareta ved sjukehuset. Dessutan at sjukehuset følgjer med på at arbeidet blir utført i samsvar med krav i helselovgjevinga.

Den medisinske verksemda samt rettleiing av turnuskandidatar er i stor grad avhengig av legevikarar. Dei fleste legevikarane inngår i turnus og kjenner sjukehuset frå tidlegare opphald.

Det er klart kven som har ansvar for å skaffe vikarar og sørgje for at dei får opplæring og oppfølging. I forkant av utlysning av vikariat for legar og sjukepleiarar vert det gjort vurderingar av kva kompetanse og kvalifikasjonar dei må ha for å arbeide ved sjukehuset.

Verksemda er oversiktleg og om det viser seg at vikarar ikkje er eigna, kan dette avdekkjast og handterast relativt tidleg. Leiinga i Helse Fonna HF er kjend med tilhøva ved sjukehuset og konsekvensane bruken av vikarar har for drifta.

Ved tilsynet vart det ikkje påpeikt avvik frå krav i helselovgjevinga eller gjeve merknader.

Dato: 30. juni 2008

Trond Ketil Haugstvedt
revisjonsleiar Anne Grete Robøle
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn ved Eining somatikk, Odda sjukehus 26. – 27. mai 2008. Tilsynet går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Helsetilsynet i Hordaland i dette året

Helsetilsynet i fylket har fullmakt til å føre tilsyn med helsetenesta etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innanfor dei områda tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga blir følgd

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gjev difor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte

Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeike betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Odda sjukehus er lokalsjukehus for kommunane Eidfjord, Odda, Jondal og Ullensvang som til saman har om lag 12 500 innbyggjarar.

Sjukehuset har ei medisinsk og ei kirurgisk eining med ein felles sengepost og ei jordmorstyrt fødestove. Seksjonsleiar har det daglege ansvaret for drifta. Eining somatikk, Odda sjukehus er del av Klinikk kirurgi og akuttmedisin i helseføretaket. Klinikkdirektøren er ved sjukehuset i Odda kvar 14.dag.

Det er få fast tilsette legar. Legevikarane er spesialistar. Dei fleste har fast arbeid ved sjukehus i Sverige eller Danmark. Sjukepleie- og legevikarane er i hovudsak leigde frå vikarbyrå som Helse Vest har inngått avtale med. Dei fleste vikarane, spesielt legevikarane, har vore ved sjukehuset fleire gonger.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt 28. mars 2008.

Opningsmøte blei halde26. mai

Intervju: 16 personar blei intervjua

Sluttmøte blei halde 27. mai

Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet og dokumentasjon som blei lagt fram ved tilsynet, er gjeven i kapittel 8.

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet var rekruttering, opplæring og oppfølging av vikarar. Det var særleg fokus på praksis ved rekruttering av vikarar, opplæring om lokale forhold og arbeidsoppgåver og oppfølging av at vikarane utfører oppgåvene i samsvar med krav i helselovgjevinga. Tilsynet omfatta også ordningar verksemda har for å vurdere risiko for svikt ved bruk av vikarar, avviksbehandling og leiinga si oppfølging av bruken av vikarar

5. Funn

Ved tilsynet vart det ikkje påpeikt avvik frå krav i helselovgjevinga eller gjeve merknader.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Seksjonsleiar har ansvaret for å skaffe vikarar. Med unntak av informasjon om å bruke vikarbyrå som Helse Vest RHF har inngått avtale med, ligg det ikkje føre overordna styrande dokument eller retningsliner for dette arbeidet frå føretaksleiinga. Det vil vere ei betring om føretaksleiinga informerer om ansvarsforhold mellom einingar i helseføretaket og vikarbyråa ved rekruttering og leige av vikarar.

Ved Eining somatikk, Odda sjukehus er det klart kven som har ansvaret for å gje opplæring og følgje opp vikarane. I forkant av utlysning av vikariat vert det gjort vurderingar av kva kompetanse og kvalifikasjonar dei som skal arbeide ved sjukehuset, må ha. Opplæringa vert tilpassa den einskilde, men skal generelt vere meir omfattande når sjukehuset rekrutterer vikarar direkte. Verksemda er oversiktleg og om det viser seg at vikarar ikkje er eigna, kan dette avdekkjast og handterast relativt tidleg. Tilsette har fått opplæring i Synergi, men det står enno att ein del før alle er fortrulege med verktyet og før systemet for avviksbehandling fungerer optimalt.

Bruken av vikarar er jamleg tema i faste møte i sjukehuset og mellom einingsleiar og klinikkdirektør. Leiinga i føretaket er merksam på at den medisinske verksemda og rettleiinga av turnuskandidatar, i stor grad er basert på legevikarar og dei konsekvensane bruken av vikarar har for verksemda.

7. Regelverk

• Lov av 30. mars 1984 nr.5 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 2. juli 1999 nr. 61 om spesialisthelsetjenesten m.m.
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold, send over i samband med førebuing av tilsynet:

• Organisasjonskart Helse Fonna HF, klinikk for kirurgi og akuttmedisin
• Oversikt over vikarar ved Odda sjukehus 2007
• Oversikt over vikarar ved sjukehuset dei dagane tilsynet blir gjennomført
• Oversikt over dei sist tilsette sjukepleiarane
• Innhaldsoversikt perm for turnuslegar
• Informasjon til nye medarbeidarar ved medisinsk/kirurgisk sengepost, Odda sjukehus
• Informasjon til vikarar
• Rapport datert 20. april 2007 frå avd. for farmasøytisk rådgjeving, sjukehusapoteket Haugesund
• Rapport datert 5. november 2007 frå internrevisjon ved medisinsk/kirurgisk 7 døgnspost
• Intensiv, rapport datert 29. februar 2008 frå avd. for farmasøytisk rådgjeving, sjukehusapoteket Haugesund
• Anestesi/operasjon, rapport datert 7. mars 2008 frå avd. for farmasøytisk rådgjeving, sjukehusapoteket Haugesund

Dokumentasjon som blei lagt fram ved tilsynet:

• Program for introduksjonskurs for nytilsette og ferievikarar 9. juni 2008
• Program informasjonsmøte for nye turnuslegar 14. februar 2008
• Oversikt over ledige stillingar ved felles medisinsk og kirurgiske sengepost ved Odda sjukehus

Korrespondanse mellom verksemda og Helsetilsynet i Hordaland:

• Melding om tilsyn, brev av 28, mars 2008 frå Helsetilsynet i Hordaland
• Dokumentasjon frå Odda sjukehus, brev av 17. april 2008 med vedlegg frå Helse Fonna HF, Odda sjukehus
• Program for tilsynet, brev av 13. mai 2008 frå Helsetilsynet i Hordaland

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå Helsetilsynet i Hordaland deltok:
Haugstvedt, Trond Ketil, ass. fylkeslege, leiar
Reimers, Karen, førstekonsulent
Robøle, Anne Grete, seniorrådgjevar
Svoen, Ragnhild, rådgjevar