Helsetilsynet

Fylkesmannen i Hordaland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av styringssystemet i virksomheten
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Barnebolig/avlastningsbolig
  • Barns sin rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i fritidsaktiviteter
  • Ivaretakelse av barn med spesielle ernæringsbehov
  • Pleie og omsorg tilpasset barnet sin helsetilstand
  • Forsvarlig legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging for barna

Avvik 1

Legemiddelhåndtering i avlastningsboliger er ikke fullt ut i samsvar med forskrift om legemiddelhåndtering.

Avvik 2

Bergen kommune sikrer ikke på en tilstrekkelig måte kvaliteten på tjenestene i private avlastningsboliger

27.11.2009

Jarle Landås
revisjonsleder
Laila Nordheim
revisor

 

 

1. Innledning


Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bergen kommune i perioden 09.-11.11. 2009. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kompetanseenhet for avlastningstjenester er byomfattende utførerledd og iverksetter av avlastning på bakgrunn av vedtak gjort i forvaltningsenheter i åtte bydeler. I 2009 ble det innvilget 28000 avlastningsdøgn til 210 brukere i offentlige og private avlastningsboliger.

Kommunale avlastningsboliger blir fulgt opp av kompetanseenhet for avlastningstjenester v/ resultatsenhetsleder. En helse- og sosialrådgiver er tillagt oppfølging av enheten. Private avlastningsboliger far driftsoppfølging av helse- og sosialrådgiver i den bydelen de har adresse, mens plassering av barn er tillagt resultatsenhetsleder ved kompetanseenhet for avlastningstjenester.

Tilsynet gikk konkret inn i to avlastningsboliger, Vestlund avlastningsbolig (kommunal) og Svanetangen avlastningsbolig og feriesenter (privat). Vestlund avlastningsbolig, som ble bygget i 2001, har åtte plasser og to akuttplasser for multifunksjonshemmede barn fra 0-12 år.

Boligen er godt tilrettelagt og har god kompetanse. Svanetangen er en del av Omsorgshjelperen hvor Bergen kommune kjøper avlastningstjenester. Anlegget, som er bygget som et kurssenter, ble kjøpt av Omsorgshjelperen i 2008. Boligen, som har åtte plasser for ungdom fortrinnsvis med adferdsvansker, markedsfører seg m.a. med tilbud om basseng og boblebad. Uteområdene er godt tilrettelagt og har stort potensiale for variert uteaktivitet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 2. juli 2009.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 10. november 2009.

Intervjuer
10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring og samtaler med foresatte ved Vestlund avlastningsbolig (Bergen kommune) og Svanetangen avlastning og fritidssenter (Omsorgshjelperen) 9. november 2009.

Sluttmøte ble avholdt 11.november 2009.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet fem områder som til sammen skal vise om kommunen gjennom internkontrollen sikrer forsvarlige helse- og sosialtjenester til barn i barne- og avlastingsboliger.

Område 1:
Om kommunen planlegger og gjennomfører tiltak i den daglige tjenesteytelsen som ivaretar det enkelte barn sitt behov for variert og tilpasset aktivitet og sosialt samvær

Område 2:
Om kommunen planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke det enkelte barn sitt ernæringsbehov.

Område 3:
Om kommunen planlegger og gjennomfører tiltak for å yte pleie og omsorg tilpasset det enkelte barn sitt behov.

Område 4:
Om kommunen sikrer forsvarlig legemiddelhåndtering i avlastingsboligen

Område 5:
Om kommunen på bakgrunn av kunnskap om det enkelte barn sitt behov planlegger og gjennomfører tiltak som gjør boligen fysisk tilrettelagt .

5. Funn

Avvik 1:
Legemiddelhåndtering i avlastningsboliger er ikke fullt ut i samsvar med forskrift om legemiddelhåndtering.

Avvik fra: legemiddelhåndteringsforskriften § 4.

Kommentar: Etter forskriften § 4 er virksomhetsleder ansvarlig for at legemiddelhåndtering i virksomheten utføres forsvarlig og i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Når virksomhetsleder ikke selv har legemiddelkompetanse, skal det utpekes en faglig rådgiver med slik kompetanse. Legemiddelkompetanse er i forskriften definert som medisinskfaglig eller farmasifaglig kompetanse. Virksomhetsleder har ansvar for å delegere myndighet til å istandgjøre og /eller dele ut legemidler.

Avviket bygger på følgende:

  • Retningslinjer for legemiddelhåndtering i hjemmesykepleien og tjenester til funksjonshemmede revidert 09.05.09, er ikke oppdatert i henhold til gjeldende forskrift. Det fremgår at systemansvarlig lege gir delegert fullmakt til personell som skal istandgjøre og/eller dele ut legemidler.
  • I Vestlund avlastningsbolig blir delegasjon utført av lege.
  • Faglig rådgiver er ikke utpekt i noen av de aktuelle boligene.
Avvik 2:
Bergen kommune sikrer ikke på en tilstrekkelig måte kvaliteten på tjenestene i private avlastningsboliger.

Avvik fra: sosialtjenesteloven § 4-2 b, kommunehelsetjenesteloven § 1-3 og internkontrollforskriften § 4.

Kommentar: Kommunen har ansvar for tjenestene som ytes til den enkelte bruker uavhengig av om dette skjer i kommunal eller privat avlastningsbolig. Kommunen skal ha internkontroll (tilstrekkelig styringssystem) for å sikre at avlastningstjenestene til den enkelte bruker i alle boligene utøves etter gjeldende lover og forskrifter.

Avviket bygger på følgende:

  • Ansvar for oppfølging av kommunale avlastningsboliger utøves av kompetanseenheten for avlastningstjenester. Overordnet ansvar er plassert hos en helse- og sosialrådgiver. Ansvar for kvalitet og oppfølging i private avlastningsboliger er plassert hos flere andre helse- og sosialrådgivere i den bydelen boligen er plassert.
  • De ulike helse- og sosialrådgiverne har ikke overordnet ansvar for avlastningsenheten.
  • Kompetanseenheten for avlastningstjenester har ikke ansvar for kvalitetsoppfølging i private boliger, men har ansvar for plassering av den enkelte bruker.
  • Kvalitetsoppfølgingen ved private boliger utføres ved årlig driftsoppfølging. Siste driftsoppfølging ble foretatt 15.06.09 og oppsummering er gitt skriftlig 01.07.09. Det går her frem at boligen ikke har tilstrekkelig rutiner for bruk av tvang i boligen, og virksomheten er pålagt tiltak. Andre forhold er beskrevet i oppsummeringen av 01.07.09, men disse er ikke klart definert som mangler og retting blir ikke etterspurt.

6. Vurdering av styringssystemet i virksomheten

Kommunen har ansvar for at tjenestetilbudet i avlastningsboliger er likeverdig, uavhengig av om tilbudet blir gitt i kommunale boliger eller om kommunen kjøpet tjenester hos private.

Kommunen har valgt ulik ansvarsplassering og ulik styring av private og kommunale avlastningsboliger. Dette medfører fare for svikt og gjentagende svikt i tjenesteytingen til de enkelte brukerne i private avlastningsboliger.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester m.v. av 13.12.1991 nr. 81
  • Lov om helsetjenesten i kommunene av 19.11.1982 nr. 66
  • Lov om helsepersonell m.v. av 02.07.1999 nr. 64
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene av 27.06.2003 nr. 792
  • Forskrift om pasientjournal av 21.12.2000 nr. 1385
  • Forskrift om legemiddelhåndtering av 03.04.2008 nr. 320
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.12.2002 nr. 1731

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Organisasjonsoversikt fra kommunen

  • Bystyret
  • Byrådsavdeling for helse og omsorg
  • Kompetanseenhet for avlastning
  • Driftsoppfølging med Omsorgshjelperen

Oversikt overansatte i avlastningsboliger

  • Vadmyra avlastning
  • Vestlund avlastning
  • Omsorgshjelperen

Delegasjonsreglement og vedtaksfullmakter

  • Styringskort 2009
  • Lederavtaler — resultatsenhetsleder
  • Stillingsbeskrivelser Vadmyra og Vestlund
  • Omsorgshjelperen

Årsmelding/ Handlingsplan/Aktivitet på området

  • Årsmelding Bergen kommune/ Helse og omsorg
  • Kompetanseenhet for avlastningstjenester
  • Vadmyra avlastning
  • Vestlund avlastning
  • Omsorgshjelperer
  • Kompetanseenhet for avlastningstjenster
  • Vadmyra
  • Vestlund
  • Omsorgshjelperen

Opplæringsplaner/ Kompetansebehov

  • Kompetanseenhet for avlastningstjenester
  • Vadmyra avlastning
  • Vestlund avlastning
  • Omsorgshjelperen
  • Etisk standard i Bergen kommune

Aktuelle prosedyrer/ rutiner og retningslinjer

  • Plassering/ inntak av brukere
  • Akuttplass
  • Ernæring
  • Vadmyra ernæring
  • Vestlund ernæring
  • Omsorgshjelperen ernæring
  • Retningslinjer for legemiddelhåndtering i BK
  • Oppdateringskurs legemiddelhåndtering (Kompetanseenhet for avlastningstjenester)
  • Medisinhåndtering
  • Legemiddelhåndtering — Vadmyra
  • Legemiddelhåndtering Vestlund
  • Legemiddelhåndtering Omsorgshjelperen
  • Beredskapsplan — Kompetanseenhet for avlastning
  • Beredskap — Omsorgshjelperen

Informasjon og brosjyrer etc

  • Informasjonsfolder — Kompetanseenhet for avlastningstjenester
  • Vadmyra avlastning, velkommen
  • Vestlund avlastning, serviceerklæring
  • Omsorgshjelperen
  • Aktivitet/ Vestlund — dokument
  • Aktivitet/ Vadmyra — dokument

Maler og kartleggingsskjema

  • Vadmyra avlastning
  • Vestlund avlastning
  • Omsorgshjelperen

Tiltak knyttet til planlegging, gjennomføring og evaluering av opphold

  • Informasjonsskriv Byrådsavdeling for helse og omsorg
  • Melding om kvalitetskrav og kvalitetsoppfølging på tjenesteområde utviklingshemmede
  • Forskrift om internkontroll
  • Oppfølging av systemtiltak
  • Kvalitetssystem — Kompetanseenhet for avlastning
  • Referat lokal kvalitetsgruppe
  • Vadmyra avlastning
  • Vestlund avlastning
  • Omsorgshjelperen

Brukermedvirkning

  • Notat/ referat fra Byrådsavdeling for helse og omsorg
  • Forslag til budsjett 2010
  • Rutine for sammensatte og ressurskrevende saker
  • Kvalitetssystem Kompetanseenhet for avlastningstjenester
  • Vadmyra avlastning
  • Vestlund avlastning
  • Omsorgshjelperen

Oversikt over brukere

  • Vadmyra avlastning
  • Vestlund avlastning
  • Omsorgshjelperen

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Vestlund avlastningsbolig:
  • Kardex
  • Brukerpermer
  • Kartotek over brukerne med stikkord for viktige rapporteringsområder
  • Kartotek over brukerne med oversikt over foretrukne aktiviteter

Svanetangen avlastnings- og feriesenter:

  • Brukerpermer
  • Legemiddelperm

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Brev av 2. juli 2009 til Bergen kommune fra Fylkesmannen i Horda1and med melding om tilsyn
  • Perm fra Bergen kommune med etterspurt dokumentasjon levert til Fylkesmannen i Hordaland med bud 12.oktober 2009
  • E-post av 2. november 2009 til Bergen kommune fra Fylkesmannen i Hordaland med program for tilsynet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Andersen, Bente

Vernepleier, Vestlund

X

X

X

Boga, Anne-Tove

Fagkonsulent, Kompetanseenhet for
avlastningstjenester

X

X

Frøland, Sissel

Avdelingsleder 1. etasje,
Svanetangen Omsorgshjelperen

X

X

X

Hagevik, Marit

Rådgiver, Byrådsavdeling
for helse og inkludering

X

Hammesrnark, Thor Johan

Fagkonsulent, Kompetanseenhet for avlastningstjenester

X

X

Hellevik, Annette

Spesialpedagog, Svanetangen,Omsorgshjelperen.

X

X

X

Elisabeth Torlin

Miljøterapeut, Svanetangen,Omsorgshjelperen

X

X

X

Hjortland, Marianne V.

Miljøterapeut, Svanetangen,Omsorgshjelperen

X

X

X

Knudsen, Alette Hilston

Resultatenhetsleder, Kompetanseenhet for avlastningstjenester

X

X

X

Knudsen, Alette Hilston

Resultatenhetsleder, Kompetanseenhet for avlastningstjenester

X

X

X

Olsen, Johan L.

Helse- og sosialrådgiver

X

X

X

Pedersen, Arvid

Omsorgshjelperen AS

X

Rode, Gunn

Avdelingsleder, Vestlund

X

X

X

Sampson, Ingrid

Rådgiver, Byrådsavdeling for helse og inkludering

X

X

Storsæter, Bjørn Inge

Daglig leder/eier Omsorgshelperen

X

X

X

Strøm, Marit

Seniorrådgiver,Byrådsavdeling for helse og

inkludering

X

X

X

Ve, Helene

Helse- og sosialrådgiver

X

X

X

Wolff, Kjell Andreas

Spesialrådgiver, Byrådsavdeling for helse og inkludering

X

X

X

Øvrebø. Charlotte

Assistent, Vestlund

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Jarle Landås, seniorrådgiver/leder
Hilde Ordemann, rådgiver
Laila Nordheim Alme, fylkessykepleier
Bente M. Sande, seniorrådgiver, Statens helsetilsyn, observatør