Helsetilsynet

Fylkesmannen i Hordaland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag
1. Innleiing
2. Omtale av verksemda - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Vurdering av styringssystemet i verksemda
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakarar ved tilsynet 

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som vart påpeikte innanfor dei områda som vart reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

  • Sakshandsaminga ved tildeling og evaluering av tenester etter sosialtenestelova
  • Handsaming av klage på vedtak om sosiale tenester

Fylkesmannen fann eit avvik:

Fjell kommune sikrar ikkje tilstrekkeleg at reglane i forvaltningslova vert feigt ved sakshandsaming i heve tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav a-e.

Dato: 27.4.2009

Hilde Ordemann
revisjonsleiar
Geir Johannessen
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Fjell kommune i perioden 31.03.09- 2.04.09.

Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter sosialtenestelova § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfattar å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • tiltaka vert følgt opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga vert følgt

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensiale

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Fjell kommune er delt i fem driftseiningar der ansvar for ulike felt er plassert. Både omsorgssjefen, helsesjefen og sosialsjefen har ansvar for vedtak om praktisk bistand og opplæring. Helsesjefen og sosialsjefen har ansvar for vedtak om støttekontakt, medan sosialsjefen og omsorgssjefen har ansvar for vedtak om avlasting. Overordna ansvar for vedtak om bruk av tvang overfor personar med psykisk utviklingshemming er plassert hjå omsorgssjefen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 4.02.09. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte vart halde 30.03.09.

Intervju
9 personar vart intervjua.

Sluttmøte vart halde 2.04.09.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta 4 områder som til saman skal seie om kommunen har forsvarleg sakshandsaming ved yting av tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav a-e og kapittel 4A.

Område 1:
Om kommunen sikrar forsvarleg sakshandsaming ved tildeling av tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstavane a-e omfattar

  • relevant informasjon til alle søkjarar før søknad
  • handsaming av munnlege søknadar
  • relevant utgreiing i høve søkjarar
  • individuell vurdering av søkjarar
  • lternative tiltak vert vurderte når vedtak ikkje kan oppfyllast
  • sjå til at saka er så godt opplyst som råd er
  • grunngjeving i samsvar med lova sine krav
  • orientering om høve til å klage
  • tilsette har tilgang på og opplæring i lover og forskrifter

Område 2:
Om kommunen sikrar evaluering av sosiale tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstavane a-e omfattar

  • evaluering av tenester opp i mot tenestebehov
  • informasjon til brukarar om moglegheit for endring av tenester

Område 3:
Om kommunen sikrar at klager på vedtak vert handsama i samsvar med krav i forvaltningslova omfattar

  • handtering av munnlege klagar
  • underskrift på klage
  • opplysningar om klageorgan

Område 4:
Om kommunen sikrar forsvarleg sakshandsaming ved handsaming av saker etter sosialtenestelova kap 4A omfattar

  • har ein overordna fagleg ansvarleg for sakar etter kapittel 4A
  • ansvar for å sette i verk sakshandsaming etter sosialtenestelova kap 4A klart plassert
  • har etablert rutinar for kontakt med pårerande, hjelpeverje og spesialistteneste

5. Funn

Avvik:

Fjell kommune sikrar ikkje tilstrekkeleg at reglane i forvaltningsloven blir følgd ved saksbandsaming i heve tenester etter sosialtenesteloven § 4-2 bokstav a-e.

Avvik frå følgjande krav:

  • Sosialtenesteloven § 8-1 og § 2-3, samt forvaltningsloven § 25 og 27 og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetenesta § 4.

Avviket byggjer på følgjande:

  • Det er ulik oppfatning innanfor omsorgsområdet kva mynde den einskilde har fått delegert til seg og på kva måte dette har skjedd. Delegasjonsreglementet som er førelagt under tilsynet, stemmer ikkje overeins med det som er opplyst om ansvar/mynde under tilsynet.
  • Det ligg ikkje føre oversikt over område med fare for svikt i sakshandsaminga.
  • Kompetanseplan som er lagt fram omfattar ikkje styrking av kompetanse innan sakshandsaming med unnatak av opplæring i sakshandsamingssystemet. Det ligg ikkje føre rutinar for å vurdere om tilsette har naudsynt kompetanse i høve sakshandsaming. Det er ikkje føreteke ei vurdering av kva kompetanse ein har i høve sakshandsaming og det er heller ikkje vurdert kva kompetanse det er trong for.
  • I nokre vedtak går det ikkje fram kva det er søkt om, vidare kjem tenestemottakar sine synspunkt om sitt behov ikkje fram av grunngjevinga. Skjønnsutøvinga i vedtak er i liten grad omtala i grunngjevnaden. Vidare kjem ikkje dei faktiske forhold i saka frem i alle vedtak. I einskilde vedtak vert det vist til feil lovheimel og feil klageinstans.
  • Kommunen har ikkje evaluert om sakshandsaminga oppfyller krava i forvaltningslova. Det ligg ikkje føre rutinar for å evaluere om sakshandsaminga oppfyller krava i forvaltningslova. Det er ikkje klart for tilsette kva som skal rapporterast av avvik innan det kontrollerte området og det ligg ikkje føre retningsliner for kva som skal rapporterast.
  • Ansvaret for sakshandsaming er delt på fleire avdelingsleiarar innanfor omsorgssjef sitt ansvarsområde. Det ligg ikkje føre rutinar som sikrar at sakshandsaminga er samordna slik at like saker vert handsama likt. Vedtak vert underteikna av ein eller fleire personar utan at det er gjort ei vurdering av i kva grad det har noko å seie for kvalitetssikringa. Det er ikkje rutine for at vedtak skal drøftast med eller lesast av fleire. Det vert ikkje gjennomført systematisk kontroll av vedtak.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Avviket syner manglar ved internkontrollen i Fjell kommune på fleire punkt. Kommunen manglar rutinar innanfor fleire deler av sakshandsaminga, jf. ikf § 4 g) og sikring av kompetanse er ikkje tilstrekkeleg sikra innanfor det kontrollerte området, jf. ikf § 4 c). Avvikssystemet har vidare svikt på fleire sentrale punkt, jf. ikf § 4 f). Kommunen si evaluering av internkontrollen innanfor det kontrollerte området er mangelfull, jf. ikf § 4 h).

7. Regelverk


  • LOV 1967-02-10 : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova)
  • LOV 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tenester m.v. (sosialtenestelova).
  • FOR 1992-12-04 nr 915: Forskrift til lov om sosiale tenester m.v.
  • FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som vart sendt over då revisjonen vart førebudd:

  • Organisasjonskart for Fjell kommune
  • Organisasjonskart for ansvarsområda til Helse-, Sosial- og Omsorgssjefen i Fjell kommune
  • Delegasjonsreglement for Fjell kommune
  • Rutinar for avlastingstenesta Fjell kommune
  • Rutinar for støttekontaktverksenda Fjell kommune
  • Plan for rekruttering av støttekontaktar
  • Plan for oppfølging av støttekontaktar
  • Søknadsskjema for helse- og omsorgstenester
  • Forenkla soknadsskjema om sosiale tenester i Fjell kommune
  • Søknadsskjema for støttekontakt Fjell kommune
  • Seknadsskjema for avlasting Fjell kommune
  • Fråsegn om teieplikt Fjell kommune
  • Retningsliner for støttekontaktverksemda Fjell kommune
  • Framlegg til rutinar for sakshandsaming av saker etter kapittel 4 i sosialtenestelova
  • Eksempel på individuell plan i Fjell kommune
  • Orienteringsskriv om booppfølging i Fjell kommune
  • Stillingsbeskrivelser for oppfølgingstenesta
  • Orienteringsskriv om utegruppa i Fjell kommune
  • Orienteringsskriv om “Utsikten”
  • Oppdragsavtale som gjeld omsorgsløn
  • Årsmelding Fjell kommune 2007
  • Eksempel på prosedyrar innanfor områder med risiko
  • Opplæringsplan 2008-2012
  • Oversyn over tal ubehandla søknader, klagar og ikkje-effektuerte: vedtak for 2007
  • Vedtak med tilhøyrande søknader innanfor sosialtenestelova § 4-2 a), b), c), d) og e)

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • E-post frå Fjell kommune 13.03.09 vedlagt delegasjonsreglement og 16.03.09 med namn på sakshandsamarar.
  • E-post til Fjell kommune 26.03 .09 med timeplan

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gjer ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kven som vart intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Hildegunn Vengen

Leiar støttekontakt
funksjonshemma

X

X

X

Line Barmen

Omsorgssjef

X

X

X

Terje Handal

Helsesjef

X

Kari Landro

Konsulent hjå omsorgssjef

X

X

X

Anne Kari Trengereid

Hjemmehjelp

X

X

X

Berit Osen Ryland

Fagleiar i heimetenesta

X

X

X

Edel Landro Tyssøy

Soneleiar

X

X

X

Bente Våge

Styrar

X

X

X

Tove Helleland

Sosialsjef

X

X

X

Steinar Nesse

Rådmann

X

X

X

Frå tilsynsorganet deltok: Geir Johannessen, Berit Fjugstad og Hilde Ordemann