Helsetilsynet

Fylkesmannen i Hordaland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag
1. Innleiing
2. Omtale av verksemda - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Vurdering av styringssystemet i verksemda
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som vart påpeikte innanfor dei områda som vart reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

  • Sakshandsaminga ved tildeling og evaluering av tenester etter sosialtenestelova
  • Handsaming av klage på vedtak om sosiale tenester

Fylkesmannen fann eit avvik:

Kvinnherad kommune har ikkje ei tilstrekkeleg sikring av at reglane i forvaltningslova og sosialtenestelova blir følgt ved sakshandsaming i høve tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav a-e og i høve sosialtenestelova kap 4A.

Dato:

Hilde Ordemann
revisjonsleder
Geir Johannessen
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon med Kvinnherad kommune i perioden 28. og 29.05.09. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter sosialtenestelova § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • tiltaka vert følgt opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga vert følgt

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gjev derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gjeve i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeike betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Kvinnherad kommune er delt i verksemder der ansvar for ulike felt er plassert. Rådmannsnivå er øvste administrative leiarnivå. Ansvar for å fatte vedtak etter sosialtenestelova er plassert innanfor sju av verksemdene. Fem verksemder med ansvar for pleie og omsorgstenester innanfor geografiske soner treff vedtak om praktisk bistand, omsorgsløn og plass i institusjon, under dette avlasting for eldre. Vedtak om støttekontakt og avlasting for barn vert treft i verksemdene Tiltak og rådgjevingstenesta for vaksne og Tiltak og tenester til born og unge, den sist nemnde verksemda har og ansvar for avlastingstiltak for born og omsorgsløn for bornefamiliar. Overordna ansvar for bruk av tvang overfor personar med psykisk utviklingshemma er plassert innanfor verksemdsleiar for tiltak og rådgjevingskontoret for vaksne, jf delegasjonsreglement.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 9.02.09. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gjeve i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte vart halde 28.05.09.

Intervju
9 personar vart intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gjeve i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte varthalde 29.05.09.

4. Kva tilsynet omfatta

Område 1:

Om kommunen sikrar forsvarleg sakshandsaming ved tildeling av tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstavane a-e omfatta

  • relevant informasjon til alle søkjarar før søknad
  • handsaming av munnlege søknadar
  • relevant utgreiing av søkjarar
  • individuell vurdering av søkjarar
  • alternative tiltak vert vurderte når vedtak ikkje kan oppfyllast
  • sjå til at saka er så godt opplyst som råd er
  • grunngjeving i samsvar med lova sine krav
  • orientering om høve til å klage
  • tilsette har tilgang på og opplæring i lover og forskrifter

Område 2:

Om kommunen sikrar evaluering av sosiale tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstavane a-e omfatta

  • evaluering av tenester opp mot tenestebehov
  • informasjon til brukarar om moglegheit for endring av tenester

Område 3:

Om kommunen sikrar at klager på vedtak vert handsama i samsvar med krav i forvaltningslova omfatta

  • handtering av munnlege klagar
  • underskrift på klage
  • opplysningar om klageorgan

Område 4:

Om kommunen sikrar forsvarleg sakshandsaming ved handsaming av saker etter sosialtenestelova kap 4A omfatta

  • om kommunen har overordna fagleg ansvarleg for sakar etter kapittel 4A
  • om ansvaret for å setje i verk sakshandsaming etter sosialtenestelova kap 4A er klart plassert
  • om det er etablert rutinar for kontakt med pårørande, hjelpeverje og spesialistteneste

Tilsynet omfatta 4 områder som til saman skal seie om kommunen har forsvarleg sakshandsaming ved yting av tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav a-e og kapittel 4A.

5. Funn

Avvik:

Kvinnherad kommune har ikkje ei tilstrekkeleg sikring av at reglane i forvaltningslova og sosialtenestelova blir følgt ved sakshandsaming i høve tenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav a-e og i høve sosialtenestelova kap 4A.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Sosialtenestelova § 8-1, § 2-3 og § 4A-7, samt forvaltningslova §§ 17, 25 og 27 og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetenesta § 4.

Avviket byggjer på følgjande:

  • Det ligg ikkje føre rutinar for å vurdere om tilsette har naudsynt kompetanse i høve sakshandsaming. Det er ikkje føreteke ei vurdering av kva kompetanse ein har i høve sakshandsaming og heller ikkje kva kompetanse det er trong for.
  • Det går i liten grad fram av vedtaka kva det er søkt om og kva som er søkjar sine behov. Tenestemottakar sine synspunkt kjem berre i liten grad fram i grunngjevnaden. Skjønnsutøving i vedtak er i liten grad omtala i grunngjevnaden. I framlagde vedtak vert det ikkje i alle høve gjort ei vurdering av om den saka retter seg mot fyller vilkåra for hjelp etter sosialtenestelova § 4-3 sjølv om det i nokre vert vist til regelen.
  • Det er opplyst at det ikkje i alle tilfeller blir gjort ei god nok utgreiing av søkjarar før vedtak blir treft.
  • Rettleiing til støttekontaktar inngår i timetalet som det er gjort vedtak om, utan at det er nærare definert kor mykje av timetalet som utgjer rettleiinga.
  • Det ligg ikkje føre oversikt over område med fare for svikt i sakshandsaminga.
  • Det er ikkje klart for tilsette kva som skal rapporterast av avvik innan det kontrollerte området, og det ligg ikkje føre retningsliner for kva som skal rapporterast. Kommunen har ikkje evaluert om sakshandsaminga oppfyller krava i forvaltningslova og sosialtenestelova. Det ligg ikkje føre rutinar for å evaluere om sakshandsaminga oppfyller krava i dei nemnde lovverk.
  • Ansvaret for sakshandsaming er delt på fleire verksemdsleiarar innanfor dette saksområdet. Det ligg ikkje føre rutinar som sikrar at sakshandsaminga er samordna når fleire verksemder handsamar søknader frå og/eller gjev tenester til same brukar. I fleire av verksemdene er det ikkje rutine for å gjennomgå vedtak for å sikre at lovkrav vert følgt. Det ligg ikkje føre rutinar som i tilstrekkjeleg grad sikrar at brukarar får tenester kontinuerleg ved overføring mellom verksemder. Det er ikkje rutine for at vedtak skal drøftast med eller lesast av fleire. Det vert ikkje gjennomført systematisk kontroll av vedtak. Ein sikrar ikkje at det er ei felles forståing i alle verksemder av kva som ligg i dei ulike lovkrava.
  • Det er ulik oppfatning av kven som har overordna fagleg ansvar for sosialtenestelova kap 4A. Det som er opplyst om ansvar/mynde innanfor dette området under tilsynet, stemmer ikkje overeins med delegasjonsreglementet.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Avviket syner manglar ved internkontrollen i Kvinnherad på fleire punkt. Ansvar for bruk av tvang overfor enkelte personar med psykisk utviklingshemming er ikkje klårt plassert, jf. internkontrollforskrifta (ikf) § 4 a). Ein manglar rutinar innanfor fleire sentrale delar av sakshandsaminga, jf. ikf § 4 g) og ein har ikkje tilstrekkeleg sikring av kompetanse innanfor det kontrollerte området, jf. ikf § 4 c). Avvikssystemet har vidare svikt på fleire sentrale punkt, jf. ikf § 4 f). Kommunen si evaluering av internkontrollen innanfor det kontrollerte området er mangelfull, jf. ikf § 4 h).

7. Regelverk

  • LOV 1967-02-10 : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova)
  • LOV 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tenester m.v. (sosialtenestelova).
  • FOR 1992-12-04 nr 915: Forskrift til lov om sosiale tenester m.v.
  • FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som vart sendt over då revisjonen vart førebudd:

  • Organisasjonskart for Kvinnherad kommune
  • Delegeringsreglement for Kvinnherad kommune
  • Prosedyre for svar på søknad
  • Prosedyre for systemtilsyn
  • Prosedyre for handsaming av avvik
  • Prosedyre for tildeling av heimesjukepleie
  • Prosedyre for tildeling av meir heimesjukepleie
  • Prosedyre for tildeling av praktisk hjelp i heimen
  • Prosedyre for tildeling av korttidsopphald
  • Prosedyre for tildeling av langtidsopphald
  • Prosedyre for tildeling av omsorgsbustad
  • Prosedyre for tildeling av personleg assistent
  • Prosedyre for tildeling av omsorgsløn
  • Prosedyre for tildeling av rehabiliteringsopphald
  • Prosedyre for evaluering av tenester
  • Prosedyre for rettstryggleik ved bruk av tvang eller makt i tenestetilbodet
  • Avviksrappotreringsskjema
  • Søknadsskjema for pleie- og omsorgstenester
  • Prosedyre for sakshandsaming ved klage på tenester
  • Saksframlegg til kommunestyret vedkomande orientering om støttekontaktordninga
  • Saksframlegg til kommunestyret vedkomande brukarundersøkingar
  • Saksframlegg til kommunestyret vedkomande nytt bufellesskap
  • Årsmelding 2007
  • Prosjektplan gjennomgang og organisering av pleie- og omsorgstenestene 2008
  • Kompetanseplan 2009-2011
  • Handlingsplan for opplæring og kompetanseheving
  • Internkontroll for sosialtenesta
  • Oversyn over tal ubehandla søknader, klagar og ikkje-effektuerte vedtak for 2007
  • Søknadar og vedtak for einskildsaker handsama etter sosialtenestelova § 4-2 a) praktisk bistand og opplæring, § 4-2 b) avlasting, § 4-2 c) støttekontakt, § 4-2 d) og § 4-2 e).

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • E-post frå kommunen 19.05.09 med namn på sakshandsamarar innanfor pleie og omsorg og sosial.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gjev ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som vart intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Kjell Sigbjørn Røsseland

Verksemdsleiar

X

X

X

Marie Torkildsen

Fagkoordinator

X

X

X

Sturla Helland

Verksemdsleiar

X

Rita Arneberg

Fagkoordinator

X

X

X

Venke Vetrhus

Verksemdsleiar

X

X

X

Anne-Gro Soltvedt Røsseland

Gruppeleiar/fagkonsulent

X

X

X

Sigurd Næss

Verksemdsleiar

X

X

X

Unn Tone Håvik Eikeland

Fagkonsulent

X

X

X

Reidun Ekeland

Heimehjelper

X

X

Asbjørn Skår

Kommunalsjef

X

X

X

Frå tilsynsorganet deltok:
Berit Fjugstad, Geir Johannessen og Hilde Ordemann