Helsetilsynet

Fylkesmannen i Hordaland og Helsetilsynet i Hordaland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag
1. Innleiing
2. Omtale av verksemda -spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Vurdering av styringssystemet
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område: Samarbeid mellom barnevern-, sosial-og helsetenester om utsette barn i skulepliktig alder.

Det blei gitt to avvik ved tilsynet:

Avvik 1

Tysnes kommune sikrar ikkje helsestasjon – og skulehelsetenesta sitt samarbeid med fastlegar og andre kommunale tenester.

Avvik 2

Journalopplysningar om førebyggjande helsetenester til barn og unge blir dokumentert i tre ulike journalsystem utan at alle som treng det har tilgang til opplysningane.

Tilsette i dei ulike tenestene har eit godt uformelt samarbeid i konkrete saker, men kommunen har ikkje rutinar for helsestasjons-og skulehelsetenesta sitt samarbeid med fastlegar og andre kommunale tenester.

Det er risiko for svikt i førebyggjande helsetenester til barn og unge fordi kommunen ikkje har gjort nødvendige avklaringar med omsyn til ansvar og oppgåver i helsestasjons-og skulehelsetenesta og i psykisk helseteneste.

Journalopplysningar om førebyggjande helsetenester til barn og unge er spreidde i tre separate journalsystem, utan at det er opplyst i dei ulike deljournalane at det finst dokumentasjon andre stadar. Det er risiko for svikt i tenesteytinga dersom pasientinformasjon ikkje er tilgjengeleg når det trengst.

Dato: 19. mars 2009

Jarle Landås
revisjonsleiar
Laila Nordheim Alme
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Tysnes kommune i perioden 20. 25. og 27. februar 2009. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester § 2­-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda -spesielle forhold

Førebyggjande helse-, sosial-og barneverntenester i Tysnes kommune er organisert i ei helseavdeling leia av kommuneoverlegen, ei sosial-og barnevernavdeling leia av sosialleiar og psykisk helseteneste leia av psykiatrisk sjukepleiar i stab under helse og sosialsjefen.

Psykisk helsearbeidar for barn og unge arbeider med tilsvarande problemstillingar som helsestasjons-og skulehelsetenesta, men dokumenterer i psykisk helseteneste sin journal, som er ein del av pleie-og omsorg sitt journalsystem. Kommunen har eit eige journalsystem for helsestasjon for ungdom.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 16. desember 2008 . Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 25. februar 2009

Intervju: 7 personar blei intervjua Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 27. februar 2009 .

4. Kva tilsynet omfatta

Samarbeid mellom barnevern-, sosial-og helsetenester om utsette barn i skulepliktig alder (6-16 år), slik at

Kommunen sikrar at behov for samordna tenester blir fanga opp og nødvendige tenester blir ytt til rett tid

Kommunen sikrar at helse-sosial-og barneverntenesta sin undersøking /utgreiing inneber vurdering av behov for andre relevante tenester/tiltak samt at tenestene samarbeider i utgreiinga og følgje opp barna/foreldra under utgreiinga

Kommunen sikrar at helse-sosial-og barneverntenestene ved behov informerar kvarandre og samarbeider om gjennomføringa av tenester og tiltak

Om kommunen sikrar samarbeid mellom barneverntenesta og sosialtenesta ved eventuell overgang frå barnevern til sosialteneste ved alder 18-23 år (ettervern)

5. Funn

Det blei gitt to avvik:

Avvik 1

Tysnes kommune sikrar ikkje helsestasjon – og skulehelsetenesta sitt samarbeid med fastlegar og andre kommunale tenester.

Avvik frå: forskrift om kommunens helsefremmande og førebyggjande arbeid i helsestasjons-og skulehelsetenesta § 2-1, 3. ledd, jf internkontrollforskrifta § 4g

Kommentar:
Etter forskrift om kommunens helsefremmande og førebyggjande arbeid i helsestasjons-og skulehelsetenesta § 2-1, 3. ledd skal helsestasjon-og skulehelsetenesta ha rutinar for samarbeid med fastlegar, med andre kommunale tenester, med tannhelsetenesta, med fylkeskommunen og med spesialisthelsetenesta. Retningsliner for samarbeid er sentralt for å sikre kommunen sitt tilbod, mellom anna til utsette barn. Manglande oppfatning av korleis eiga og andre einingar skal arbeide og samarbeide kan føre til at behov for hjelp frå aktuelle einingar ikkje blir fanga opp eller vurdert. Eventuelt kan fleire yte tenester til same person utan at nødvendig eller hensiktsmessig samarbeid vert etablert.

Avviket byggjer på følgjande:

  • Det ligg ikkje føre rutinar for Helsestasjons-og skulehelsetenesta sitt samarbeid med fastlegar og andre kommunale tenester. I kva grad og på kva måte samarbeid skal utførast er med dette personavhengig og varierande. Psykisk helseteneste for barn arbeidar i stor grad med same målgruppe som skulehelsetenesta, men fordeling av oppgåver og ansvar er ikkje avklara.

Avvik 2

Journalopplysningar om førebyggjande helsetenester til barn og unge blir dokumentert i tre ulike journalsystem utan at alle som treng det har tilgang til opplysningane.

Avvik frå: Forskrift om pasientjournal § 5, jf. internkontrollforskrifta § 4

Kommentar: Det skal som hovudregel opprettast ein samla journal for kvar pasient, sjølv om helsehjelpa blir ytt av fleire i verksemda. Hovudregelen kan fråvikast dersom det dreier om to klart definerte deltenester. Dei som er tilsette i same verksemda skal nytte same pasientjournalen. Det skal ikkje opprettast fleire journalar som til dømes ”legejournal”, ”helsesøsterjournal”, ”fysioterapijournal” m.v. Journalopplysningar skal vere tilgjengelege for den som treng dei og ingen andre.

Avviket byggjer på følgjande: Førebyggjande helsetenester til barn og unge blir dokumentert i tre ulike journalsystem, eitt i psykisk helseavdelinga, eitt i helsestasjons-og skulehelsetenesta og eitt ekstra for helsestasjon for ungdom, utan at det er nødvendig tilgang mellom systema

Tilsynsorganet har elles merka seg:
samarbeidsforum (TEBU) mellom kommunale tenester og barne-og ungdomsspykiatrien (BUP) er evaluert som nyttig og vil, etter ein kort periode utan møte, bli vidareført. Eit samarbeidsforum mellom barnehage, barnevern, fysioterapeut og helsesøster er etterspurt av fleire og planlagt starta opp med det første. Psykisk helseteneste har prosedyrar for oppfølging av barn av psykisk sjuke foreldre og eit samtykkeskjema er i ferd med å bli tatt i bruk i kommunen.

6. Vurdering av styringssystemet

Det er risiko for svikt i førebyggjande helsetenester til barn og unge fordi ansvar og oppgåver ikkje er tydeleg avklarte og plasserte i organisasjonen. Tysnes kommune har tilsett psykisk helsearbeidar for barn og unge. Stillinga er plassert i psykisk helsetenesta. Det er ikkje gjort nødvendige avklaringar med helsestasjons-og skulehelsetenesta med omsyn til ansvar, oppgåver og samhandling. Dette kan både føre til lite koordinerte og mangelfulle tenester, jf. IK-forskrifta § 4a

Journalopplysningar om førebyggjande helsetenester til barn og unge er spreidde i tre separate journalsystem. Det er ikkje opplyst i dei ulike deljournalane at det finst dokumentasjon andre stadar. Det er risiko for svikt i tenesteytinga dersom pasientinformasjon ikkje er tilgjengeleg når det trengst.

Kommunen har ikkje har rutinar for helsestasjons-og skulehelsetenesta sitt samarbeid med fastlegar og andre kommunale tenester. Samarbeidet blir difor personavhengig og varierande. Etter forskrift om kommunens helsefremjande og førebyggjande arbeid i helsestasjons-og skulehelsetenesta § 2-1, 3. ledd skal helsestasjons-og skulehelsetenesta ha rutinar for samarbeid med fastlegar, med andre kommunale tenester, med tannhelsetenesta, med fylkeskommunen og med spesialisthelsetenesta. Retningsliner for samarbeid er sentralt for å sikre kommunen sitt tilbod, mellom anna for at utsette barn blir fanga opp, utgreidde og oppfølgde. Manglande kunnskap om korleis eiga og andre tenester skal samarbeide, kan føre til at behov for hjelp frå aktuelle tenester ikkje blir fanga opp eller vurdert. Eventuelt kan fleire yte tenester til same person utan at nødvendig eller hensiktsmessig samarbeid vert etablert, jf. IK-forskrifta § 4g

7. Regelverk

  • Barnevernlova: §§ 1-3, 3-2 og 4-3, 4-5 og 4-15
  • Sosialtenestelova §§ 3-2, 1. ledd, 4-1, 4-2 og 4-3
  • Kommunehelsetenestelova §§1-4, 2. ledd, 2-1, 2. ledd og 2-2
  • Forskrift om helsestasjon og skulehelseteneste §§ 2-1, 3. ledd og 2-3, 2. ledd.
  • Forskrift om internkontroll i barneverntenesta
  • Forskrift om internkontroll i sosial-og helsetenesta

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold, send over i samband med førebuing av tilsynet:

  • Organisasjonskart for helse-og sosialetaten pr. 01.01.09
  • Organisasjonskart for helseavdelinga
  • Mål for Tysnes legekontor
  • Lover for helseavdelinga
  • Stillingsomtale for kommunelege 1
  • Stillingsomtale for turnuskandidat
  • Oppgåver/ansvar legekontoret
  • Sjekkliste for nytilsett lege
  • Avvikshandtering m/loggbok og registreringsskjema
  • Stillingsomtale for psykiatrisk sjukepleiar
  • Stillingsomtale for psykisk helsearbeidar for barn og unge
  • Rutinar for tilvising av pasientar til psykisk helsevern
  • Personaloversyn ved Tysnes helsestasjon
  • Organisasjonskart med namn for helseavdelinga
  • Namn på leiarar
  • Rutinar for sakshandsaming i sosial-og barneverntenesta i Tysnes kommune, av desember 2007
  • Kvalitetssystem for Tysnes kommune – sosialavdelinga
  • Rutinar for førebygging og handtering av trugslar og vald i sosialavdelinga i Tysnes kommune
  • Prosedyre for individuell plan, datert 08.01.09
  • Prosedyre for oppfølging av barn av psykisk sjuke og /eller rusavhengige foreldre, datert 21.06.07
  • Førespurnad frå barnevernet, datert 21.01.09
  • Plan for psykisk helsearbeid i Tysnes kommune 2007 – 2010
  • Plan for livskriser, vedteke i kommunestyret 18. november 2008
  • Akutt ambulant team (AAT-BUP) ved BUP-Stord/Kvinnherad
  • Avviksmeldingar frå sosialavdelinga pr. 19.12.08 og 29.12.08
  • Årsmelding for Tysnes kommune 2007
  • Oversikt over legar knytt til skulehelsetenesta, helsestasjon for ungdom og tverretatleg team
  • Opplæringsplan for helse-og sosialetaten 2008

Dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet:

  • Saksmapper i alle saker frå sosialtenesta der det i 2008 og 2009 er etablert eller pågåande samarbeid med barnevernet om familien
  • Saksmapper i siste 5 saker frå sosialtenesta der det er klientar som har fått utbetalt sosialstønad fleire gonger siste år og som har daglig omsorg for eigne barn i skulepliktig alder
  • Saksmapper frå sosialkontoret frå 2008 og 2009 med søknad om økonomisk stønad der straumen er stengt og der er barn i skulepliktig alder i hushaldninga
  • Saksmapper for dei siste 5 sakene med to eller fleire naudhjelpsvedtak siste året til personar med barn i skulepliktig alder i hushaldninga
  • Saksmapper frå sosialkontoret med tenester i 2008 og 2009 til rusmiddelmisbrukarar med heimebuande barn i skulepliktig alder
  • Alle saksmapper siste to år frå sosialtenesta der det har vore overgang frå barnevernet til sosialtjenesta
  • Journaler/saksmapper fra alle saker 2008 og 2009 fra psykiatrittenesta med tenester til foreldre med dagleg omsorg for barn i skulepliktig alder
  • Journaler/saksmapper fra skulehelsetenesta på alle barn der det i 2008 og 2009 har vore samarbeid mellom skulehelsetenesta og barnevernet
  • Saksmapper frå alle saker i barneverntenesta i 2008 og 2009 der det er etablert samarbeid med skulehelsetjenesta, avdeling for psykisk helse og eller sosialkontoret
  • Alle saksmapper frå 2008 og 2009 frå barnevernet der vedkomande fylte eller fyller 18 år eller 23 år i løpet av perioden
  • Oversikt over meldingar til barnevernet i 2008 og 2009 frå sosialtenesta, psykiatritenesta og skulehelsetenesta
  • Referat frå alle tverrfaglige samarbeidsmøte mellom dei aktuelle tenestene i 2007 og 2008
  • Oversyn over klientar i barnevernet
  • Oversyn over meldarar og meldingar i barneverntenesta

Korrespondanse mellom verksemda og Helsetilsynet i Hordaland:

  • Brev av 16.12.2008 til Tysnes kommune frå Fylkesmannen i Hordaland med melding om tilsyn
  • Brev av 27.01.2009 til Fylkesmannen i Hordaland frå Tysnes kommune med etterspurt dokumentasjon
  • E-post av 10.02.2009 til Tysnes kommune frå Fylkesmannen i Hordaland med program for tilsynet

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Hildegunn Berge

Psykiatrisk sjukepleiar

x

x

x

May Siren Birkeland

Psykisk helsearbeidar barn og unge

x

x

x

Steinar Dalland

Ass. rådmann

x

x

Kristine Fauskanger

Sosialleiar

x

x

x

Hildur Heie

Fung. helse-og sosialsjef

x

x

x

Audun Hovland

Rådmann

x

x

Aslaug Singelstad

Leiande helsesøster

x

x

x

Magne Skartveit

Kommuneoverlege

x

x

x

Cecilie Torkildsen

Turnuskandidat

x

Frå tilsynsorganet deltok:
Jarle Landås, seniorrådgjevar/ tilsynsleiar Eirik Lyssand, seniorrådgjevar Laila Nordheim Alme, fylkessjukepleiar