Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland

Samandrag
1. Innleiing
2. Omtale av verksemda - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Vurdering av styringssystemet
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

• Barns sin rett til samver med andre, eit meiningsfullt daglegliv og deltaking i fritidsaktivitetar
• Ivaretaking av barn med spesielle ernæringsbehov
• Pleie og omsorg tilpassa barnet sin helsetilstand
• Forsvarleg legemiddelhandtering
• Fysisk tilrettelegging for barna

Avvik 1

Odda kommune sikrar ikkje tilstrekkeleg tilpasning av tenester til den einskilde brukar i avlastningsbustaden

Avvik 2

Odda kommune sikrar ikkje forsvarleg legemiddelhandtering i avlastningsbustaden

Dato: 12.11.2009

Jarle Landås
revisjonsleder Laila Nordhrim Alme
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved avlasningsbustaden, Bustetungata 17 i perioden 20. - 21. 10. 2009. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisj onen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Avlastingsbustaden Bustetungata 17 er døgnopen alle kvardagar og annankvar helg, og kan gi tilbod til inntil tre brukarar på same tid. Bustaden har stabilt personale med lang erfaring i arbeidet med barn og unge.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt 7. juli 2009

Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 20. oktober 2009.

Intervju
Fem personar blei intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det blei gjennomført synfaring i avlastningsbustaden Bustetungata 17

Sluttmøte blei halde 21. oktober 2009.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta fem område som til saman skal vise om kommunen gjennom internkontrollen sikrar forsvarlege helse- og sosialtenester til barn i barne- og avlastingsbustader.

Område 1:

Om kommunen planlegg og gjennomfører tiltak i den daglege tenesteytinga som ivaretek det einskilde barn sitt behov for variert og tilpassa aktivitet og sosialt samvær

Område 2:

Om kommunen planlegg og gjennomfører tiltak for å dekke det einskilde barn sitt ernæringsbehov

Område 3:

Om kommunen planlegg og gjennomfører tiltak for å yte pleie og omsorg tilpassa det einskilde barn sine behov

Område 4:

Om kommunen sikrar forsvarleg legemiddelhandtering i avlastingsbustaden

Område 5:

Om kommunen planlegg og gjennomfører tiltak som gjer bustaden fysisk tilrettelagt på bakgrunn av kunnskap om det einskilde barn sitt behov

5. Funn

Avvik 1

Odda kommune sikrar ikkje tilstrekkeleg tilpasning av tenester til den einskilde brukar i avlastningsbustaden

Avvik frå: Sosialtenestelova § 4-3, jf. § 4-2, kommunehelsetenestelova § 2-1 og kvalitetsforskrifta § 3 og internkontrollforskrifta § 4

Kommentar:
Kommunen skal yte forsvarlege helse-og sosialtenester til barn i barne- og avlastningsbustader. For å sikre slik tenesteyting må sosiale behov, ernæringsbehov, behov for pleie og omsorgstenester tilpasset helsetilstand og behov for fysisk tilrettelegging kartleggast og dokumenterast

Avviket byggjer på:

• Kommunen gjennomfører ikkje ei systematisk kartlegging av sosiale behov, behov for pleie og omsorg tilpasset helsetilstand, behov for fysisk tilrettelegging og ernæringsbehov
• Framlagt kartleggingsskjema blir ikkje brukt og det blir opplyst at skjemaet ikkje er tilpassa til bruk i bustaden
• Oversikt over den einskilde bebuar sitt behov er ikkje dokumentert

Avvik 2

Odda kommune sikrar ikkje forsvarleg legemiddelhandtering i avlastningsbustaden

Avvik frå: Legemiddelhandteringsforskrifta §§ 4 og 7 og internkontrollforskrifta § 4

Kommentar:
Etter forskrift om legemiddelhandtering §§ 4 og 7 skal verksemdsleiar sørge for at helsepersonell med tilstrekkeleg kompetanse utfører oppgåver innan legemiddelhandtering på en forsvarleg måte. For at istandgjeringa av legemiddel skal vere forsvarleg, må dette utførast av autorisert helsepersonell med formell grunnutdanning som omfatter legemiddelkompetanse. Det skal etter forskrifta liggje føre skriftlege rutinar for legemiddelhandteringa.

Avviket byggjer på:

• Oppgåva med å gjere i stand legemiddel er delegert til personell som ikkje har nødvendige kvalifikasjonar
• Istandgjering og utdeling av legemiddel blir og gjort av personell som ikkje har delegert myndigheit. Dette er ikkje avviksmeldt.
• Overorda nivå har kjennskap til at istandgjering og utdeling av legemiddel blir gjort av personell utan delegert myndigheit og at det ikkje blir avviksrapportert, men dette er ikkje følgt opp.
• Kommunen har ikkje skriftlege rutinar for mottak, oppbevaring, istandgjering og utdeling av legemiddel i avlastningsbustaden.

6. Vurdering av styringssystemet

Kommunen har ikkje iverksett tilstrekkelege tiltak for å sikre at sosial- og helsetenester i avlastningsbustaden er forsvarlege. Stabilt personale med lang erfaring og stor grad av fleksibilitet reduserer faren for svikt, men kommunen har ikkje tilstrekkeleg styring av praksisen. Det ligg ikkje føre rutinar for systematisk kartlegging av brukarar sitt behov Kommunen vil på bakgrunn av manglande kartlegging og dokumenterte behov heller ikkje kunne vurdere behovet for kompetanse eller evaluere tiltaket og tenesteytinga tilstrekkeleg. Avvik vedrørande legemiddelhandtering blir ikkje meld og leiinga følgjer ikkje opp manglar på avviksrapportering eller lovoppfylling på området.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester m.v. av 13.12.1991
• Lov om helsetjenesten i kommunene av 19.11.1992
• Lov om helsepersonell av 02.07.1999
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene av 27.02.2003
• Forskrift om pasientjournal av 21.12. 2000
• Forskrift om legemiddelhåndtering i virksomheter som yter helsehjelp av 03.04.2008
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.12. 2002

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Informasjon om avlastingsbustaden
• Oversikt over tilsette
• Tal på brukarar og omfang av avlasting i 2008
• Oversikt over brukarar
• Informasjon til publikum om avlastingsbustaden Bustetungata 17
• Daglegliv og fritidsaktivitetar
• Delegasjonsreglement for Odda kommune

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Mappene til dei einskilde barna som får avlastning i avlastningsbustaden
• Legemiddelperm med oversikt over legemiddel og kvitteringslister
• Rapportbok for dagleg rapport
• Dagbok med informasjonsutveksling mellom tilsette i avlasningsbustaden

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Brev av 7. juli 2009 til Odda kommune frå Fylkemannen i Hordaland med melding om tilsyn
• Brev av 22.september 2009 til Fylkesmannen i Hordaland frå Odda kommune vedlagt etterspurt dokumentasjon
• E-post av 12.10.2009 til Odda kommune v/ Liv Helen Mårstig frå Fylkesmannen i Hordaland med program for tilsynet

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:
Jarle Landås, seniorrådgjevar/ revisjonsleiar Hilde Ordemann, rådgjevar Laila Nordheim Alme, fylkessjukepleiar